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        對高校教學(xué)檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

        2017-12-29 00:00:00喻潔羅小虎
        知識文庫 2017年7期

        對高校而言,教學(xué)檔案是珍貴的,因?yàn)樗怯涗涋k學(xué)過程中整個(gè)教學(xué)活動的載體,也是高校檔案管理中的核心,它是衡量一所高校教學(xué)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。所以,檔案收集工作是高校的教學(xué)檔案管理中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié),是影響整個(gè)教學(xué)檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。當(dāng)前,在各高校如火如荼進(jìn)行的本科教育審核評估中,教學(xué)管理工作的評估指標(biāo)體系里對教學(xué)檔案提出了很高的要求,教學(xué)檔案材料也成為了支撐和展示高校辦學(xué)活動中的材料,因此如何保證教學(xué)檔案材料收集的質(zhì)量和水平十分值得思考。

        1、教學(xué)檔案管理收集難度大教學(xué)檔案是日常教學(xué)過程中形成的教學(xué)行為的原始記載材料,例如實(shí)踐教學(xué)材料、課堂教學(xué)材料、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行、實(shí)驗(yàn)室管理、教學(xué)進(jìn)度記錄、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)監(jiān)督等材料,而教學(xué)檔案的多樣性就代表著歸檔時(shí)間的不同,有些檔案材料使用的是自然年度,而有些檔案材料又使用學(xué)年度,這就意味著教學(xué)檔案的種類繁瑣,范圍廣泛,而且在工作中產(chǎn)生的大部分原始材料都分散著在不同的老師手中保管,加上材料歸口的復(fù)雜性也就加大了檔案材料收集的難度。

        通常而言,高校二級系院的檔案管理人員往往由教學(xué)秘書或者其他兼職老師擔(dān)任,教學(xué)秘書的日常工作都比較瑣碎,工作繁忙,對教學(xué)檔案收集的重視度相比起其他工作就顯得不突出,更很少有精力去整理完善繁瑣的教學(xué)檔案歸檔事宜,如此一來就也容易造成教學(xué)檔案收集的拖沓。

        2、教學(xué)檔案收集重視不強(qiáng)

        長期以來,教師、領(lǐng)導(dǎo)都對教學(xué)檔案工作沒有引起高度的重視,教學(xué)檔案又有著一個(gè)長期性的形成收集過程,通常是到迎檢需要檔案時(shí)才意識到教學(xué)檔案的重要性,卻為時(shí)已晚。加之,教師對教學(xué)檔案的日常收集的意識不到位,認(rèn)識度不高,往往認(rèn)為只有科研檔案材料才需要保管,因?yàn)榕c自身科研獎(jiǎng)勵(lì)是密切相關(guān)的,其他教學(xué)材料就不需要收集存檔。同時(shí)部分二級系院領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理工作長期處于放羊狀態(tài),加之教學(xué)秘書的工作繁重,導(dǎo)致檔案收集歸檔并不順利。

        在二級系院,通常由教學(xué)秘書或者由其他兼職老師擔(dān)任檔案員,絕大部分是并不擁有檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景,這從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。對于教學(xué)檔案管理而言,不僅需要一支穩(wěn)定的隊(duì)伍,更需要一支擁有專業(yè)技能的隊(duì)伍。一般而言,教學(xué)檔案涉及到上交學(xué)校存檔和二級系院自己存檔兩部分,但通常對上交材料,二級系院的檔案管理員往往因?yàn)榻虒W(xué)工作繁忙,對工作缺乏主動性,總是等待學(xué)校上級通知,具有很大部分的臨時(shí)性和被動性。而對于二級系院收集的存檔材料,往往是全部堆入檔案室,極少進(jìn)行系統(tǒng)、分門別類的存檔,檔案室的條件有限極易造成檔案的破損,降低了檔案的后續(xù)利用率。

        鑒于以上所述的問題,對此就需要實(shí)施一些措施來重視和加強(qiáng)檔案收集工作。

        3、提高對教學(xué)檔案收集的重視意識

        一直以來,對于教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識都不重視,對教學(xué)檔案收集要求不明確,對教學(xué)檔案的收集重要性被忽略。部分教師對教學(xué)檔案存檔的界定不清楚,簡單地認(rèn)為完成了日常教學(xué)過程就行了,不需要對教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)整理歸檔;還有部分教師認(rèn)為,教學(xué)檔案利用率不高,使用效果不明顯,因此對教學(xué)檔案歸檔顯得十分拖沓。為什么教學(xué)檔案收集難?主要是思想上對這項(xiàng)工作缺乏足夠的認(rèn)識。因此,首先要提高從上到下對教學(xué)檔案收集的重視程度,樹立正確的檔案觀念,充分認(rèn)識到教學(xué)檔案在學(xué)校辦學(xué)歷史上的重要性;加大對檔案收集工作的宣傳力度,利用多種渠道展示通過積累檔案資料而產(chǎn)生的各類效益,使得教職工明白檔案的重要性,從而提高對檔案收集的認(rèn)同感。

        4、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

        教學(xué)檔案管理員是直接接觸檔案收集工作的人員,這支檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響到檔案收集工作的水平。所以,提高教學(xué)檔案員的責(zé)任感和使命感顯得尤為重要。讓每個(gè)從事檔案工作的人員熱愛檔案收集工作,做到愛崗敬業(yè),發(fā)自內(nèi)心的把檔案收集工作放在心上,及時(shí)與各檔案歸口的老師聯(lián)系,主動將教學(xué)檔案歸檔,做好相關(guān)檔案記載,避免重要材料丟失或者重要檔案沒能及時(shí)保留而造成的嚴(yán)重后果。同時(shí)提高對檔案管理人員的關(guān)心,了解工作中遇到的困難,幫助他們解決困難,特別是職稱評定難的問題。對檔案管理人員可以采取多種方式對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),比如外出培訓(xùn)、邀請檔案館業(yè)務(wù)能手舉辦講座、舉辦技能大賽等形式。讓檔案管理人員能夠在工作中樹立鑒別檔案價(jià)值的能力。當(dāng)前正處于大數(shù)據(jù)的發(fā)展時(shí)期,很多高校都在大力推廣大數(shù)據(jù)平臺,可以將檔案收集工作逐步推進(jìn)無紙化管理,這就要求管理人員具有熟練的電腦操作技能,通過開展計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能。

        5、建立檔案收集的長效機(jī)制

        高等學(xué)校的教學(xué)檔案工作因涉及的部門繁雜,根據(jù)業(yè)務(wù)歸屬,二級系院的檔案室是學(xué)校檔案室的分支,而教務(wù)處又分管著教學(xué)工作,教學(xué)檔案的產(chǎn)生很大程度上與教務(wù)處相關(guān),但是在實(shí)際工作中的行政劃分,二級系院的檔案室和二級系院的管理人員又直接歸屬于二級系院的管理范疇,這就意味著二級系院的檔案室具有雙重屬性,因此在二級系院檔案管理制度的制定上,應(yīng)該結(jié)合其特性,征集各方意見,制

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