【摘要】人事檔案就是在人事部門管理活動(dòng)中所形成的，是國家檔案的重要組成部分，是開展人事工作的必要條件 ?，F(xiàn)在人們對(duì)人事檔案的觀念越來越淡化，為引起人們對(duì)人事檔案的重視，使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，本文著重談?wù)勅耸聶n案的特點(diǎn)和作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；特點(diǎn)；作用

當(dāng)前，事業(yè)單位改革的步伐日益加快，人員流動(dòng)大，此時(shí)，人事檔案的作用凸顯出來。只有管理好人事檔案，才能更好的開發(fā)人力資源。在人事管理工作中，人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。所謂人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中逐步形成的，真實(shí)的記錄了每個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)面貌、工作狀況等。人事檔案管理最終的目的是管理好內(nèi)部員工，本文主要分析了人事檔案的特點(diǎn)，還闡述了人事檔案的作用。

一、人事檔案的含義及其特點(diǎn)

人事檔案伴隨著人的成長，本文首先闡述人事檔案的含義，明確人事檔案的特點(diǎn)，以便將人事檔案的作用發(fā)揮出來。

（一）人事檔案的含義

所謂人事檔案指的是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中逐步形成的，對(duì)個(gè)人的成長、學(xué)習(xí)、工作狀況等進(jìn)行了詳細(xì)、真實(shí)的記錄。人事檔案便于以后的查詢，也為日后查找工作提供了參考性的資料。本文從以下三個(gè)方面闡述人事檔案的含義：

1、在國家檔案中，人事檔案是一個(gè)非常重要的組成部分。一般人事檔案分為以下四種，第一種，學(xué)生檔案；第二種，工人檔案；第三種，干部檔案；第四種，軍人檔案。在這四種檔案中，干部檔案、工人檔案是主體。當(dāng)前，人事檔案成為各個(gè)企業(yè)選拔職工、了解職工的主要依據(jù)。

2、人事檔案主要用于處理與人有關(guān)事情所形成的文字材料，比如：履歷表、考核表、鑒定表、任職書等有參考價(jià)格的材料。

3、人事檔案是指在人事管理活動(dòng)中逐步形成的，真實(shí)的記錄了每個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)面貌、工作狀況等。人事檔案中要反映出個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)關(guān)系、家庭與社會(huì)關(guān)系。其中還包括了工作考核表、鑒定表等材料，真實(shí)的展現(xiàn)出個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績等。

（二）人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案通常是由單位建立的，主要將員工的個(gè)人情況反映出來。如果發(fā)揮人事檔案的作用呢？如何正確的使用人事檔案呢？檔案人員要?dú)w納總結(jié)新的檔案材料，并將其與舊的檔案材料合并起來，更全面的反映一個(gè)人的實(shí)際情況。人事檔案不僅將一個(gè)人的歷史面貌反映出來，還折射出一個(gè)人當(dāng)下的狀況。由此可見，人事檔案非常重要的一個(gè)特點(diǎn)就是反映現(xiàn)實(shí)與具有現(xiàn)實(shí)效用。

1、全面性。人事檔案的全面性在于它記錄了職工個(gè)人德、能、勤、績、智、體全方位的情況。反映職工個(gè)人經(jīng)歷方面，有個(gè)人履歷表、自傳。反映職工業(yè)務(wù)技能方面，有歷年的鑒定（考評(píng)）表、學(xué)歷、學(xué)位申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)評(píng)聘表、任免表。反映個(gè)人的政治歷史情況，有入黨入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書，獎(jiǎng)勵(lì)、處分等通知。而職工個(gè)人的轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資審批表則反映了個(gè)人經(jīng)濟(jì)狀況，還有反映個(gè)人身體狀況的體檢表等等方面的有關(guān)材料。它是一個(gè)人在漫長的職場(chǎng)生涯中成長、進(jìn)步的歷史，就像個(gè)人經(jīng)歷的巨幅畫卷，全面展示了個(gè)人家庭、社會(huì)關(guān)系，職場(chǎng)經(jīng)歷、專業(yè)素質(zhì)和個(gè)人身體的狀態(tài)，是個(gè)人信息的儲(chǔ)存室，全面準(zhǔn)確地反映了職工個(gè)人的全貌。

2、真實(shí)性。站在個(gè)體的立場(chǎng)上來分析，每份人事檔案都具有可靠性、真實(shí)性的特點(diǎn)。對(duì)于那些來源不明確、內(nèi)容不真實(shí)、是非模棱兩可的材料，不能將其認(rèn)定為人事檔案。盡管這些材料已經(jīng)被納入到人事檔案中，通常也要將其刪除。站在全局的立場(chǎng)上來分析，每份人事檔案應(yīng)具備完整性，不僅包括了過去的資料，還包括了現(xiàn)在的資料，每位閱讀人事檔案者都能從橫向、縱向了解這個(gè)人的成長歷程。只有保證了人事檔案的真實(shí)性，便于發(fā)揮人事檔案的作用，也為人事檔案的存在提供了依據(jù)。如果人事檔案缺乏真實(shí)性，那么人事檔案的作用就不復(fù)存在。

3、動(dòng)態(tài)性。從建立人事檔案之日起，直到現(xiàn)在，每時(shí)每刻都記錄了當(dāng)事人的變化，如：學(xué)歷的變化、職稱的變化、工程崗位的變化。因此，在建立人事檔案時(shí)，要根據(jù)當(dāng)事人的變化，增加新的材料，完善人事檔案。人事檔案會(huì)隨著當(dāng)事人工作崗位的變化而變化，也會(huì)隨著工作崗位進(jìn)入到新的單位。一旦轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，這會(huì)出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象，不便于單位全面了解員工的實(shí)際情況，也無法確定培養(yǎng)員工的方向。因此，人事檔案要“活”起來，跟隨著當(dāng)事人的變化而變化，凸顯人事檔案的動(dòng)態(tài)性。

4、機(jī)密性。在很長的一段時(shí)間內(nèi)，人事檔案是保密，任何人不得翻看他人的人事檔案。人事檔案中記錄了當(dāng)事人的工作成就、考核、獎(jiǎng)懲等，其涵蓋了工作中的重大事項(xiàng)，如升遷，還包括了公民的隱私。為了保護(hù)公民的隱私權(quán)，管理人事檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵循機(jī)密性的特點(diǎn)，不得將檔案中的信息泄露給他人。

二、認(rèn)清新時(shí)期人事檔案工作用途的重要性和緊迫感

人事檔案成為反饋人才信息的重要載體。合理、有效的人事檔案管理，便于各個(gè)相關(guān)單位能選擇合適的人才。近幾年來，人事制度改革的步伐日益加快，尤其是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，重視人事檔案管理工作，發(fā)揮人事檔案的作用是至關(guān)重要的。人事檔案既將一個(gè)人的成長經(jīng)歷、工作業(yè)績、獎(jiǎng)懲情況等反映出來，還成為領(lǐng)導(dǎo)干部選擇人才的重要依據(jù)。不管是事業(yè)單位，還是機(jī)關(guān)單位，要合理、客觀、科學(xué)的分析人事檔案，參考人事檔案中所提供的信息，合理的分配人力資源，真正做到人力資源的優(yōu)化配置。

（一）人事檔案為選擇人才提供了相關(guān)的信息

中國共產(chǎn)黨的第十八次代表大會(huì)中曾明確指出：“全面建設(shè)小康社會(huì)”這一宏偉目標(biāo)。這一目標(biāo)的提出，提高了人事檔案管理工作的要求，并且要隨著形勢(shì)的變化，科學(xué)的選拔人才，更快的發(fā)現(xiàn)人才。人事檔案是反饋人才信息的重要載體，其記錄了一個(gè)人的生活經(jīng)歷、工作業(yè)績、個(gè)人興趣愛好等，并且能反映出一個(gè)人綜合素質(zhì)的高低。所以，人事檔案中所提供的信息是真實(shí)的、可靠的。事業(yè)單位要了解每位職工的個(gè)人信息，如：他們的思想水平、個(gè)人能力、個(gè)人素質(zhì)等，根據(jù)人事檔案中所提供的信息為其安排合適的工作崗位。人事檔案中記錄了員工的所有經(jīng)歷，曾就職于哪個(gè)單位，就職于哪個(gè)部門等，這為單位日后的用人提供可參考性的資料。

（二）人事檔案為考查、了解干部和職工提供了渠道

要想搞好單位的工作，了解單位每位職工的個(gè)人素質(zhì)、個(gè)人能力是前提條件。因此，人事檔案是至關(guān)重要的。通過查閱人事檔案，人事部門要從每個(gè)工作崗位的需求出發(fā)，并結(jié)合每位職工的實(shí)際特點(diǎn)，為每位職工安排不同的工作崗位。有的職工工作能力較差，在他們踏入工作崗位之前，要提前對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)；有的職工工作能力較強(qiáng)，要讓其升遷，進(jìn)入新的工作崗位，迎接新的挑戰(zhàn)。這樣做激發(fā)起每位員工工作的熱情，督促每位員工做好自己的本職工作。單位領(lǐng)導(dǎo)還要培養(yǎng)儲(chǔ)備干部，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展儲(chǔ)備更多有用的人才。單位想要用人，首先要看人事檔案，通過觀看人事檔案，便于領(lǐng)導(dǎo)了解到職工的業(yè)務(wù)水平、政治水平，這使得人事檔案成為考查、了解干部和職工的重要手段。

（三）人事檔案更好的為人事部門工作而服務(wù)

隨著改革開放的不斷深化，人事制度如干部制度、分配制度、用工制度等也發(fā)生了變化。人事制度的改革，提高了管理人事檔案的要求。在人事制度改革的背景下，如何有效的管理人事檔案呢，將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來？當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，要特別重視人事檔案這項(xiàng)工作，以便更好的滿足各個(gè)方面的需求?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的用人制度開始發(fā)生了深刻的變化，在管理人事檔案時(shí)，必要的調(diào)整、改革是非常重要的，以便于人事檔案更好的為人事部門工作而服務(wù)。從某種程度上來講，事業(yè)單位的人力資源管理往往依賴于人事檔案的管理工作。每個(gè)事業(yè)單位的管理檔案既能表現(xiàn)出每位工作人員的表現(xiàn)情況，還能表現(xiàn)出每位工作人員的業(yè)務(wù)水平。另外，人事檔案成為事業(yè)單位調(diào)動(dòng)人員的主要依據(jù)，由此可見，人事檔案在事業(yè)單位中是一種非常重要的歷史資料。

（四）人事檔案成為用人、選人的重要依據(jù)

人事工作的根本任務(wù)就是將每位職工安排在合適的工作崗位上，真正做到人盡其才，才盡其用，使得每位職工都能在工作崗位上施展他們的才能。為此，要全面的了解每位職工，掌握每位職工的工作能力，通常情況要通過人事檔案了解以上這些內(nèi)容。無論是考察、任免，還是調(diào)動(dòng)、調(diào)整，查閱人事檔案都是不可或缺的。選拔干部時(shí)，既要考慮到能力，還要考慮到德行。通過查閱人事檔案，掌握了員工的政治思想，從“德”上審查了培養(yǎng)對(duì)象、選拔對(duì)象；與此同時(shí)，掌握一個(gè)人的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平、實(shí)踐操作能力，以便于使用人才的時(shí)候，充分發(fā)揮人才的優(yōu)點(diǎn)，真正做到揚(yáng)長避短。因此，人事檔案記錄了一個(gè)人的人生經(jīng)歷、反映出一個(gè)人的業(yè)務(wù)水平、工作實(shí)際情況以及思想道德水平，其成為用人的重要記錄。人事檔案在建設(shè)干部隊(duì)伍中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

（五）人事檔案是記載、考證個(gè)人歷史的重要憑證

人事檔案最真實(shí)的記錄了個(gè)人歷史，還記錄了個(gè)人現(xiàn)實(shí)。人事檔案將一個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷淋漓盡致的反映出來，還將個(gè)人的業(yè)績、成就也都一一呈現(xiàn)在人事檔案中。目前，人事檔案成為調(diào)動(dòng)工作、辦理退休等主要依據(jù)。人事檔案中詳細(xì)的記錄了一個(gè)人參加工作的時(shí)間、入黨的時(shí)間、入團(tuán)的時(shí)間、是否有犯罪行為、歷史遺留問題等，這樣一來，組織上便于更加全面的了員工。越來越多的干部、職工開始覺得人事檔案的作用非常大，通過利用人事檔案解決實(shí)際工作中的問題，便于人們清楚的認(rèn)識(shí)到人事檔案的作用。所以，管理好人事檔案，盡可能的將人事檔案的憑證作用都發(fā)揮出來。