朱昌花*，崔慎磊，葛榮峰

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醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用

朱昌花1*，崔慎磊1，葛榮峰2

(1.山東省莒縣中醫(yī)院，山東日照，276500；2.山東省莒縣人民醫(yī)院，山東日照，276500)

檔案是記載醫(yī)院發(fā)展歷史的原始憑證，具有高度的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著極為重要的作用。文章從醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的重要性出發(fā)，闡述醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用的重要性，分析在開發(fā)利用中出現(xiàn)的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，探索醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的有效策略，從而更好地為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理者進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)，提高醫(yī)院社會(huì)效益和管理效益，確保醫(yī)院科學(xué)健康發(fā)展。

醫(yī)院；檔案；開發(fā)利用

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院濃縮、凝固的發(fā)展歷史,是醫(yī)院發(fā)展的見證，作為醫(yī)院發(fā)展歷史的記錄，醫(yī)院檔案管理的終極目的就是開發(fā)與利用檔案信息資源，為醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展提供科學(xué)的借鑒和參考。為此，各級(jí)各類醫(yī)院要順應(yīng)新時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生體制改革發(fā)展潮流，從醫(yī)院檔案開發(fā)利用出發(fā)，認(rèn)真查找檔案開發(fā)利用中存在的問(wèn)題，做好醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用，為醫(yī)院進(jìn)一步做大做強(qiáng)提供科學(xué)的決策依據(jù)，從而確保醫(yī)院科學(xué)健康發(fā)展。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各個(gè)發(fā)展階段歷程的真實(shí)記錄，是醫(yī)院發(fā)展傳承的載體，能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)發(fā)展提供科學(xué)的參考依據(jù)。正因?yàn)榇耍t(yī)院檔案管理的核心是檔案資源的開發(fā)和利用?？梢哉f(shuō)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。這也是醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作必不可少的原因所在。醫(yī)院檔案主管部門將醫(yī)院每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的大量信息資源進(jìn)行全面系統(tǒng)地收集、整理、編纂，摘取所需要的信息進(jìn)行系統(tǒng)分析，為醫(yī)院管理層和決策者提供所需要的有效信息，從而適時(shí)調(diào)整開發(fā)方向和重點(diǎn)，超前研究預(yù)測(cè)利用需求，從而提高醫(yī)院的社會(huì)效益和管理效益。

2 制約檔案開發(fā)利用的因素

醫(yī)院檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)檔案資源開發(fā)利用的重要性，厘清開發(fā)利用中存在的制約因素，并加以科學(xué)分析：

2.1 資源相對(duì)貧乏

長(zhǎng)期以來(lái)，不少醫(yī)院重視醫(yī)療診斷與服務(wù)，看重經(jīng)濟(jì)效益，而忽略包括檔案在內(nèi)的資源管理與利用，在此思想指導(dǎo)下，醫(yī)院檔案管理制度缺失，致使醫(yī)院不少包括醫(yī)院基建檔案、醫(yī)療文書檔案、科研檔案、重大醫(yī)療活動(dòng)文字記載以及部分設(shè)備檔案在內(nèi)的資源沒有很好地納入檔案管理范疇，流失一大部分有保存利用價(jià)值的檔案資源，使得檔案館藏資源不夠豐富與齊全，造成檔案信息資源的開發(fā)和利用捉襟見肘。這也是不少醫(yī)院檔案資源無(wú)法滿足醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程的需求的原因所在。

2.2 開發(fā)利用意識(shí)不足

檔案管理工作與臨床不同，難以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，所以，不少醫(yī)院管理層對(duì)檔案的開發(fā)利用認(rèn)識(shí)不到位，長(zhǎng)期保有“重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的作用，看不到對(duì)醫(yī)院歷史發(fā)展的價(jià)值、貢獻(xiàn)和在醫(yī)院管理工作中的重要性、必要性，因此，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案開發(fā)利用，形成醫(yī)院檔案管理部門工作難以開展的局面。

2.3 開發(fā)利用淺表化

檔案資源的開發(fā)利用不是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單加工，而是科學(xué)的分析、提煉、概括。現(xiàn)階段，不少醫(yī)院檔案部門編研材料內(nèi)容單一，重文書、輕科技；重歷史、輕醫(yī)療文書；提供利用方式單調(diào)，致使不少檔案資源無(wú)人問(wèn)津，資源閑置浪費(fèi)，自然創(chuàng)造不出更多更好的效益。

2.4 設(shè)施不足，開發(fā)不夠

需要指出的是，不少醫(yī)院醫(yī)療檔案管理硬件設(shè)施投入不足，檔案管理的現(xiàn)代化只能是空中樓閣。管理層經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)投入到醫(yī)療器械、大型設(shè)備方面，在醫(yī)療檔案管理投入少之又少。一些醫(yī)院檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)閱覽室、存放室、辦公室三室齊全，不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫(kù)房面積不足，不利于檔案的長(zhǎng)久保存和方便使用。醫(yī)療檔案管理停留在手工操作原始狀態(tài)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用局限于單項(xiàng)管理，還沒有真正實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，信息資源不能共享，無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息的交叉檢索和查閱；目前來(lái)看，檔案管理軟件在利于與開發(fā)上仍然滯后于于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)發(fā)展速度，在醫(yī)院檔案信息化的開發(fā)速度比較慢，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，單一的單機(jī)版計(jì)算機(jī)醫(yī)療檔案管理也存在，并沒有迎合信息時(shí)代的發(fā)展。

2.5 信息化素養(yǎng)不高

檔案管理人員的信息化素質(zhì)直接影響到檔案的開發(fā)與利用。醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用不是簡(jiǎn)單地是對(duì)檔案的整理，而是將醫(yī)院形成的檔案通過(guò)規(guī)范的收集、整理、歸檔、編研等復(fù)雜性工作，為醫(yī)院各部門提供有效的利用服務(wù)。需要指出的是，醫(yī)院檔案管理人員在職務(wù)、年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)上參差不齊，在電腦操作水平、對(duì)待新事物的接受度上有較大不同。傳統(tǒng)檔案管理模式是由兼職檔案員收集需要?dú)w檔的材料交由檔案室進(jìn)行整理、編目；由檔案室負(fù)責(zé)查詢查檔人所需的檔案并交予其查閱。而在現(xiàn)代信息化模式下，需由兼職檔案員在網(wǎng)上進(jìn)行整理歸檔，查詢和利用。這種模式的改變，并伴隨著兼職檔案員主動(dòng)適應(yīng)性差、依從性弱、變動(dòng)頻繁、電腦操作水平差異度大等特點(diǎn)，直接影響了檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行力度。另外，即使是醫(yī)院檔案專職人員，也鮮有是檔案專業(yè)對(duì)口人員，大部分是其他專業(yè)人員通過(guò)上崗培訓(xùn)取得資格后才從事的檔案工作。而此種崗位培訓(xùn)及其繼續(xù)教育培訓(xùn)模式都較側(cè)重于理論，實(shí)踐性較弱，所以檔案人員多在實(shí)際工作中進(jìn)行實(shí)踐和探索，影響了檔案工作在專業(yè)性上的深度發(fā)展。而對(duì)于專業(yè)背景更加復(fù)雜的兼職檔案人員來(lái)說(shuō)更不言而喻。這些將影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。

3 科學(xué)開發(fā)利用醫(yī)院檔案

3.1 提升開發(fā)理念

開發(fā)利用是醫(yī)院檔案工作的最終目的，檔案管理部門要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，要破除“重管輕用”的陳規(guī)，克服“無(wú)所作為”、“不求進(jìn)取”的落后觀念，樹立超前意識(shí)，立足于出成果，出精品；醫(yī)院管理層更要高屋建瓴，加強(qiáng)對(duì)檔案信息開發(fā)利用工作的領(lǐng)導(dǎo)，在人、財(cái)、物等方面向檔案信息開發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開發(fā)利用工作能在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上開展，真正在醫(yī)院發(fā)展中起到引導(dǎo)和服務(wù)作用。

3.2 擴(kuò)大檔案資源

醫(yī)院檔案人員要盡職盡責(zé)，加強(qiáng)檔案接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的醫(yī)院檔案信息資源服務(wù)體系；檔案部門要改變檔案信息資源的分散管理體制，集中統(tǒng)一管理醫(yī)院全部檔案；要堅(jiān)持館藏檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制，努力改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面，注意加強(qiáng)與兄弟醫(yī)院檔案室的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)館際交流，資源共享，使館藏結(jié)構(gòu)越來(lái)越合理，為資源的高效開發(fā)與利用提供條件。

3.3 提升專業(yè)素養(yǎng)

檔案資源深層次開發(fā)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，醫(yī)院管理層要從戰(zhàn)略角度出發(fā)，注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高管理人員的信息技術(shù)服務(wù)水平；檔案管理人員更要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，愛崗敬業(yè)，勇于進(jìn)取，掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)，能夠有效解決檔案開發(fā)中面臨的問(wèn)題，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的深層次開發(fā)利用。

3.4 確保開發(fā)與利用軟硬件技術(shù)升級(jí)

醫(yī)院加快檔案信息化建設(shè)步伐，需要醫(yī)院決策層加大建設(shè)步伐，加大資金投入，更好的配置對(duì)應(yīng)的檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)，提高信息資源傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源的共享，通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)，構(gòu)建檔案信息共享網(wǎng)站，使信息能夠及時(shí)共享并實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。在醫(yī)療資源信息化管理上定期開展檔案信息咨詢服務(wù)，在定向、定題等方面實(shí)現(xiàn)交互式信息咨詢，并且能夠通過(guò)運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息加工和提煉，從而真正實(shí)現(xiàn)深層次的開發(fā)與利用，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫(yī)院檔案的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量；與此同時(shí)，檔案管理部門要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)，建立相應(yīng)的電子檔案管理制度，建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

3.5 做好深層次開發(fā)利用

首先做好宣傳工作，重點(diǎn)宣講檔案的價(jià)值、作用及利用效果，引導(dǎo)更多的人利用檔案；堅(jiān)持依據(jù)規(guī)章制度開展工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，做到準(zhǔn)確、迅速、主動(dòng)，以提高信息資源利用效率；拓寬收集范圍、多渠道利用；加強(qiáng)高新信息技術(shù)研究，重視現(xiàn)代信息技術(shù)的規(guī)范化，積極推進(jìn)檔案部門計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建設(shè)，為檔案信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享創(chuàng)造條件；建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務(wù)體系；經(jīng)常對(duì)檔案信息利用率進(jìn)行分析，通過(guò)信息反饋，明確每個(gè)階段的利用重點(diǎn)；建立信息銷售制度，主動(dòng)出擊、服務(wù)上門，推銷檔案信息，推廣編研成果。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，提升開發(fā)理念，擴(kuò)大檔案資源，提升專業(yè)素養(yǎng)，確保開發(fā)與利用軟硬件技術(shù)升級(jí)，做好深層次開發(fā)利用，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，確保醫(yī)院長(zhǎng)期可持續(xù)性發(fā)展，更好地服務(wù)于民生。

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Development and Utilization of Hospital Archives Information Resources

ZHU Changhua1*，CUI Shenlei1，GE Rongfeng2

(1. Juxian County Hospital of Shandong Province, Shandong Rizhao 276500, China; 2. Juxian People's Hospital of Shandong Province, Shandong Rizhao, 276500, China)

archives are the original documents that record the history of hospital development. They have a high degree of originality, authenticity and authority, and play an important role in the development of hospitals. This article from the importance of the development and utilization of the archives information resources of hospital, this hospital archives information resources development and utilization of the importance of analysis in problems in development and utilization, on this basis, to explore effective strategies of hospital archives information resources development and utilization, in order to better for hospital managers to make decisions to provide reference for improving. Hospital social benefits and management efficiency, to ensure the healthy development of hospital science.

Hospital; archives; development and utilization

朱昌花, 崔慎磊, 葛榮峰. 醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用[J]. 數(shù)碼設(shè)計(jì), 2017, 6(5): 88-89.

ZHU Changhua1, CUI Shenlei, GE Rongfeng. Development and Utilization of Hospital Archives Information Resources[J]. Peak Data Science, 2017, 6(5): 88-89.

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2017.05.036

G273.5

A

1672-9129(2017)05-0088-02

2017-01-12；

2017-02-23。

朱昌花（1983-）山東莒縣人，本科，研究方向：檔案管理。E-mail:171666879@qq.com