郭萍

摘要：圖書(shū)館檔案管理工作是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，對(duì)于醫(yī)院穩(wěn)定高效運(yùn)行能夠提供一定的保障能力?，F(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，圖書(shū)館檔案管理必須做出變革創(chuàng)新以滿足新時(shí)代的需求。

關(guān)鍵詞：信息化；圖書(shū)館；檔案管理

1圖書(shū)館檔案管理的主要內(nèi)容

1.1政文檔案

政文檔案通常包括上下級(jí)所發(fā)布的黨政文件，圖書(shū)館工作會(huì)議的記錄材料，圖書(shū)館內(nèi)部研討資料，年度工作總結(jié)和年度工作計(jì)劃、圖書(shū)內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書(shū)館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書(shū)館內(nèi)部各部門發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。

1.2人事檔案

人事檔案應(yīng)該包括兩個(gè)部分。其中第一個(gè)是關(guān)于本圖書(shū)館工作人員的人事記錄，包括人事的變動(dòng)或調(diào)入、機(jī)構(gòu)的科員配置以及工作人員的相關(guān)培訓(xùn)記錄等，還包括各種報(bào)表與文字記錄、個(gè)人的業(yè)務(wù)成績(jī)與考核情況等等。第二個(gè)是關(guān)于用戶的檔案，其主要是包括讀者的個(gè)人信息以及借閱卡。在信息化時(shí)代下，這些檔案資料通常都保留在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重后果。

1.3業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案主要來(lái)自圖書(shū)館各個(gè)部門，它是各部門在工作過(guò)程中對(duì)各種工作資料進(jìn)行有效保存而形成的文件材料。通常包括了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報(bào)材料、工作的后期總結(jié)、工作研究的論文等。還包括各種反映圖書(shū)館工作狀況的信息數(shù)據(jù)，如圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)也包含其中。

1.4設(shè)備檔案

設(shè)備檔案一般指的是圖書(shū)館中各種設(shè)施設(shè)備的資料，各種設(shè)備在引進(jìn)、使用、維護(hù)等工作中的記錄。

2分析信息化時(shí)代下圖書(shū)館檔案管理工作面臨的困境

2.1缺乏足夠認(rèn)識(shí)和重視，檔案信息化管理觀念薄弱

當(dāng)前，圖書(shū)館中負(fù)責(zé)檔案管理的部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化管理的觀念較為薄弱，仍然對(duì)檔案信息化管理工作缺乏足夠的重視和支持，沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展變化趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)情況需要而做出一定的改變，難以使現(xiàn)代信息技術(shù)與圖書(shū)館檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，在檔案信息化管理方面資金保障不到位，沒(méi)有足夠的經(jīng)濟(jì)能力來(lái)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，使基本的檔案管理設(shè)備配置不健全，沒(méi)有建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，而且相關(guān)工作人員在檔案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，對(duì)于錯(cuò)誤和已經(jīng)過(guò)時(shí)的檔案信息并沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的修改和完善，使檔案管理信息數(shù)據(jù)不夠真實(shí)和完整并且在檔案管理安全建設(shè)方面，也沒(méi)有樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)，從而在檔案管理中出現(xiàn)電腦病毒或是黑客入侵等問(wèn)題，使圖書(shū)館檔案信息化管理面臨著嚴(yán)重的安全隱患，使圖書(shū)館檔案信息化管理工作環(huán)境較差，

2.2圖書(shū)館檔案信息化管理的相關(guān)制度建設(shè)不夠完善

目前，圖書(shū)館檔案信息化管理制度中諸多規(guī)定已不適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需要，使得檔案管理制度不夠規(guī)范和完善。首先，一些圖書(shū)館檔案信息化管理中，現(xiàn)行的檔案管理制度中對(duì)檔案部門及工作人員的權(quán)責(zé)不夠明確，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。另外，圖書(shū)館對(duì)檔案員的職業(yè)考核制度和監(jiān)督管理制度不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案員可能會(huì)出現(xiàn)消極怠工，違法違紀(jì)行為，而又缺乏對(duì)其有力地懲戒措施，使檔案信息化管理工作效率較低，工作效果較差，使圖書(shū)館檔案信息化管理工作難以健康發(fā)展。

2.3檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高

在圖書(shū)館檔案信息化管理中還存在著相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)等方面能力較差的問(wèn)題。由于圖書(shū)館缺乏專業(yè)優(yōu)秀，熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理員，而且圖書(shū)館檔案人員不穩(wěn)定，也不會(huì)定期進(jìn)行檔案信息化管理專家座談會(huì)等規(guī)范化和職業(yè)化的培訓(xùn)工作，使得圖書(shū)館檔案管理員的工作觀念和方法較為落后，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力水平較差，工作責(zé)任心較差，極易出現(xiàn)檔案信息化信息收集不完備，不及時(shí)等各種工作失誤情況，從而給圖書(shū)館檔案信息化管理工作造成較大的危害。

3信息時(shí)代下提升圖書(shū)館檔案管理工作水平的途徑分析

3.1創(chuàng)新工作模式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，極大地改變了圖書(shū)館檔案管理工作的環(huán)境，在此環(huán)境背景下，檔案管理人員應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展的需要，以實(shí)際情況為依據(jù)，創(chuàng)新工作模式。圖書(shū)館傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工為主，不僅效率不高，而且為用戶所提供的信息服務(wù)具有局限性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)館應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建檔案信息化管理模式和網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，為各部門提供線上服務(wù)。通過(guò)線上服務(wù)，提高各部門間信息交流的效率，使各部門間的配合更加緊密，充分發(fā)揮檔案管理的整體優(yōu)勢(shì)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)各類數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，從而將檔案信息資料完整、安全、長(zhǎng)期地保存下來(lái)。

3.2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

目前，大多數(shù)圖書(shū)館檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平是非常必要的。管理人員的培訓(xùn)工作主要包括兩個(gè)方面：一是專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。幫助管理人員掌握更多的檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是要掌握現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，從而提高檔案管理工作的效率。二是安全意識(shí)的培訓(xùn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中為人們提供便捷的同時(shí)，也帶來(lái)了許多安全問(wèn)題，這就要求不斷提高管理人員的安全防范意識(shí)，運(yùn)用防火墻、電子身份認(rèn)證等技術(shù)保證檔案的安全性。

3.3設(shè)立專項(xiàng)資金

圖書(shū)館管理人員應(yīng)該積極與政府相關(guān)部門協(xié)商，申請(qǐng)?jiān)O(shè)立專項(xiàng)資金用于檔案的管理。圖書(shū)館管理人員還可以通過(guò)上級(jí)補(bǔ)貼、社會(huì)捐款等途徑來(lái)爭(zhēng)取資金。此外，要加強(qiáng)財(cái)政監(jiān)管，檔案管理工作需要用到的設(shè)備，比如溫濕度計(jì)、檔案柜、攝像機(jī)、掃描儀、照相機(jī)和復(fù)印機(jī)等要及時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是，設(shè)備的采購(gòu)工作一定要嚴(yán)格按照相關(guān)程序進(jìn)行，防止出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。

3.4完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的重要前提和有效依據(jù)，檔案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保護(hù)制度、整理收集制度以及責(zé)任劃分制度等。如果沒(méi)有一套完善的檔案管理制度，不僅很容易導(dǎo)致檔案資料的混亂，甚至有可能造成一些保密檔案資料的外泄，后果不堪設(shè)想。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更應(yīng)該注重檔案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使檔案管理工作有章可循，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和漏洞的產(chǎn)生，提高工作的效率和質(zhì)量。

3.5構(gòu)建檔案信息的資源體系

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，全國(guó)圖書(shū)館檔案信息的資源體系正逐步形成。在此背景下，圖書(shū)館相關(guān)工作人員在實(shí)際檔案管理工作中要積極探索網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案信息庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案管理的合理化、科學(xué)化、智能化，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的利用和開(kāi)發(fā)。

4結(jié)語(yǔ)

隨著信息化的不斷推進(jìn)，我國(guó)的圖書(shū)館建設(shè)在慢慢變得更好，而圖書(shū)館的檔案整理工作當(dāng)中，更要合理利用好信息化帶給我們的便捷性，同時(shí)要提高自身的素質(zhì)，使自己的高度也可以駕馭這份工作，喜歡書(shū)的人就想讓圖書(shū)館越來(lái)越好，而對(duì)于我們工作人員來(lái)說(shuō)，推動(dòng)圖書(shū)館信息化進(jìn)程，是我們每一個(gè)人的心愿。

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