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        事業(yè)單位檔案管理方法

        2018-01-15 09:52:06郝靜
        智富時(shí)代 2018年11期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理方法

        郝靜

        【摘 要】科學(xué)規(guī)范地管理檔案,是新時(shí)代新形勢的必然要求,是提高本部門、本單位各方面的方法質(zhì)量和效率的重要組成部分,是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、有效提供歷史鏡鑒的一項(xiàng)十分重要方法,是衡量一個(gè)部門或單位對全面方法整體管理水平和效果的重要標(biāo)尺之一。面對新的形勢、新的使命,扎實(shí)做好基層單位檔案管理方法是黨管檔案方法的必然要求。作者從基層單位檔案管理方法存在的問題入手,有針對性地提出了提高思想認(rèn)識、加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)理念、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的對策措施。

        【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;方法

        科學(xué)規(guī)范地管理檔案有重要現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)歷史意義,堅(jiān)持問題導(dǎo)向原則,進(jìn)一步加強(qiáng)黨對檔案方法的領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)化對檔案管理方法的指導(dǎo),通過深化檔案管理方法的突出困難和問題性研究,切實(shí)在軟硬件建設(shè)、政策資金等方面給予支持保障,確保事業(yè)單位檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

        1.事業(yè)單位檔案管理方法中存在的主要問題

        1.1領(lǐng)導(dǎo)層面重視不夠

        檔案管理必須堅(jiān)持黨管檔案、領(lǐng)導(dǎo)主抓的方法方向。一方面,能夠保證正確的政治方向;另一方面,也能保證各項(xiàng)方法順利、有序、高效地推進(jìn)。當(dāng)前不論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是企業(yè)、農(nóng)村、社區(qū),部門和單位主要領(lǐng)導(dǎo)、班子成員以及分管領(lǐng)導(dǎo)很多都沒有把檔案的管理方法放在一項(xiàng)重要方法任務(wù)位置上去抓,沒有把檔案管理方法作為主責(zé)主業(yè),在思想方面存在誤區(qū),認(rèn)為檔案管理方法只是收收發(fā)發(fā)、歸卷、存檔、待查等按部就班做就可以,沒有任何經(jīng)濟(jì)社會指標(biāo)約束,也不進(jìn)行評價(jià)考核,在單位所占的位置也是可有可無,無關(guān)緊要,因此,在重視程度上力度不夠,在規(guī)范管理上關(guān)注不夠,在物力方面投入不夠,直接導(dǎo)致的表現(xiàn)就是,檔案管理方法基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、配套設(shè)施建設(shè)不到位、人員落實(shí)不到位、機(jī)制建設(shè)不到位等,安全隱患嚴(yán)重,衍生的問題也特別突出。

        1.2檔案移交收集不規(guī)范

        目前, 事業(yè)單位檔案管理過程中普遍存在移交不及時(shí)、移交不全面和移交不規(guī)范的現(xiàn)象。部分事業(yè)單位檔案部門在收集檔案的過程中存在不規(guī)范的操作,比如只收集了紙質(zhì)檔案卻沒有收集電子檔案,只重視紙質(zhì)檔案的歸檔卻忽視了電子檔案的歸檔。對收集后的檔案沒有及時(shí)歸檔,造成查檔困難,直接影響檔案的利用。在收集過程中對檔案的安全性沒有得到應(yīng)有的重視,造成檔案的泄密事件頻發(fā)。

        1.3檔案管理方法創(chuàng)新不夠

        檔案方法的靈魂就是創(chuàng)新方法方法,既對檔案進(jìn)行認(rèn)真編纂又要進(jìn)行認(rèn)真研究。以檔案館藏方法為例,對館藏的檔案進(jìn)行分類管理,是檔案信息資源有效開發(fā)利用的有效保障,是把館藏內(nèi)靜止的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的梳理制作過程。分類管理的主要目的,就是對收集來的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、建立科目、提供索引,使檔案管理更加科學(xué)高效,有效地發(fā)揮服務(wù)作用。由于對檔案方法缺乏應(yīng)有的重視,加之有些編研人員對檔案整理過程中創(chuàng)新不夠,方法只是按部就班,有板有眼,但是卻不考慮這項(xiàng)方法在實(shí)際應(yīng)用中的效率和效果,造成館藏過程中,編研檔案以史料為主、不考慮橫向因素;選材以本館館藏為主、不考慮橫向因素;編研形式以自編為主、沒有充分借鑒先進(jìn)做法。這樣也致使了館藏編輯方法周期長、效率低、可借鑒效果不明顯、社會效益低的弊端,沒有充分發(fā)揮創(chuàng)新對檔案管理方法的應(yīng)有作用。此外,由于各方面創(chuàng)新不夠,開拓精神不強(qiáng),導(dǎo)致檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)也存在諸多問題,有的檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化程度不夠,文化程度和專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案方法的需要;有的身兼多職,不能專心投入方法,且沒有經(jīng)過專門專業(yè)知識培訓(xùn)、年齡老化、分身乏術(shù),對檔案的一般性程序,如檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、按序排列、科學(xué)管理等都是知之不多,管理質(zhì)量低下,直接降低了部門或單位的整體管理方法水平。

        2.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理方法對策研究

        2.1加強(qiáng)檔案管理方法的組織領(lǐng)導(dǎo)

        一個(gè)單位檔案管理方法的好壞,取決于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。一個(gè)部門或單位的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視、認(rèn)真對待檔案管理方法,應(yīng)該從建設(shè)中國特色社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國,充分認(rèn)識做好檔案管理方法的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義,牢記檔案方法的政治屬性,充分發(fā)揮檔案方法在促進(jìn)本地區(qū)、本部門各項(xiàng)方法協(xié)調(diào)發(fā)展中的重要作用,自覺加強(qiáng)對習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神的學(xué)習(xí),要有針對性地學(xué)習(xí)各項(xiàng)黨內(nèi)法規(guī)規(guī)章,包括中華人民共和國檔案法等,大張旗鼓宣傳檔案法,不斷增強(qiáng)單位全員的檔案意識。黨委要高度重視檔案管理方法,要把檔案管理方法作為本單位各項(xiàng)方法的重要方法內(nèi)容,納入日程、專門指定分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)具體責(zé)任人,形成上下聯(lián)動(dòng)、便捷高效、層層負(fù)責(zé)的檔案管理方法新格局。

        2.2進(jìn)一步建立健全管理制度

        健全規(guī)范的管理制度是檔案方法的基本保障,事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身的方法實(shí)際,建立科學(xué)的檔案管理制度,如檔案收集與歸檔制度、檔案安全管理制度、檔案查詢利用制度等,使檔案方法有法可依,有章可循。同時(shí),健全基層檔案方法的崗位責(zé)任制,由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé),明確檔案收集、整理、歸檔和提供利用的負(fù)責(zé)人,此外,部門或單位要定期進(jìn)行檢查和考核,實(shí)行統(tǒng)一管理、科學(xué)管理、規(guī)范化管理。

        2.3進(jìn)一步注重創(chuàng)新引領(lǐng)

        檔案管理創(chuàng)新是伴隨社會發(fā)展而發(fā)展的永恒課題。一方面要做到理念創(chuàng)新。在管理過程中,要始終樹立創(chuàng)新思想,要把檔案方法當(dāng)做重要的業(yè)務(wù)方法,樹立檔案建設(shè)無小事的理念,高度重視檔案管理方法、積極面對檔案管理問題、認(rèn)真制定檔案管理措施。要將多媒體、信息化理念引入檔案管理實(shí)務(wù),通過理念創(chuàng)新引領(lǐng)其他各方面的創(chuàng)新。通過樹立創(chuàng)新意識、精品意識、爭先意識,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面,要做到管理方式創(chuàng)新,引入國際國內(nèi)各先進(jìn)地區(qū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式,可以依托服務(wù)外包,也可以采取信息化全程管理等手段,使檔案管理方法全方位優(yōu)化。

        2.4推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展

        新時(shí)代需要檔案管理方法實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案方法新的發(fā)展,造就一支對黨忠誠、樂于奉獻(xiàn)、敢于擔(dān)當(dāng)、服務(wù)高效的檔案管理者隊(duì)伍就成為了必然。第一,要加強(qiáng)政治引領(lǐng),要引導(dǎo)廣大檔案方法者牢記檔案姓黨,牢記檔案方法的政治性、政策性和服務(wù)性的特點(diǎn),堅(jiān)持對黨絕對忠誠,把對黨絕對忠誠體現(xiàn)到做好檔案方法的方方面面。第二,要堅(jiān)持無私奉獻(xiàn),把默默奉獻(xiàn)作為我們?nèi)粘3缟械木窬辰缢疁?zhǔn),為方法不計(jì)得失、不計(jì)代價(jià),只求奉獻(xiàn)不求索取,在平凡的崗位上譜寫出絢爛的精彩華章。第三,要敢于擔(dān)當(dāng)善作為,一切以事業(yè)為重,一切以方法為要,凡是方法需要的,就勤勤懇懇去做,不因任何原因使方法受到影響。第四,要樹立嚴(yán)細(xì)作風(fēng)。把嚴(yán)和細(xì)的方法標(biāo)準(zhǔn)貫穿方法始終,制定制度、執(zhí)行制度都要嚴(yán),落實(shí)方案、落實(shí)要求都要細(xì),發(fā)揚(yáng)工匠精神,牢記“天下大事必作于細(xì)”的道理,堅(jiān)持精細(xì)中體現(xiàn)精彩,全面提高檔案方法隊(duì)伍綜合素質(zhì)和能力。

        3.結(jié)語

        總之,科學(xué)規(guī)范地管理檔案,是新時(shí)代新形勢對事業(yè)單位提出的必然要求,我們必須充分認(rèn)識檔案管理方法在新時(shí)代所處的重要地位和重要作用,切實(shí)加強(qiáng)黨對檔案方法的領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)實(shí)施檔案管理、努力建設(shè)符合新時(shí)代發(fā)展需要的一流檔案管理專業(yè)隊(duì)伍,為開創(chuàng)事業(yè)單位檔案方法新局面做出積極的努力。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]孫永登.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究2018.

        [2]張琬悅.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的完善分析[J].科技風(fēng),2018(29).

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