賈茹

【摘要】基礎(chǔ)管理工作作為檔案管理體系的關(guān)鍵，能夠在基礎(chǔ)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化，保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準(zhǔn)確性，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的使用效率，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的重要方法。

【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)化；檢索效率；人員素質(zhì)

一、當(dāng)前階段檔案管理基礎(chǔ)性工作的重要作用

檔案的基礎(chǔ)性管理工作是有效提升管理效率、加強(qiáng)管理工作專業(yè)性、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要前提。檔案基礎(chǔ)管理工作的意義主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）對(duì)檔案工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案工作的基礎(chǔ)性管理可以有效提升管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的工作效率。現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度是對(duì)檔案管理水平進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要參考，其中，基礎(chǔ)性的管理工作主要包括對(duì)文字、照片等數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸檔、記錄。通過基礎(chǔ)工作對(duì)無用檔案進(jìn)行管理，核實(shí)模糊的數(shù)據(jù)，剔除無用數(shù)據(jù)，并將檔案資料在全面分析的基礎(chǔ)上系統(tǒng)進(jìn)行整合、分類，提升檔案管理流程的規(guī)范化程度，從而加強(qiáng)管理體系的運(yùn)行效率，是當(dāng)前階段檔案管理單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要前提。明確的數(shù)據(jù)歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時(shí)，加快檔案數(shù)據(jù)的查找效率，完善檔案體系的建設(shè)。基礎(chǔ)性的檔案管理工作是決定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的根本要素。

（二）保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準(zhǔn)確性。對(duì)復(fù)雜、龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統(tǒng)中，并進(jìn)行有效的歸類是檔案管理基礎(chǔ)性工作的重要內(nèi)容，也是提升數(shù)據(jù)信息檢索效率的基礎(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索主要是通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，檢索到相關(guān)信息。現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得檔案管理系統(tǒng)中逐步將過去的紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息錄入模式轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)輸入模式，將信息以電子數(shù)據(jù)的模式存儲(chǔ)在信息庫(kù)中，方便對(duì)信息的調(diào)用。而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效檢索的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的某一部分出現(xiàn)問題，極有可能降低檔案檢索的準(zhǔn)確性，影響檔案系統(tǒng)的運(yùn)行。

（三）可以有效加強(qiáng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的管理效率。檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過基礎(chǔ)性管理工作將信息的重要程度進(jìn)行劃分，對(duì)較為重要、期限緊張的檔案優(yōu)先進(jìn)行處理，對(duì)不重要的數(shù)據(jù)信息在后期進(jìn)行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檢索功能進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結(jié)果的前端，能夠有效提升數(shù)據(jù)使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

二、現(xiàn)代檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率的基本前提，為了更好地促進(jìn)企業(yè)的管理基礎(chǔ)工作的正常運(yùn)行，我們必須要加大力度做好檔案管理基礎(chǔ)工作，從而促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的全面發(fā)展。

（一）對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作不夠重視。檔案信息里包含著單位員工的日常表現(xiàn)、平日功績(jī)及處罰等重要資料，對(duì)企業(yè)和員工來說都是至關(guān)重要的。各企業(yè)相關(guān)工作人員自然應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的基礎(chǔ)管理，負(fù)責(zé)任地對(duì)待每一份檔案，盡力避免檔案信息丟失等問題。

（二）檔案管理的不合理分類。一個(gè)企業(yè)的員工成百上千，企業(yè)需要管理的檔案信息自然也數(shù)不勝數(shù)，這就要求工作人員必須要提高檔案管理的效率。正確的分類存檔會(huì)大大提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率、為企業(yè)檔案的后期整理分類工作節(jié)省了大量的時(shí)間。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。隨著科技的發(fā)展，檔案管理對(duì)其工作人員的素質(zhì)要求越來越高。各單位對(duì)檔案管理人員的選擇也存在著矛盾，年輕的檔案管理人員缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，年齡大的檔案管理人員對(duì)先進(jìn)的管理知識(shí)不夠了解。如果單位檔案管理人員年齡整體偏高，久而久之，單位的檔案信息就達(dá)不到現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范水平。

三、提升檔案管理基礎(chǔ)性工作效率的重要策略

（一）加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)性工作的重視程度。檔案的基礎(chǔ)性管理工作主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，而信息數(shù)據(jù)檔案管理體系運(yùn)行的基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，相關(guān)單位應(yīng)提升管理人員對(duì)基礎(chǔ)性工作的重視程度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息處理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的全方位管理。與此同時(shí)，職員應(yīng)將對(duì)基礎(chǔ)工作的重要認(rèn)知落實(shí)到實(shí)踐環(huán)節(jié)，做好日常工作，保證數(shù)據(jù)收集、處理的準(zhǔn)確性、完整性。

（二）提升員工的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。檔案基礎(chǔ)管理員工的專業(yè)化水平是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)，然而，由于當(dāng)前階段檔案管理的專業(yè)型人才儲(chǔ)備不足，管理工作的結(jié)構(gòu)不合理，影響了基礎(chǔ)管理工作的順利開展。為此檔案管理單位應(yīng)合理改善工作結(jié)構(gòu)，適當(dāng)引入年輕的管理人員，提升管理階層的活力；為工作人員提供短期培訓(xùn)項(xiàng)目，提升員工的專業(yè)化信息檔案管理水平等。

（三）加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)。數(shù)字信息的快速發(fā)展，電子化的檔案管理模式逐步被更廣泛地適用于基礎(chǔ)管理領(lǐng)域。信息化系統(tǒng)需要根據(jù)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展與管理的實(shí)際需求不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，才能保證基礎(chǔ)管理工作的高效、準(zhǔn)確。完善檔案的管理系統(tǒng)，首先應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的檢索功能進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)檢索信息進(jìn)行科學(xué)的羅列。其次，應(yīng)加強(qiáng)分類功能的建設(shè)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的歸類，提升信息檔案的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前階段基礎(chǔ)管理工作中存在的問題，相關(guān)單位應(yīng)提升管理階層的專業(yè)化技能水平，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的引進(jìn)，以期為檔案管理行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供充足的保障。

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