文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

人力資源檔案管理現(xiàn)狀及改善對策

文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

隨著計算機和網(wǎng)絡的發(fā)展，人力資源檔案管理經(jīng)歷了多年的經(jīng)驗積累，其人力資源檔案管理的模式已經(jīng)初具規(guī)模，但如何讓人力資源檔案管理，在人才交流和利用中，如何發(fā)揮更大的作用，還有許多工作需要認真探討。本文則在關(guān)于人力資源檔案管理現(xiàn)狀分析的基礎上，探討其改善對策。

人力資源；檔案管理；改善對策

人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設，提高人力資源檔案應用價值。

1 人力資源檔案管理現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)單位不夠重視

在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對人力資源檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國企業(yè)中仍然存在，因為他們認為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被盜取，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發(fā)生，嚴重時甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問題。也是職員沒有了個人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴重的問題。

1.2 人力資源檔案管理的水平與手段不足

人力資源檔案管理的水平與手段，現(xiàn)在，一些單位還存在許多問題，主要是專業(yè)的技術(shù)管理人員少，大部分從事檔案管理的人員，沒有專業(yè)的技術(shù)知識，只是按照自己的想法，隨心所欲的工作，因此，在人力資源檔案管理方面，既不能對人力資源檔案工作重視，也不能有效地管理檔案。尤其是還有很多人員是兼職，他們不能對檔案的管理投入足夠的精力，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量，同時也影響了對人力資源檔案的利用。

1.3 人力資源檔案材料不完整、歸檔不及時

人力資源檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評)、學習學歷職稱、政治歷史等方面的有關(guān)材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實和蓋章。在收集歷史久遠的材料使用復印件歸檔時,卻沒有注明復印件的出處、時間、復制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關(guān)系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復制材料的真實、有效。

1.4 人力資源檔案管理的硬件設施問題

人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括，檔案館和設備。但有些單位，至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人力資源檔案的管理，名存實亡，長期下去，導致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護，很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象，計算機的管理更是不可能實現(xiàn)。

2 人力資源檔案管理改善對策

2.1 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。

2.2 對人力資源檔案管理功能的提高

要不斷改善人力資源檔案功能，這樣才能使人力資源檔案記錄的內(nèi)容更加全面、客觀。在管理過程中要對人力資源檔案的功能進行重新定位，不僅要保留人力資源檔案原有的功能，還要進行進一步的改革，使人力資源檔案能更好的為單位的發(fā)展提供幫助。

2.3 發(fā)揮好人力資源檔案管理的服務工作

人力資源檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務內(nèi)容?！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定：“干部工作調(diào)動或職務調(diào)動后,干部檔案應及時轉(zhuǎn)給新的主管單位?！睉诠ぷ髡{(diào)動或職務調(diào)動后2個月內(nèi),通過機要或派專人及時、安全、規(guī)范地轉(zhuǎn)遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,檔案轉(zhuǎn)出單位要及時進行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當事人負責。員工個人求職或服務的新單位需了解查閱其原單位的人力資源檔案,經(jīng)由本人書面授權(quán),原單位應無償提供。非經(jīng)個人授權(quán),任何單位和個人不得以任何理由扣留個人檔案并公開、披露其信息。

2.4 人力資源檔案管理的信息化建設

人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設。

2.4.1 人力資源檔案管理的政策法規(guī)與信息化標準

人力資源檔案信息化的應用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標準體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關(guān)政策法規(guī)標準。要加快制定信息化的標準體系，為人力資源檔案信息化建設奠定好基礎。人力資源檔案信息化建設必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標準，統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能實現(xiàn)有效的人力資源檔案管理。

2.4.2 人力資源檔案的數(shù)據(jù)庫與信息資源建設

人力資源檔案業(yè)務工作信息化，它的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的人力資源檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。只有做好人力資源檔案信息化建設的基礎性工作，才能把館藏檔案信息進一步深入開發(fā)出來，使人力資源檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設，要做好人力資源檔案應用系統(tǒng)建設的基礎和前提，因此，要對人力資源檔案信息化建設給與足夠的重視，要加大投資力度，購置設備，配置相關(guān)人才。

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