文/王瑞軍，孝義市城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì)

事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

文/王瑞軍，孝義市城市管理綜合執(zhí)法大隊(duì)

作為單位管理的重要內(nèi)容，檔案管理近些年來也逐漸受到關(guān)注，目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在我國(guó)有較高普及，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化階段，檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)行及發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理效率直接關(guān)系著事業(yè)單位總體運(yùn)行效率，而現(xiàn)代化方式的有效利用，促進(jìn)檔案管理自動(dòng)化水平的提升，具有良好的應(yīng)用效果。簡(jiǎn)要分析事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義，探討了現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的利用，并提出了提高事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的措施，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化的理念不斷的融入到各行各業(yè)中，而相關(guān)的事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)也將現(xiàn)代化的途徑應(yīng)用到其中，通過現(xiàn)代化的運(yùn)行方式來完成檔案的采集、歸檔以及管理是現(xiàn)階段事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展的基礎(chǔ)，也是相關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展檔案管理過程中的必然要求。特別是在現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及率如此高的今天，更要利用電腦的途徑來實(shí)現(xiàn)文件的傳輸和歸檔等，通過信息化的手段進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理不僅為檔案的管理人員提供了契機(jī)，也給檔案管理工作帶了一定的難度。

1 事業(yè)單位檔案管理利用現(xiàn)代化方式的重要意義

在事業(yè)單位檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)檔案管理人員的需求量較大，并且整體檔案管理工作任務(wù)量較大，事業(yè)單位檔案種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，此種模式下事業(yè)單位檔案管理效率較低，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序開展。并且傳統(tǒng)人工檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案的建立、查詢以及檢索程序繁瑣，難以取得理想的檔案管理質(zhì)量和效果。

傳統(tǒng)檔案管理模式所針對(duì)的是紙質(zhì)檔案，在檔案保管的過程中，紙質(zhì)檔案往往需要較大的保管空間，在檔案信息的查詢和調(diào)取上費(fèi)時(shí)費(fèi)力，存在諸多不便。因此事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式比較繁瑣，檔案管理周期較長(zhǎng)，并且檔案管理效率有限。利用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時(shí)，也減小了檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，有利于工作質(zhì)量的提升?，F(xiàn)代化管理讓事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化方式，有利于促進(jìn)單位管理工作的升級(jí)。

2 現(xiàn)代化方法在事業(yè)單位檔案管理中的利用

2.1 庫(kù)房管理時(shí)信息化理念的融入

2.1.1 建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

現(xiàn)階段是一個(gè)信息化極強(qiáng)的時(shí)代，信息化的途徑已經(jīng)充分的融入到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，這一現(xiàn)代化的運(yùn)行方式也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理形成了沖擊，所以，在檔案管理過程中要不斷地突破傳統(tǒng)，將現(xiàn)代化的方式融入到管理內(nèi)容中。而事業(yè)單位要想自身的發(fā)展?jié)M足時(shí)代發(fā)展的需求，就要通過建設(shè)局域網(wǎng)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)資源的共享，這樣就可以使得檔案資料通過現(xiàn)代化的方式實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為科室間對(duì)檔案信息的需要和檔案管理科室所提供的檔案信息架起一個(gè)堅(jiān)實(shí)的橋梁，在這一過程中可以使得科室間對(duì)于檔案的需求最大程度的得到滿足，并且也使得檔案管理的工作效率大大的提升。

2.1.2 通過媒體科技，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文檔

首先，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)時(shí)，就要做好提前的計(jì)劃，比如把握好數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)建設(shè)的規(guī)范化以及科學(xué)化，其次就是要通過多媒體的優(yōu)勢(shì)，利用圖像、活動(dòng)影像、靜態(tài)圖片、聲音或是文字等來對(duì)檔案的管理形成統(tǒng)一性和集成化，而后還可以利用光盤存儲(chǔ)具有的對(duì)原文件檢索性能、讀寫速率快以及容量大等特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為應(yīng)用電子文檔來實(shí)現(xiàn)檔案的整合、記錄或是歸檔等步驟，通過這樣的方式可以使得檔案管理的效率大大的提升，并且也可直接的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行下載、檢索以及查詢。這些都是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理中的優(yōu)勢(shì)和便利。

2.2 促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化

事業(yè)單位檔案管理和社會(huì)的發(fā)展密切相關(guān)，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理不僅僅是促進(jìn)事業(yè)單位本身的發(fā)展，而且是能夠促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種不可再生的信息資源。在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展中，我們需要促進(jìn)檔案管理市場(chǎng)化運(yùn)作，這樣不僅僅能夠保證檔案管理的價(jià)值得到有效的開發(fā)和利用，而且還能夠培養(yǎng)大眾和事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案管理的重視。

2.3 檔案管理輔助業(yè)務(wù)中的利用

檔案管理工作內(nèi)容具有復(fù)雜性和多樣性，尤其是還包含檔案的收集與整理、鑒定與保管、利用與統(tǒng)計(jì)分析等輔助性工作，在檔案管理過程中往往會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，有待進(jìn)一步處理。而現(xiàn)代化方式的有效利用，能夠?qū)n案管理過程中的相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)化處理，提高檔案輔助性工作的質(zhì)量和效率，減輕檔案管理人員的工作任務(wù)量，有針對(duì)性的對(duì)事業(yè)單位檔案的借閱與歸還進(jìn)行科學(xué)化統(tǒng)計(jì)，便于事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)和利用。

2.4 利用電子存儲(chǔ)技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案向無紙化發(fā)展。

現(xiàn)代化管理的標(biāo)志就是無紙化操作，檔案管理也是如此，事業(yè)單位應(yīng)該積極建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)影像、文字以及圖片資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，強(qiáng)化信息讀取速度，強(qiáng)化管理力度，落實(shí)管理責(zé)任制，確保檔案現(xiàn)代化能夠真正被落實(shí)下去。

2.5 建立并完善事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

目前我們所處的時(shí)代是現(xiàn)代化的信息時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該抓住這次發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理逐漸的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化信息技術(shù)保存。這樣不僅僅能夠保證事業(yè)單位檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行，提高檔案資源的共享率，以及檔案資源管理的利用效率，而且還能有效的對(duì)信息資源進(jìn)行管理，防止資源在管理額過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

3 提高事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的措施

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

目前，我國(guó)又很多的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的模式存在著不重視的情況，同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)所采取的措施及運(yùn)用的管理觀念十分傳統(tǒng)與落后。對(duì)此，隨著科學(xué)信息時(shí)代的發(fā)展，相關(guān)的事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中需要改變傳統(tǒng)的管理觀念，與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合，通過不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新來有效的應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念與手段。同時(shí)需要針對(duì)實(shí)際的情況相關(guān)的軟件對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的整理與分類，由此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，進(jìn)而在檔案管理的過程中能夠有效的提升工作的效率，加強(qiáng)檔案管理的水平。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式，需要有一個(gè)十分明確的標(biāo)準(zhǔn)，由此就在檔案管理的過程中實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。現(xiàn)代化的管理需要相關(guān)科學(xué)技術(shù)以及現(xiàn)代化管理理念的支撐，對(duì)此在現(xiàn)代化的檔案管理的過程中需要制定出一套相對(duì)完整、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，同時(shí)將標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念融入到現(xiàn)代化的管理工作中。此外，對(duì)于某些在實(shí)際管理過程中沒有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的單位，需要對(duì)其依據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與制度進(jìn)行嚴(yán)格、嚴(yán)肅的處罰，由此來有效的避免發(fā)生類似的事故，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 完善相關(guān)工作的環(huán)境

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的管理過程中，需要依據(jù)自身的實(shí)際情況來建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，從而就能夠方便相關(guān)的部門借助這個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)更加方便的傳輸資料，實(shí)現(xiàn)資源的共享。之后，在通過檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一、有效的整理、歸類以及保存等工作。這種檔案管理工作的模式能夠有效的確保檔案管理的及時(shí)性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，有效的提升事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量。

4 結(jié)語

對(duì)于事業(yè)單位而言，進(jìn)行檔案管理工作對(duì)于其發(fā)展有著十分重要的意義。對(duì)此，開展檔案管理信息化能夠依據(jù)自身的實(shí)際情況，有效的減輕相關(guān)管理工作人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)，有效的提升整個(gè)檔案管理工作的工作效率，增加管理工作的效果與質(zhì)量。

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