文/趙文華，河北大學(xué) 管理學(xué)院

關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)的思考

文/趙文華，河北大學(xué) 管理學(xué)院

人事檔案在人員流動和人才選拔當(dāng)中具有重要的作用，文章從人事檔案管理的必要性入手，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題，從信息化建設(shè)的視角提出了人事檔案管理的建議，以期對后續(xù)研究人員提供借鑒參考。

人事檔案;信息化;問題;對策

1 人事檔案管理的必要性

人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動中形成的，記載和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。它具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、保密性、專業(yè)性、權(quán)威性等特點，是組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，為開發(fā)人才、使用人才、進(jìn)行人才預(yù)測及制定人才計劃提供準(zhǔn)確的信息。

信息化背景之下做好人事檔案的管理工作，是十分必要的。首先，為人才選拔任用提供依據(jù)。一方面，人事檔案信息作為第一手原始而真實的信息資源，可以為員工的聘用提供最真實的資料和最可靠的證據(jù)；另一方面，信息化時代需要的是具有綜合素質(zhì)的信息化建設(shè)人才，通過人事檔案可以使用工單位了解人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，更好地做出聘用決策。其次，為個人利益的維護(hù)提供保障。人事檔案記載了員工的工作單位、獎懲情況、保險津貼、晉升、記過等相關(guān)信息，如果用人單位與員工發(fā)生了利益上的糾紛，人事檔案就可以為雙方提供有力證據(jù)來合理處置糾紛，檔案的法律效力和憑證價值毋庸置疑。最后，有利于創(chuàng)造更大的社會經(jīng)濟(jì)價值。人事檔案反映了相關(guān)個人的學(xué)習(xí)工作歷程以及獎懲狀況，既是自我評價的一種記錄，也是單位考核的依據(jù)，并且人事檔案管理效率的提高，有利于社會人才的合理配置，從而推動社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理的重視程度不夠

當(dāng)前很多工作人員對于自己的人事檔案沒有正確的認(rèn)識，認(rèn)為只是隨著自己調(diào)換工作單位而不得不進(jìn)行調(diào)檔，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)也把員工的人事檔案調(diào)收作為應(yīng)付上級檢查的必要程序，這些思想會阻礙人事檔案的利用。同時，一些用人單位對于人事檔案沒有固定的保管場所、資金投入很少、沒有專人管理、設(shè)備落后陳舊等，都會對人事檔案的保管造成不利影響。

2.2 人事檔案制度建設(shè)不健全

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國人員流動越發(fā)頻繁，人事檔案的調(diào)動也越發(fā)頻繁。管理分散混亂的現(xiàn)象屢見不鮮，很多人員的檔案沒有及時隨著單位的變動而調(diào)動，有的由現(xiàn)在的單位保管、有的由原來的單位保管、還有的由當(dāng)?shù)厝瞬胖行谋９?。一些單位?nèi)部關(guān)于人事檔案的歸屬劃分不清，存在部門職能交叉從而導(dǎo)致人事檔案保管混亂的現(xiàn)象。

2.3 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力偏低

人事檔案的管理是一項專業(yè)性比較強的工作，但是很多管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)比較差，沒有專業(yè)的知識背景和實踐能力，對檔案的收集、整理、鑒定、保管及其他專業(yè)性工作了解較少，導(dǎo)致工作中對業(yè)務(wù)不熟，問題百出；還有的缺乏足夠的耐心和責(zé)任心，從而對檔案造成人為的損壞。

2.4 人事檔案信息化建設(shè)程度低

當(dāng)前人事檔案的管理主要還是采用紙質(zhì)保管和手工查閱，管理方式羅湖，并且大多人事檔案還是處于機密被動的地位，甚至相關(guān)人員本人都不知道自己的檔案里有哪些相關(guān)信息。同時檢索方式比較落后，手工檢索和庫房查找占據(jù)主位，沒有很好地采用現(xiàn)代信息技術(shù)實行檔案數(shù)字化和電子化，從而造成資源的浪費和工作效率低下。

3 信息化背景之下人事檔案管理的對策

3.1 提高對人事檔案的重視程度

要提高對人事檔案利用保管的重視程度，從上到下做好檔案管理的宣傳工作，普遍增強全體人員的檔案意識和重視程度；上級部門要及時定期對相關(guān)單位的人事檔案管理進(jìn)行檢查考核，遇到問題及時糾正處理；要加大對人事檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，從資金上提供保障，建立專門的人事檔案管理室和管理系統(tǒng)，購買一系列的硬件設(shè)施。

3.2 健全人事檔案管理制度

要健全人事檔案管理的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，以本單位宏觀檔案管理制度為基礎(chǔ)并進(jìn)一步規(guī)劃，要積極召開相關(guān)的會議，聽取各個層次人員的建議，全面考慮，慎重實施。要建立一套科學(xué)完整、具有較強可實施性的管理制度，當(dāng)然，也要兼顧檔案管理效率和利用效率，本著高效管理、便于利用的原則進(jìn)行人事檔案制度的制定，確保人事檔案的完整、安全、可用、真實。

3.3 組建高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍

要引進(jìn)具有專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員進(jìn)行人事檔案的管理，要定期召開工作交流座談會，相互學(xué)習(xí)，積極進(jìn)取，多多提出創(chuàng)新性的管理方法和建議；定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其時刻保持自身的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，并不斷提高自身的實際操作技能；還要提高檔案管理人員的待遇，吸引專業(yè)的人才，組建高水平的人事檔案管理隊伍。

3.4 加強人事檔案信息化建設(shè)

要積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的電子化。要利用計算機技術(shù)對人事檔案進(jìn)行掃描，使其實現(xiàn)數(shù)字化，從而更方便地進(jìn)行存儲、調(diào)動和備份；要積極開發(fā)人事檔案管理軟件，更加系統(tǒng)、高效、快速地進(jìn)行人事檔案歸檔、立卷、分類、保管、利用；要做好安全保密工作，采用信息加解密技術(shù)、鑒別技術(shù)等確保信息安全。

4 小結(jié)

人事檔案的信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理，保證人事信息的及時更新和調(diào)動，為人才的管理和資源的配置提供真實、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，從而提高人事部門的工作效率，更好地為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

[1]何建東,何碧娟,羅艷,黃清.試論人事檔案的信息化建設(shè)[J].蘭臺世界 ,2010,(16)：23-24.

[2]張彬.人事檔案管理的困境與出路[J].吉首大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版 ),2011,(05)：173-175.