索秀萍

【摘要】本文主要探討檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及其存在的安全問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的意見(jiàn)和建議，以期望能夠更有效地做好檔案信息化管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化管理；優(yōu)勢(shì)；安全問(wèn)題

在當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)管理檔案的方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求。因此，在新時(shí)期學(xué)習(xí)新的檔案管理方法即是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。為此，增強(qiáng)人們對(duì)檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)與及其所存在安全問(wèn)題的認(rèn)識(shí)是非常必要的?；诖?，本文主要從以下三個(gè)方面進(jìn)行分析。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理的高效率和利用率。隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，新時(shí)期檔案信息化管理更應(yīng)注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務(wù)對(duì)象和檔案信息的傳遞數(shù)量，方顯檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。新時(shí)期檔案信息管理的高效率主要體現(xiàn)在數(shù)字信息所占空間小，傳遞空間無(wú)限制，且能持續(xù)24小時(shí)服務(wù)等。不僅在空間方面，更增強(qiáng)了檔案信息化管理的水平。而新時(shí)期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個(gè)用戶使用，且不影響保存質(zhì)量。

（二）信息查詢快捷且精確。傳統(tǒng)的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動(dòng)尋找為主，難免出現(xiàn)效率低，有紕漏，甚至錯(cuò)誤的現(xiàn)象。而新時(shí)期的檔案信息化管理手段恰巧彌補(bǔ)了這種弊端。無(wú)論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無(wú)法比擬的。例如，在查詢同一類(lèi)型的檔案資料時(shí)，只要通過(guò)信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類(lèi)似的資料，既快速，又避免很多誤差。

（三）信息運(yùn)輸和共享方便。傳統(tǒng)的檔案信息主要是到相關(guān)部門(mén)進(jìn)行實(shí)際查詢或者運(yùn)用傳真等方式進(jìn)行運(yùn)輸或共享，既不方便，又不夠快捷。而新時(shí)期的檔案信息在運(yùn)輸方面和共享方面都是十分方便的。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，自動(dòng)檢索就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息間的運(yùn)輸，不受地域和時(shí)間的限制，節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。另外，對(duì)于同一份檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)多數(shù)人同時(shí)學(xué)習(xí)和借鑒，更可以同步完成檔案信息的發(fā)文、歸檔以及使用。這些無(wú)不體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

二、檔案信息化管理存在的安全問(wèn)題

（一）檔案管理者所帶來(lái)的安全問(wèn)題。在管理檔案信息的過(guò)程中，最關(guān)鍵、最重要的因素就是人。由于檔案管理工作者的安全意識(shí)淡薄、素質(zhì)水平偏低等都會(huì)威脅到檔案信息的管理。例如，因?yàn)椴僮魇д`或不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致檔案信息的丟失或遺漏；或者隨意將賬號(hào)或密碼告知他人等等，都會(huì)造成一些無(wú)法估量的安全問(wèn)題。

（二）檔案管理過(guò)程的安全性。傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，以紙質(zhì)檔案、單位蓋章以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字為主。然而相對(duì)于新時(shí)期的檔案信息管理方式而言，它具有一定的安全性。由于電子信息檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬件或軟件中，那么，無(wú)論是硬件的使用壽命，還是軟件的使用壽命都會(huì)在一定程度上制約檔案信息管理過(guò)程的安全性。若管理不善，將帶來(lái)重大的損失和無(wú)法估計(jì)的后果。

（三）計(jì)算機(jī)病毒帶來(lái)的威脅性。在這個(gè)信息膨脹的時(shí)代，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用既給我們帶來(lái)了巨大的便利，同時(shí)，也給我們帶來(lái)了不可避免的威脅——有可能感染計(jì)算機(jī)病毒。有的計(jì)算機(jī)病毒所帶來(lái)的破壞是非常巨大的，有可能損害管理檔案信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息泄漏，信息修改或竊取等，不僅不利于檔案工作者自身的利益，更會(huì)危害到企業(yè)整體的利益。

三、檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）增強(qiáng)檔案工作者的安全意識(shí)。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致無(wú)法挽回的后果。因此，為提高檔案信息化管理的水平，應(yīng)做到以下兩個(gè)方面：第一，加強(qiáng)學(xué)習(xí)保密性法規(guī)，以誤報(bào)檔案管理信息的安全性。第二，開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作者的文化水平和自身綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高其管理能力。

（二）建立健全檔案信息化管理制度。完善的管理制度是保障檔案信息安全的重要措施，為此，應(yīng)主要從以下兩個(gè)方面出發(fā)：首先，健全責(zé)任管理制度，以避免管理過(guò)程中帶來(lái)的威脅。例如，定期檢查存儲(chǔ)信息的硬件或軟件的安全性以及使用壽命，以做到及時(shí)備份。其次，完善歸檔制度，從多方面進(jìn)行檢查。例如，在歸檔時(shí)，檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性和一致性以及文件是否為最終版本等等。

（三）采用多樣化的技術(shù)防范措施。為確保檔案信息化管理工作的安全性，應(yīng)采取相應(yīng)的技術(shù)防范措施，具體主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)著手：第一，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)程序員優(yōu)化檔案信息化管理的程序，以確保程序的安全質(zhì)量。第二，為避免計(jì)算機(jī)病毒所帶來(lái)的危害，選擇正版的殺毒軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的、合理的殺毒。第三，為保護(hù)檔案信息和數(shù)據(jù)不被竊取、篡改或泄漏，可以采用相應(yīng)的加密技術(shù)，電子文件簽署技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)、防寫(xiě)技術(shù)以及限制檔案管理工作者權(quán)限的控制技術(shù)等等。

四、結(jié)論

綜上所述，雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，現(xiàn)代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)，但其安全問(wèn)題仍舊更需要引起人們的關(guān)注。因此，為應(yīng)對(duì)檔案信息化管理中所存在的安全問(wèn)題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進(jìn)檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務(wù)大眾。

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