文/周趙晶，中國國際人才市場牡丹江市場

人事檔案的分類審核整理探討

文/周趙晶，中國國際人才市場牡丹江市場

干部檔案管理是檔案管理工作人員的一項基本工作,由于有些單位對干部檔案管理沒有規(guī)范化,導(dǎo)致出現(xiàn)很多問題,例如信息泄露、干部檔案管理錯亂,檔案內(nèi)容丟失等等。因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關(guān)系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。

人事檔案；審核整理；問題；解決措施

精準(zhǔn)、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風(fēng)、最高學(xué)歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。由于我國現(xiàn)階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認(rèn)真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準(zhǔn)性進行有效維護，使認(rèn)識檔案作用得以充分發(fā)揮。

1 整理人事檔案時所存在的主要問題

1.1 檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應(yīng)有的開發(fā)。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。因為人事檔案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應(yīng)。

1.2 當(dāng)前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符?！度耸聶n案整理細(xì)則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應(yīng)留有2.5cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預(yù)留2.5cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學(xué)歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

1.3 人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復(fù)印時，必須全部拆開材料，由此反復(fù)拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

2 人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

2.1 人事檔案的審核工作是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項進行檔案的審核，認(rèn)真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責(zé)，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責(zé)任感。在審核中還要進行細(xì)節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。

2.2 完整的進行個人檔案的收集工作。個人檔案的內(nèi)容比較復(fù)雜，從就學(xué)到就業(yè)的過程中都有細(xì)致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學(xué)習(xí)和工作階段進行完整性的工作。在學(xué)校就學(xué)期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進行收集，學(xué)生每學(xué)期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學(xué)期的學(xué)習(xí)總結(jié)等。對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進行，例如黨政機關(guān)的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現(xiàn)等進行檔案收集工作。當(dāng)然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細(xì)心的工作態(tài)度即可。

2.3 鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。在審核過程中注意查看每個時期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關(guān)責(zé)任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復(fù)，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構(gòu)的信任缺失。

2.4 在對人事檔案進行整理時應(yīng)該做到分類準(zhǔn)確、審核無誤。在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應(yīng)該注意對檔案資料及其內(nèi)容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準(zhǔn)確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計材料；d.學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。e.政審材料；f.黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料；g.表彰獎勵材料；h.涉法違紀(jì)材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；出國（境）材料；人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。

3 結(jié)語

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

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