文/張宇昆，孝義市市鄉(xiāng)公路養(yǎng)護(hù)管理中心

淺談交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中的信息化建設(shè)

文/張宇昆，孝義市市鄉(xiāng)公路養(yǎng)護(hù)管理中心

從某種程度上講，交通檔案屬于交通事業(yè)中的重要組成部分，其管理工作水平的高低直接關(guān)系到交通事業(yè)的發(fā)展。檔案管理向信息化發(fā)展,是時(shí)代的必然,信息化技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。因此，在新形勢(shì)下，我們必須抓住機(jī)遇,勇于挑戰(zhàn)，借助信息化技術(shù)強(qiáng)化交通檔案管理。

人員素質(zhì)；信息化建設(shè)；檔案管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化時(shí)代應(yīng)運(yùn)而來(lái)。近年來(lái)，檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、傳遞和管理，以其方便快捷的方式，服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于民生。

1 交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

交通運(yùn)輸部門(mén)檔案的信息化建設(shè)，積極推進(jìn)了交通檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加快了交通檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化步伐，同時(shí)建立起了交通運(yùn)輸檔案信息化的一整套完備的安全機(jī)制。在這種情況下，社會(huì)信息的輸送、保存等環(huán)節(jié)為了適應(yīng)信息量的迅速增多，需要作出相應(yīng)的調(diào)節(jié)與適應(yīng)。

如今，信息化的檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案檢索的立體化。檔案管理應(yīng)用了音像技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等，在很大程度上改變了傳統(tǒng)的人力收集、記錄、查找信息的方式，提高了信息收集的效率。而且，因?yàn)殡娮訖n案可以聽(tīng)、可以觀，有利于立體知覺(jué)的建立。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類(lèi)，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

2 交通運(yùn)輸部門(mén)檔案信息化管理中存在的主要問(wèn)題

由于交通檔案管理工作自身的復(fù)雜性，管理部門(mén)的工作人員短缺，檔案管理意識(shí)比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視。

由于進(jìn)行檔案管理的工作人員很難從內(nèi)心真正重視檔案管理的相關(guān)工作，并且專(zhuān)業(yè)水平不高，因此在一定程度上就導(dǎo)致了交通檔案管理信息化水平的低下。檔案管理的工作人員中有很少是經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)后才工作的，他們中的大多數(shù)在日常工作中，只是對(duì)相關(guān)的工作步驟加以模仿，并借鑒其他工作人員的檔案管理工作模式，這就造成經(jīng)過(guò)他們整理的檔案存在很多的個(gè)人因素，缺少真正的實(shí)用性，檔案質(zhì)量相對(duì)較低。檔案管理中由于自身機(jī)構(gòu)的不規(guī)范和不完善，造成檔案管理工作的分工比較模糊，往往是由同一個(gè)工作人員進(jìn)行不同的工作步驟，這就導(dǎo)致檔案管理工作在核算、創(chuàng)收和分配工作中沒(méi)有統(tǒng)一的管理理念的制約，并且執(zhí)行的規(guī)章制度也不統(tǒng)一，檔案管理部門(mén)缺少真正的高素質(zhì)人才。由于信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作只有經(jīng)過(guò)一系列的變革之后才能跟得上步驟，傳統(tǒng)的管理方法和手段都難適應(yīng)信息化的管理要求，所以成了如今檔案資料管理水平低下的現(xiàn)狀，因此我們要提高自身綜合素質(zhì)來(lái)改變這一現(xiàn)狀。

3 加強(qiáng)交通運(yùn)輸部的檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 建立完善檔案管理制度

一是立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求；二是檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施；三是檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求；四是檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)；五是檔案人員崗位責(zé)任制，明確劃分工作人員的職權(quán)范圍，主要包括檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。

3.2 認(rèn)真解決檔案電子文件的保存問(wèn)題

目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要進(jìn)行復(fù)制備份，電腦也應(yīng)定期進(jìn)行殺毒和軟件更新，防止電子信息丟失。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

3.3 大力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

搞好檔案信息化建設(shè)必須不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是檔案信息化成功之本。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識(shí)，具有全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要的作用。

3.4 切實(shí)加大資金投入

交通檔案信息化建設(shè)需要完成大量的基礎(chǔ)工作，需要配備及更新硬件設(shè)施，需要投入大量的資金。只有每年的資金投入與檔案信息建設(shè)任務(wù)相匹配，才能支撐系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)全球一體化發(fā)展形勢(shì)下，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，是改善交通狀況、提高交通運(yùn)輸管理水平的重大舉措。我們要與時(shí)俱進(jìn)，順勢(shì)而為，借力信息化建設(shè)，推動(dòng)交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理和交通運(yùn)輸事業(yè)快速發(fā)展。

[1]張二莉,檔案信息化建設(shè)的重要性[J],華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào),2011.

[2]吳華玉,基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D],北京交通大學(xué),2009.

[3]張學(xué)富,如何加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)一步完善[J],魅力中國(guó),2013.