◎林龍霞

如何構(gòu)建重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系

◎林龍霞

只有規(guī)范化的管理檔案收集和整理、歸檔和移交，才能夠保障更為高效的項(xiàng)目檔案管理工作?；诖耍恼抡撌隽巳绾螛?gòu)建重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理體系。

建設(shè)工程重要的一部分組成、驗(yàn)收建設(shè)工程質(zhì)量的重要依據(jù)即工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。由于重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目涉及極廣，因此會(huì)產(chǎn)生種類繁多和數(shù)量龐大的工程檔案，怎樣建設(shè)檔案管理檔案體系是相關(guān)人員需要思考的問題。

相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建

針對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，國家制定了相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、出臺(tái)了相關(guān)規(guī)范性文件，起到了一定的指引和規(guī)范作用。但在實(shí)際應(yīng)用和執(zhí)行這一些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范時(shí)，因有眾多的參建單位，涉及極廣泛的專業(yè)，建設(shè)周期較短，而當(dāng)前的出臺(tái)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范又無法將當(dāng)前的檔案管理問題全部解決，所以建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)已制定和出臺(tái)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)性文件，同自身建設(shè)的具體情況相結(jié)合，采取更有針對(duì)性的檔案管理方針。并明確規(guī)定工程竣工檔案的歸檔方式和歸檔時(shí)間、歸檔要求和歸檔套數(shù)、歸檔范圍和歸檔依據(jù)、移交方式和驗(yàn)收方式，這樣能夠更為規(guī)范地管理項(xiàng)目竣工的檔案資料，從而給參建單位提供一定的參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。

在建設(shè)重點(diǎn)工程時(shí)，很多參建單位只注重工程實(shí)施的進(jìn)度以及項(xiàng)目的資金情況，而沒有重視檔案工作，因此在施工中沒有安排專人收集以及整理檔案資料。當(dāng)工程竣工時(shí)，其無法將竣工檔案資料移交給建設(shè)單位，從而無法保障準(zhǔn)確和完整以及齊全的工程檔案，致使許多重要檔案資料流失。針對(duì)以上問題，檔案管理部門在對(duì)工程竣工檔案管理的條款進(jìn)行制定時(shí)，應(yīng)在合同管理當(dāng)中納入工程檔案管理，并嚴(yán)格地對(duì)懲罰措施以及歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行要求。與此同時(shí)，應(yīng)要求工程決算時(shí)有檔案管理部門的負(fù)責(zé)人員簽字，假如檔案管理部門的負(fù)責(zé)人沒有驗(yàn)收工程竣工檔案，那么財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)放棄給予決算的打算。

相關(guān)管理體制的構(gòu)建

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的參與單位眾多，包括監(jiān)理單位和施工單位以及設(shè)計(jì)單位，由于工程檔案有極為廣泛的來源，所以在檔案管理工作上，項(xiàng)目建設(shè)參與的各單位有明顯差異存在。較多建設(shè)單位因沒有將檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)建立起來，因此無法對(duì)參建單位的檔案工作實(shí)行檢查和跟蹤指導(dǎo)，也無法監(jiān)控整體的工程檔案，導(dǎo)致工程檔案資料的歸檔和立卷、整理和收集無法同步于工程建設(shè)，不能保障規(guī)范和齊全以及完整的竣工檔案。

為了確保更為準(zhǔn)確和完整的工程檔案，確保案卷質(zhì)量同相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符，檔案管理部門的人員應(yīng)強(qiáng)化管理，將完善的工程檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)建立起來，制定檔案管理工作的責(zé)任制，明確各部門和人員的責(zé)任。作為總工程師和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮自身的監(jiān)督作用和組織協(xié)調(diào)作用；作為工程技術(shù)人員，應(yīng)同每個(gè)部門的管理資料人員配合，做好收集整理工程技術(shù)資料的工作，并移交歸檔到檔案管理部門；作為檔案管理部門，應(yīng)負(fù)責(zé)給工程檔案進(jìn)行分類和編目。此外，不管是施工單位和監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和勘察單位都應(yīng)將自身范圍內(nèi)的檔案工程管理工作做好，保證工程檔案的質(zhì)量。

通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)，檔案管理部門可針對(duì)檔案管理工程給參建單位進(jìn)行定期指導(dǎo)以及監(jiān)督，向參建單位的檔案管理人員以及工程技術(shù)人員發(fā)放相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，并通過培訓(xùn)以及召開會(huì)議等方式，將監(jiān)理單位以及施工單位的檔案工作職責(zé)明確下來，讓參建單位正確認(rèn)識(shí)檔案管理這一工作。

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施及管理系統(tǒng)的構(gòu)建

設(shè)施建設(shè)和基本設(shè)備以及檔案庫房建設(shè)都包括在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)當(dāng)中，重點(diǎn)工程項(xiàng)目構(gòu)建檔案管理體系的必要條件即基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。因此檔案管理部門應(yīng)通過調(diào)查得出數(shù)據(jù)，并以此為依據(jù)對(duì)科學(xué)合理的檔案庫房進(jìn)行設(shè)計(jì)。在進(jìn)行選址時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：不能用到水噴淋滅火系統(tǒng)的消防聯(lián)防裝置；給水管道和排水管道不能從庫區(qū)穿過。此外，站在檔案庫房的安全角度以及防火防光角度考慮，應(yīng)將防火防盜門安裝到庫房中。還有，假如建設(shè)單位有足夠的條件，可將檔案密集架安裝到檔案庫房，確?？臻g得到最大限度、最合理化的利用。在建設(shè)硬件設(shè)施設(shè)施時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)加濕器和空調(diào)、防盜報(bào)警設(shè)備和庫房溫濕度控制設(shè)備進(jìn)行配備。與此同時(shí)，為了更好地進(jìn)行現(xiàn)代化管理，應(yīng)采購一些必要的硬件設(shè)施。

現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)即管理系統(tǒng)建設(shè)，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化的檔案資料管理已成為必然趨勢(shì)。所以，檔案管理部門應(yīng)同自身檔案管理工作的程序和工作特點(diǎn)、基本模式和信息需求以及檔案分類情況相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案整編和檔案接收、檔案鑒定和檔案編研、檔案庫房管理和檔案跟蹤管理，這樣才能不斷地提升檔案管理的水平。

人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)

要以人為本，把人才隊(duì)伍的建設(shè)、人才素質(zhì)的提高放在首要位置，不斷地使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及政治素質(zhì)提高，只有這樣才能夠保障工程項(xiàng)目的檔案質(zhì)量。因重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理，要把門類不同、專業(yè)不同、載體不同、單位不同的技術(shù)工程資料組合成為便于查詢且能夠緊密聯(lián)系的工程竣工檔案，因此對(duì)專業(yè)人才提出的要求較高，要求其不僅要掌握一定的系統(tǒng)控制知識(shí)，還要有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)。所以，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)專業(yè)結(jié)構(gòu)對(duì)應(yīng)用型管理人才進(jìn)行選拔以及配置。另外，為了能夠讓檔案管理工作同步于工程建設(shè)，同步于工程竣工驗(yàn)收，不斷地使檔案管理人員和工程技術(shù)人員的檔案管理編制水平和移交水平提升，管理者應(yīng)組織檔案管理的培訓(xùn)班，并針對(duì)性的給檔案資料管理人員實(shí)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其明確項(xiàng)目工程竣工檔案的具體內(nèi)容和歸檔范圍以及技術(shù)要求，從而更為規(guī)范的開展項(xiàng)目工程建設(shè)的檔案管理工作。特別是要通過培訓(xùn)的模式，讓相關(guān)的檔案管理人員將竣工檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收時(shí)間以及驗(yàn)收步驟掌握，并不斷地提升自身的專業(yè)技術(shù)水平以及業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有這樣才能夠保障檔案管理工作的整體水平。

工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量保障即項(xiàng)目的檔案管理，項(xiàng)目的檔案管理能夠直接影響到工程項(xiàng)目的竣工和運(yùn)行，因此相關(guān)人員要引起足夠的重視，才能夠提升檔案管理的整體水平和質(zhì)量。

（作者單位：福建柘榮經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)）