【摘要】在信息時(shí)代的文秘工作以及檔案管理工作開展過程中，要基于實(shí)際開展，對二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行探究，了解二者存在的內(nèi)在聯(lián)系，再通過各種信息手段對其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，只有這樣才可以有效地提升檔案工作以及文秘工作的整體質(zhì)量。本文主要探究了信息時(shí)代文秘工作以及檔案管理工作的內(nèi)在聯(lián)系，希望可以為相關(guān)研究提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；文秘工作；檔案管理；關(guān)聯(lián)性

【中圖分類號】G277 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

文秘工作在開展過程中與檔案管理有著一定的內(nèi)在關(guān)系，二者具有一定的關(guān)聯(lián)性，如何在信息時(shí)代探究二者的關(guān)聯(lián)性，提升其整體工作效率與質(zhì)量，是本文主要探究的問題。

一、文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系

現(xiàn)階段我國企業(yè)的經(jīng)營管理模式逐漸呈現(xiàn)國際化的發(fā)展趨勢，在進(jìn)行文秘崗位設(shè)置的過程中，主要是將其作為單位管理以及基層執(zhí)行的中間者，文秘工作對于整個(gè)單位相關(guān)決策的傳達(dá)以及文件檔案的管理有著重要的作用。檔案管理在實(shí)踐中，主要就是對相關(guān)部門的文件以及資料進(jìn)行存檔管理以及維護(hù)，在工作內(nèi)容上來說，檔案管理與文秘工作有著一定的內(nèi)在聯(lián)系，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作對于今后相關(guān)工作的開展可以起到一定的積極作用。因此，在信息時(shí)代要將文秘工作與檔案管理工作融合起來，通過二者的共同發(fā)展，提升企業(yè)單位人力資源等相關(guān)內(nèi)容的過多投入，降低企業(yè)相關(guān)資金的支出費(fèi)用，同時(shí)可以有效提升整體的工作質(zhì)量以及效率。

二、基于信息時(shí)代下提高文秘工作與檔案管理的一些建議

文秘工作與檔案管理的一體化發(fā)展雖然可以有效提升整體的工作質(zhì)量與效率，但是在實(shí)踐中，企業(yè)單位在進(jìn)行文檔一體化執(zhí)行過程中還是存在一定的弊端，在實(shí)踐過程中缺乏基本的科學(xué)性、客觀性以及合理性，導(dǎo)致各種工作問題頻發(fā)。對此下面我們針對存在的問題，提出了幾點(diǎn)可行性建議。

（一）提高信息時(shí)代文秘人員自身的整體思想意識

大部分文秘工作人員認(rèn)為其工作內(nèi)容與檔案管理并沒有關(guān)系，其工作范圍就是各種公文的整理以及管理等。對此企業(yè)要轉(zhuǎn)變文秘人員自身的思想觀念，要明確文秘工作與檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系，對文秘工作的具體范圍進(jìn)行明確，使工作人員形成一個(gè)自覺的管理意識；在對相關(guān)工作文件進(jìn)行處理的過程中，要遵循既定的工作規(guī)定，對公文或者檔案進(jìn)行存檔的過程中要依據(jù)科學(xué)的方式與手段，在根本上做好檔案的管理工作，進(jìn)而為今后檔案的管理工作開展奠定

基礎(chǔ)。

（二）提高信息時(shí)代文秘人員自身的工作技能

文秘工作在操作過程中具有一定的綜合性以及繁瑣性，其工作范圍相對較廣，工作內(nèi)容相對較為冗雜，對此文秘工作在進(jìn)行檔案管理中，要對相關(guān)文件的具體內(nèi)容以及類別進(jìn)行區(qū)分，要避免遺漏、重復(fù)等問題的出現(xiàn)，根據(jù)檔案的價(jià)值與利用率對其進(jìn)行系統(tǒng)的甄別，要提升文秘工作人員的檔案管理技巧以及能力。

（1）建立完善的電子檔案資料自動(dòng)化管理

企業(yè)要基于信息時(shí)代背景，構(gòu)建系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，通過文秘人員的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)各種文件以及檔案的自動(dòng)化管理，可以將各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，對其進(jìn)行上傳、收集以及整理，避免各種資料以及檔案的混亂以及缺失問題的出現(xiàn)。

（2）構(gòu)建系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺

在信息時(shí)代，企業(yè)可以通過構(gòu)建系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，提升對檔案的使用以及管理，通過信息資源共享的形式，提升檔案的利用率，避免各種重要信息的丟失以及無法使用，提升檔案資源的整體利用率。

（3）開展各種文秘工作人員的技術(shù)培訓(xùn)

在信息時(shí)代背景下，信息具有更新性以及發(fā)展性，對此企業(yè)要對秘書工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)的掌握能力以及應(yīng)用能力，進(jìn)而為檔案管理以及文秘工作的開展提供各種技術(shù)支持。

（三）提高檔案管理軟件的安全性

在信息時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給文秘工作的檔案管理工作開展帶來一定的便捷性，但是各種網(wǎng)絡(luò)安全問題的頻發(fā)，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了一定的安全隱患。例如，相關(guān)秘書工作人員在進(jìn)行計(jì)算機(jī)的使用過程中，會因?yàn)殡娔X病毒的感染、操作不規(guī)范等問題，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的泄密，這給企業(yè)帶來了一定的損失，對此，企業(yè)要通過各種方式手段，提升企業(yè)檔案管理軟件的整體安全性。具體可以做到以下幾點(diǎn)：

第一，在相關(guān)文秘人員工作過程中，要提升對計(jì)算機(jī)安全問題的重視，盡量通過各種安全性軟件操作，這樣才可以提升其整體的安全性；第二，相關(guān)文秘工作人員在開展檔案管理工作過程中，要避免與外網(wǎng)進(jìn)行鏈接，避免各種安全問題的出現(xiàn)，降低黑客的入侵，提升整體的工作安全性。第三，在開展相關(guān)檔案管理工作的過程中，要明確具體的使用權(quán)限，要根據(jù)具體的工作內(nèi)容劃分使用范圍，對于其他工作使用要通過正規(guī)的程序進(jìn)行申請。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代開展文秘工作與檔案管理，要明確二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，通過各種基礎(chǔ)問題開展，提升相關(guān)工作人員自身的安全意識能力，進(jìn)而保障信息技術(shù)使用的安全性，提升整體工作的質(zhì)量與效率，為企業(yè)的核心競爭能力提升與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介：王磊，1971年生，山東濟(jì)南人，本科學(xué)歷，副研究館員，研究方向：檔案文秘。

（編輯：龍賢東）