蔡廷建

(山東省圖書館，山東濟南 250100)

工作方法研究

省級公共圖書館編目業(yè)務外包工作探析
——以山東省圖書館為例

蔡廷建

(山東省圖書館，山東濟南 250100)

本文通過對山東省圖書館開展編目業(yè)務外包近4年來所產生的實際問題加以總結，并從事前預防、事中控制、事后處理三個層面論述了這些問題在實踐中的解決方案，對有意進行編目業(yè)務外包或已實行卻有相似問題的公共圖書館有十分現(xiàn)實的借鑒意義。

公共圖書館 編目業(yè)務外包 數(shù)據(jù)質量

1 引言

上世紀90年代，圖書館編目業(yè)務外包在歐美一些發(fā)達國家被廣泛應用并日趨成熟，隨后，我國高校圖書館將這一業(yè)務引入，取得良好成效。但對于公共圖書館，尤其是省級公共圖書館，編目業(yè)務外包是從近幾年剛開始摸索施行，目前還處于探索完善階段。

當前我國公共圖書館存在著編目人員不足與每年采購新書數(shù)量劇增，圖書編目成本陡增與編目工作效率低下，讀者對圖書時效性的需求與文獻處理時間滯后等多方面的矛盾，而編目業(yè)務外包對解決上面幾個矛盾的優(yōu)勢十分明顯：首先，能夠節(jié)省圖書館人力資源，提高編目工作效率；其次，對于編目人員短缺、采書量巨大的大中型圖書館來說可以極大地提高編目速度，避免圖書積壓，縮短圖書上架時間；再次，承包書商負責圖書的加工及編目，解放了圖書館原有編目人員的部分重復性機械勞動，從而使他們有更多的時間從事更高層次的業(yè)務研究工作。[1]因此，編目業(yè)務外包目前已成為圖書館編目業(yè)務工作的一種趨勢。不過，編目工作作為圖書館的最主要專業(yè)技術崗位之一，技術含量非常高，圖書分編質量的好壞決定著整個書目數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性、完整性和一致性，更直接影響到文獻資源的共享效果和圖書的使用效率。假如編目業(yè)務外包后，承包商做的編目數(shù)據(jù)質量差，那就需要圖書館再投入大量的人力、物力、財力對他們的數(shù)據(jù)進行二次審校、修改及加工，業(yè)務外包也就沒有了意義，如何有效地制約和幫助承包商提高編目數(shù)據(jù)質量才是業(yè)務外包工作的重中之重。所以，作為一名編目業(yè)務外包已經(jīng)實施了四年的省級公共圖書館的編目工作人員，我想把這近四年來我館業(yè)務外包工作中出現(xiàn)的問題以及我們的成功解決方案跟大家做一下交流與探討。

2 當前公共圖書館業(yè)務外包工作中存在的問題

我館自2014年開展編目外包工作，至今已有近4年。自開展外包工作以來，山東新華、青島新華、江蘇鳳凰、浙江新華、北京人天、遼寧北配、湖北三新、山東中教等多家承包商曾中標工作。新購圖書積壓問題至2016年12月底已經(jīng)徹底解決(2016年我館新購中文圖書8.8萬余種，實現(xiàn)當年全部編目上架，不再有歷史積壓)。而在編目上架速度加快的同時，很多問題也隨之產生。

2.1 承包商編目人員自編的數(shù)據(jù)，質量問題較多

2.1.1 復種查重途徑單一，很多復種沒有被查重出來

復種的查驗需要在查重時多途徑進行查重，仔細辨別，分清復印、修訂與不同版本的區(qū)別。復種查重不出來，被當作新種或者不同版本而不同版本又被當作新種編目，就會產生新的種次號，修改后容易給種次號庫造成空號，同時在分配館藏時，也會造成典藏部門對同一種書，存有兩個或多個復本。在我館剛開展業(yè)務外包的2014至2015年期間，外借、典藏、閱覽部門經(jīng)常會不定期送返采編部一些復種圖書，其中九成以上都是被當作新種著錄所致。在通過與外包編目人員交流溝通之后，確定最終原因都是由于查重途徑單一化，只做ISBN號或者題名或者責任者的查重，而幾乎很少多種途徑綜合查重。

2.1.2 設置中自動生成一些多余字段

按照《中文圖書機讀目錄格式手冊》規(guī)定，200字段要求客觀描述著錄對象，所有數(shù)據(jù)必須取自規(guī)定信息源——題名頁，不確定的信息，置于方括號[]內，不能產生其他信息。[2]在我館使用的ILASSIII系統(tǒng)中，200字段中@f、@g子字段的著錄，與7字段關聯(lián)，設置自動生成時，如果7字段做了著錄，200字段中的@f、@g會根據(jù)7字段自動生成。在自動生成的過程中，@f子字段會根據(jù)7字段自動生成責任者的生卒年、性別、職業(yè)、職務等不該在200字段著錄的內容，@g子字段會生成一些題名頁中沒有的信息，生成一些多余字段，造成對編目著錄規(guī)則的破壞。

2.1.3 多卷書著錄不符合要求

對于多卷書的著錄，通用做法是依照全書的整體內容為分類依據(jù)，采用最大上位類統(tǒng)一著錄，集中歸類，以便于排架時集中存放。[3]我館采用的是：相同種次號加冒號，后面跟多卷書的卷次，如果不分卷次，則先著錄的卷冊為1，后面的依次排序。外包人員在編目時，如果對多卷書查重不仔細，或者對圖書卷次疏漏，就會產生新的種次號而沒有跟隨之前的多卷書取號，這樣就會導致多卷書分散存放，同時也造成讀者檢索查詢圖書的不便。同時我館要求對多卷書做字段5401#@a多卷書，以反映多卷書的完整性，而書商在著錄時經(jīng)常漏做此字段。

如上圖為本館一條MARC數(shù)據(jù)，200字段中分卷冊次@h及分卷冊題名@i兩個子字段表示本書為多卷書，而由于編目人員對圖書卷次疏漏，造成905字段索取號為新生索取號，沒有按照多卷書做集中著錄，540多卷書字段自然也被遺漏。

2.1.4 叢書著錄問題

叢書與多卷書不同，除非某些特定叢書需要集中著錄，一般不要求做集中著錄，而是做225字段叢書記錄。根據(jù)我館ILASSIII系統(tǒng)著錄要求，當225字段指示符為1時，表示該叢書題名不作檢索點，故不需要產生4字段，對應頭標區(qū)的記錄狀態(tài)及執(zhí)行代碼為nam0。當225字段指示符0或2時，表示該叢書題名需要作檢索點，并連接該叢書其他層次圖書，對應頭標區(qū)記錄狀態(tài)及執(zhí)行代碼應為oam2，同時產生4字段連接叢書最高層記錄。而從我們統(tǒng)計的外包人員2014年圖書編目審校單中看，有關叢書225字段、4字段及頭標區(qū)的問題，出錯率最高，占所有編目錯誤總數(shù)的42.6%。

2.1.5 書商數(shù)據(jù)來源不同造成產生許多不符合本館格式的數(shù)據(jù)

由于歷史原因，圖書館自動化管理系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一，而不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)結構及字段的設置不同，對數(shù)據(jù)和記錄進行處理的功能模塊也不盡相同，從而造成了數(shù)據(jù)間兼容和轉換的困難，給書目數(shù)據(jù)的共享帶來了障礙。我館采用ILASSIII系統(tǒng)，在200字段中正題名@9漢語拼音應緊跟正題名，7字段中責任者@9漢語拼音也要緊跟責任者。

而書商所用的編目數(shù)據(jù)來源非常多樣，如aleph、匯文，金盤，丹誠，北郵等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都可能會被用到，許多系統(tǒng)采用的是@9漢語拼音不緊跟題名與責任者或者產生@A而不是@9，書商在套錄數(shù)據(jù)時不了解本館要求或者不仔細審校套錄數(shù)據(jù)，就會產生很多類似錯誤。

2.2 圖書加工過程中突顯的問題

圖書加工業(yè)務主要包括貼磁條、蓋館藏章、貼條碼、貼書標等。雖然這些工作沒什么技術含量,但是如果做不好，卻容易造成圖書排架不美觀，查找困難，送錯館藏地點，甚至會給圖書帶來一定的安全隱患。常見的加工問題有：

(1)磁條缺失或者外露，導致安檢設備形同虛設，造成圖書安全隱患；

(2)館藏章加蓋位置不規(guī)范甚至漏蓋；

(3)條碼沒貼在指定位置，有些貼的歪斜折疊，導致外借部門掃碼困難；

(4)書標位置不統(tǒng)一，同書不同標，甚至張冠李戴，造成排架不美觀甚至無法通過檢索系統(tǒng)查找到該書在書架的具體位置。

2.3 外包編目人員專業(yè)技術水平不高,流動過于頻繁

編目工作的專業(yè)技術性很強，不僅需要圖書分類法、主題法、文獻編目法的專業(yè)知識，也需要長期的工作經(jīng)驗和認真負責的工作態(tài)度，而當前隨著各種新興學科的不斷興起、各學科相互交叉滲透，使圖書的主題內容紛繁復雜，更需要編目人員有廣博的知識，和對主題法、分類法的嫻熟應用，才能真正勝任編目工作，保證書目數(shù)據(jù)庫質量。

目前我國圖書承包商的實力、信譽、隊伍建設水平參差不齊，很多承包商為節(jié)省成本，聘用沒有任何專業(yè)背景的人員進行數(shù)據(jù)加工，這類人員上崗之前沒有經(jīng)過必需的專業(yè)知識培訓，對分類法、主題法、機讀目錄格式也不了解，甚至對于一些沒有數(shù)據(jù)的圖書直接按照在版編目數(shù)據(jù)進行編目錄入，造成編目數(shù)據(jù)不規(guī)范，書目質量低下，嚴重影響書目數(shù)據(jù)庫建設，導致很多圖書在數(shù)據(jù)庫里成為影子圖書，無法利用。同時，由于這些編目人員工資待遇不高，整體年齡比較年輕，對于工作沒有長遠打算，辭職跳槽的高頻率導致他們流動性很大，很難成為一名對編目工作熟練的合格的編目人員。

3 我館編目業(yè)務外包中所突顯問題的解決方案

針對以上編目外包工作中的各種問題，我館從制定編目外包計劃時起，就從事前預防，事中控制，事后處理三個層面著手建立問題解決機制。

3.1 編目業(yè)務外包事前預防措施

為了保證中標承包商的技術實力與服務水平，增強其編目團隊的編目能力，保證編目外包后書目數(shù)據(jù)庫的一致性、規(guī)范性與完整性，方便讀者能夠快速準確地檢索書目，使編目外包業(yè)務能夠順利有效的開展，我們做了以下工作：

3.1.1 認真考察、競標產生圖書承包商，簽訂外包合同

目前每年參與我館競標的圖書承包商有四五十家，他們的成立時間，公司規(guī)模，技術實力，員工素質，公司信譽，社會影響，服務水平以及承包經(jīng)驗等等各不相同，各種大小公司良莠不齊，選擇正確合適的承包商是業(yè)務外包工作成敗的基礎。

每年4月份兩會結束，財政撥款額度確定之后，我館根據(jù)撥款額度，制定圖書采購需求，將需求交付招標公司，招標公司則從文化行業(yè)專家?guī)熘谐槿?人以上單數(shù)專家組成評標小組，我館將上一年度中標承包商的服務評估報告交由評標小組作為一項重要參考，最終競標產生4家承包商，簽訂圖書外包合同。合同內容涉及外包業(yè)務的時間跨度，內容，外包數(shù)量及質量要求，風險與控制等，并明確雙方的權利和義務以及由于單方面破壞合同內容需要承擔的相應處罰措施。

3.1.2 對承包商的編目人員進行崗前編目培訓

我們將我館的一些特定的編目規(guī)則和要求，圖書采購的原則，采購數(shù)量，館藏分配原則及館藏系統(tǒng)建設，圖書加工細則，著錄細則，包括分類、主題標引，ILASSIII必須字段等都打印出來，裝訂成冊，附于合同之后，交由中標承包商用作編目人員的崗前培訓。

待承包商培訓完編目團隊并進駐我館之后，再由我館專業(yè)編目人員對外包人員進行一些必要的有關采編流程、打印書標等具體工作的指導。在外包編目人員工作區(qū)域張貼省圖書館采編部《編目工作條例》《采編部業(yè)務流程圖示》《圖書物理加工細則》，引導他們對我館的采編工作有一個總體認識，使他們在處理承包業(yè)務時有章可循,有規(guī)可守。同時，外包編目人員與本館編目員同在一個大辦公區(qū)域工作，外包人員如有疑問，可以隨時向本館編目員問詢。

山東省圖書館圖書物理加工細則

3.2 編目業(yè)務外包事中控制措施

事中控制是指按設定的標準去衡量計劃的執(zhí)行情況，并通過對執(zhí)行偏差的糾正來確保計劃目標的正確與實現(xiàn)。我館把做好事中控制作為編目業(yè)務外包工作的重中之重，在承包商編目團隊的工作中能夠做到與他們實時交流溝通，及時審校整改，具體的措施有：

3.2.1 每個承包商固定1-3位業(yè)務水平較高的編目人員

由于編目工作是一項需要長期工作經(jīng)驗的技術性工作，要求編目人員的崗位必須相對穩(wěn)定。而每個公共圖書館的館藏和書目著錄都有自己的特殊要求，比如，有自己獨特的藏書體系、特色館藏等，有自己的分類編目細則、索書號確定方法等，服務范圍和對象也都有所不同。[4]因此不是外包編目人員在短時間內能夠理解和掌握的。

我們在每個書商進駐之后，通過對一段時間內外包編目人員工作的考察以及書商的推薦，要求每個書商固定1-3位業(yè)務水平比較高、對本館外包業(yè)務比較熟悉的編目人員，盡量減少變更和調換，以保證外包團隊工作的穩(wěn)定性。

山東新華和我館在同一城市，業(yè)務往來較多，外包四年來，由于其長期以來良好的工作表現(xiàn)及信譽，每次競標都能得到認可并出色完成當年度任務。其中十分關鍵的就是，他們有3位工作人員長期固定在我館從事編目工作。這3位工作人員在我館尚未實行外包政策之前，就一直在我館采編部做一些輔助性工作，對我館采編業(yè)務較為熟悉，從新書入館拆包到最終的加工送書，都能獨立承擔，并能提供額外增值服務，所以在每年度工作完成之后的評估報告中都能得到最優(yōu)評價并推薦下年度繼續(xù)合作。

3.2.2 對外包編目人員的書目數(shù)據(jù)及時進行審校

編目業(yè)務外包以后，圖書館的編目人員雖然解脫了部分繁重的體力勞動，但是卻更多地承擔了監(jiān)督、引導和控制、管理的責任，需要對編目外包工作進行全程監(jiān)控管理，利用圖書驗收批號甚至直接利用圖書實體進行書目審校，審校內容主要包括：各字段的著錄是否符合MARC機讀目錄格式標準，復本及不同版本的查驗，多卷書是否集中歸類，本館規(guī)定的一些特殊字段是否漏錄等。[5]

我館規(guī)定：在編目完成之后，打印書標之前，外包編目人員按照驗收批號將書目數(shù)據(jù)交由我館編目人員進行審校。審校過程中，我們將每條數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問題記錄下來并直接修改(修改索取號除外)，然后填寫圖書審校單，寫明出現(xiàn)的問題和原因，修改方法，注意事項等，并及時反饋給外包編目人員，避免同樣的錯誤再次發(fā)生。審校完成之后，才可以打印書標進行圖書加工。

3.2.3 配合承包商，共同搞好編目外包業(yè)務

省級公共圖書館通常建筑面積較大，我館業(yè)務外包之后，在原采編部辦公室的基礎上大力擴充采編辦公面積，將二期書庫樓一層全部納入采編，拆除隔斷，使辦公面積達到900多平米，同時，加大對外包工作的支持力度，新增3臺電腦、2臺打印設備，增加辦公桌椅，使原來四家外包商只能輪流安排單家錯時工作的辦公環(huán)境，改善為可容納三家外包商同時工作。辦公環(huán)境改變后，外包團隊與我館采編人員同在一起工作，送審方便，實時交流更方便。

同時，采編部專門為外包人員申請辦理了餐廳臨時餐卡，解決他們的就餐問題；還為其中部分開車人員辦理了臨時出入館手續(xù)，解決他們的停車問題。只有盡力解決好外包人員的后顧之憂，使他們能夠沒有顧慮，舒心工作，才能共同把編目業(yè)務做好。

3.3 編目業(yè)務外包事后處理措施

為使承包商能夠在服務中積極主動地避免錯誤，重視外包服務質量，同時彌補因當年度錯誤過多而對圖書館造成的損失并能夠對下一年度的外包業(yè)務提供良好的借鑒與參考，我館采編部門制定了容錯-糾錯機制，并對中標承包商實施了嚴格的服務評估制度。

服務評估是檢測承包商工作質量的重要參考指標，因此，在每期外包業(yè)務即將完成時，都要對承包商的工作按照合同協(xié)議進行科學合理的評估，根據(jù)完成的工作質量來給承包商評分定級，并直接同購書量、結款以及續(xù)約掛鉤，警醒承包商重視外包業(yè)務質量。為此，我館采編部建立了圖書采編容錯-糾錯機制，制定山東省圖書館《編目質量控制辦法》《編目差錯量統(tǒng)計方法》和《圖書編目審校單》，容許外包團隊在一定范圍內的出錯率，及時糾錯并有效防止后期犯同樣錯誤。

而山東省圖書館圖書承包商服務評估制度，則是定期評價外包業(yè)務的實施效果及服務合同的履行情況，我們設計了山東省圖書館圖書承包商服務評估報告表，每年分兩次對每家承包商做出當年度的服務評估，并交由評標小組，作為下年度競標的重要參考。對經(jīng)常出現(xiàn)問題而不改正的承包商提出警告或者延遲結款時間、降低信用等級，對考核測評不合格的，取消第二次合作或者下年度中標的機會。

山東省圖書館承包商服務評估報告表

年度：2016 承包商名稱：********

服務項目執(zhí)行情況結果分項評分采訪信息服務(2分)按需提供書目信息EXCEL/MARC格式是否同時提供是否滿足需求書目信息推送書目信息響應是否迅速書目信息是否定期推送訂單信息訂單是否復核訂單反饋是否及時組織現(xiàn)采是否組織組織是否順利1.5編目數(shù)據(jù)(2分)編目數(shù)據(jù)規(guī)范編目數(shù)據(jù)質量良好或一般圖書與數(shù)據(jù)同步是否同時到館1.5到書率(1分)到書時間是否按時到書到書率情況是否存在塞書、多配、錯配現(xiàn)象0.5全加工服務(3分)加工服務能力加工人員業(yè)務適應程度加工效率是否規(guī)定時間完成加工內容加工人員管理是否服從管理加工人員穩(wěn)定加工人員是否穩(wěn)定1.5承諾服務(2分)合同承諾優(yōu)惠條款優(yōu)惠條款是否全部兌現(xiàn)2.0總體評價得分:7.0評估反饋如下:1、按時提供完整的書目信息,數(shù)據(jù)發(fā)送及時,能夠滿足需求。書目信息響應迅速,但沒有定期推送。訂單復核及時,準確細致。全年組織現(xiàn)采一次,業(yè)務交流會一次,收到較好成效。2、編目數(shù)據(jù)能夠隨書到館,但數(shù)據(jù)質量一般。3、全年送書二批,到書率有待提高。第二次到書率嚴重低下,追加多次訂單才得以完成合同金額。在配送方面發(fā)生配錯現(xiàn)象,且整改非常緩慢。4、加工人員不穩(wěn)定,沒有完全服從管理。業(yè)務適應能力欠佳,無法按時完成加工內容。能夠按要求完成增值服務。5、經(jīng)與招標合同對比,優(yōu)惠條款承諾服務全部兌現(xiàn)?？傮w評價:服務態(tài)度非常好,但其內部銜接不太充分。在合同要求的主要內容上,仍需細致解讀。

備注：本評估報告滿分10分，由采編部出具。

4 結語

雖然目前省級公共圖書館編目業(yè)務外包工作中還存在一定的問題，書目數(shù)據(jù)庫建設質量也有待提高，但編目業(yè)務外包作為圖書館界業(yè)務發(fā)展的一種新型模式，是提高圖書館服務質量和工作效率的一條有效途徑，也是21世紀圖書館業(yè)務發(fā)展的必然趨勢。我館編目外包業(yè)務實施以來，新書上架的時效性與圖書編目差錯率都有明顯改善，從新書到館之日起至新書上架時間基本能控制在20個工作日以內，而圖書編目審校單中差錯率的對比更加顯著：承包商自編數(shù)據(jù)差錯率從2014年初次外包時39.54%下降到2016年下半年的6.23%，承包商編目人員也漸趨穩(wěn)定，相信只要我們圖書館人不斷更新觀念，勇于探索總結，制定出適合自己館特色的外包方法與策略，就一定能引導圖書館編目業(yè)務外包工作進入一個良性發(fā)展的軌道。

〔1〕 周莉.圖書館編目外包未來走向探析[J].圖書館建設，2012(6):81-84

〔2〕 鄧福泉.對責任說明規(guī)定信息源的正確理解與著錄[J].圖書館工作與研究，2013(8):70-72

〔3〕 張娟.叢書與多卷書的分類和著錄[J].圖書情報導刊，2016(5):29-31

〔4〕 嚴素霞.公共文化服務體系下的高校圖書館編目業(yè)務社會化管理[J].圖書館工作研究，2015(12):3-5

〔5〕 李秀.Interlib系統(tǒng)下公共圖書館采編業(yè)務外包服務利弊分析[J].重慶電力高等?？茖W校學報，2016(3):56-58

AnAnalysisofCatalogOutsourcinginProvincialPublicLibraries——TakingShandongLibraryasanExample

CaiTingjian

This paper summarizes the practical problems arising from four years’ cataloging outsourcing in Shandong Library, and discusses the practical solutions from three aspects: beforehand prevention, in-process control and post processing. This paper could provide reference for the public libraries that intend to outsource cataloging business or have similar cataloging outsourcing problems during the implementation process.

Public library; Cataloging outsourcing; Quality of data

G254.3

A

蔡廷建(1985-)，男，山東大學圖書館學專業(yè)，本科，山東省圖書館采編部助理館員。