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        合并單元格后 如何高效處理已有數(shù)據(jù)

        2017-12-27 19:32:11俞木發(fā)
        電腦愛好者 2017年23期
        關(guān)鍵詞:銷售部單元格姓名

        俞木發(fā)

        為了美觀或出于其他各種需要,很多朋友喜歡在Excel中添加合并單元格。但Excel中合并單元格作為一個整體,在進(jìn)行日常求和、填充序號等操作時,會帶來極大的不便。那么,如何才能在合并單元格的同時,對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理呢?

        1. 求和不走尋常路

        我們經(jīng)常在Excel中使用SUM函數(shù)對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。但是,如果求和的數(shù)據(jù)位于合并單元格中,需要對SUM函數(shù)進(jìn)行變通才能實現(xiàn)正確求和。比如對于如圖的銷售額求和,由于每個銷售部銷售的產(chǎn)品種類不同,傳統(tǒng)SUM函數(shù)就無法直接填充完成統(tǒng)計(圖1)。

        對于這類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計,我們可以使用SUM函數(shù)相減的方法實現(xiàn)。選中D2:D11填充區(qū)域,接著定位到D2單元格,輸入公式“=SUM(C2:C11)-SUM(D3:D11)”,然后按下Ctrl+Enter鍵填充,即可完成這類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(圖2)。

        公式解釋:

        因為合并單元格實際上保留的只是第一個單元格的數(shù)據(jù),因此對于第一個合并單元格的數(shù)據(jù)實際上是C2:C11總和-D3:D11的和。這里公式中對計算區(qū)域的引用是相對引用,這樣當(dāng)按下Ctrl+Enter鍵復(fù)制填充后,引用的數(shù)據(jù)區(qū)域會根據(jù)合并單元格左上角第一個單元格的地址進(jìn)行相應(yīng)移動,從而實現(xiàn)對合并單元格數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確統(tǒng)計。

        2. 序號添加不求人

        為了數(shù)據(jù)的排序更為直觀,很多時候我們需要對合并單元格添加序號。比如上例,需要將1至4填充到對應(yīng)的銷售部中,但是合并單元格是一個整體,如果直接填充序號并不能將各銷售部實現(xiàn)精確的排序(圖3)。

        因為序號是依次增加的,并且每次都是增加1,所以可以用上一個序號加上1來得到合并單元格的序號。這里可以使用MAX函數(shù)填充。同上先選中A2:A11區(qū)域,接著在A2輸入公式“=MAX(A$1:A1)+1”,同上按下Ctrl+Enter鍵填充即可(圖4)。

        公式解釋:

        這里A$1表示絕對引用,即始終以A1作為起始引用位置,后一個A1則為相對引用,這樣在使用Ctrl+Enter鍵向下填充的時候,公式會自動引用下方的合并單元格,并且根據(jù)序號的特點(diǎn)依次加1。

        3. 數(shù)據(jù)填充不鬧心

        很多時候我們需要將數(shù)據(jù)填充到合并單元格中,比如某學(xué)校理科班已經(jīng)有學(xué)生姓名數(shù)據(jù),為了方便對學(xué)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計,現(xiàn)在需要將學(xué)生姓名依次填充到A列合并單元格中(圖5)。對于這類數(shù)據(jù)填充到合并單元格的操作,可以借助OFFSET嵌套COUNT函數(shù)完成。

        操作同上類似,先選中A2:A19區(qū)域,在A2輸入公式“=OFFSET($E$1,COUNTA($A$1:A1),)”,然后向下填充即可。當(dāng)然,如果這里合并單元格的數(shù)目不同(比如科目數(shù)量不同),那就需要先選中填充區(qū)域,再使用Ctrl+Enter鍵填充(圖6)。

        公式解釋:

        這里先使用COUNTA函數(shù)對A列不為空的單元格進(jìn)行計數(shù),然后OFFSET函數(shù)根據(jù)COUNTA函數(shù)的統(tǒng)計結(jié)果,由$E$1往下偏移取數(shù)。這里$A$1使用絕對引用將其作為固定的起點(diǎn),A1作為相對終點(diǎn)(使用相對引用),公式下拉后,相對終點(diǎn)的位置就不斷向上一單元格延伸作為引用對象,即不斷引用從E2開始的姓名數(shù)據(jù)填充到合并單元格中。

        4. 恢復(fù)真身 數(shù)據(jù)統(tǒng)計更高效

        從上述介紹可以看到,在Excel的統(tǒng)計中如果包含合并單元格,會給我們的日常操作帶來極大的不便,導(dǎo)致很多日常函數(shù)無法直接使用。因此要讓數(shù)據(jù)統(tǒng)計更高效,我們就可以取消單元格的合并,讓其恢復(fù)真身。比如對于下面的數(shù)據(jù),現(xiàn)在需要將合并單元格的“單價”數(shù)據(jù)取消合并并自動填充到原來的單元格(圖7)。

        選中E2:E11,點(diǎn)擊“開始→合并后居中”,取消原來所有的合并單元格,但是這樣會留下很多空白的單元格。按下F5鍵,在打開的窗口點(diǎn)擊“定位條件→空值”。這樣原來取消合并后空值的單元格會被全部選中,定位到E3輸入公式“=E2”,使用Ctrl+Enter鍵填充,這樣單價內(nèi)容會自動填充到對應(yīng)的單元格中?,F(xiàn)在,銷售額的統(tǒng)計就可以直接利用D2*E2公式進(jìn)行準(zhǔn)確計算了(圖8)。

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