丁婷婷 煙臺職業(yè)學(xué)院

數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略

丁婷婷 煙臺職業(yè)學(xué)院

在21世紀(jì)中，信息化已經(jīng)全面覆蓋各行各業(yè)，信息化的安全問題對于數(shù)字化檔案來說也顯得尤為關(guān)鍵。由于數(shù)字化檔案的信息安全管理工作涵蓋到的數(shù)字化檔案信息建設(shè)范圍比較廣，所以對信息安全管理工作人員在工作力度上有一定的強(qiáng)度的要求，在工作的執(zhí)行上面也具有極強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。就目前我國數(shù)字化檔案的信息安全現(xiàn)狀來說，信息安全管理工作方面還存在著諸多的問題，如果這些問題得不到妥善的處理，將會給數(shù)字化檔案信息帶了很多的不安全性。因此，需要采取有效的信息安全管理措施以提高數(shù)字化檔案信息的安全性，不斷推進(jìn)數(shù)字化檔案信息的發(fā)展進(jìn)程。本文就數(shù)字化檔案的信息安全問題和管理策略進(jìn)行分析，提出可實(shí)施的有效管理策略。

數(shù)字化檔案 信息安全問題 管理策略

近年來，我國在信息技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展迅速，檔案信息的表現(xiàn)形式上也有了質(zhì)的改變。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息合理的應(yīng)用信息技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，利用信息技術(shù)協(xié)助信息安全管理工作人員一起保護(hù)數(shù)字化檔案信息的安全。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，使工作人員在收集、整理分析和儲存信息時更加快捷輕松，同時也使檔案信息管理上的水平更上一個層次，在一定程度上推進(jìn)了數(shù)字化檔案管理水平的發(fā)展。但是信息安全管理工作中還存在著一些漏洞，還需建立并實(shí)施有效的信息安全管理制度，將責(zé)任落實(shí)到人頭上，保證信息安全管理工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息安全管理的目標(biāo)。

1 實(shí)施數(shù)字化檔案信息安全管理的意義

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的迅速增長，我國信息技術(shù)水平也在迅速的提高，深刻意識到數(shù)字化檔案信息安全管理工作的意義，信息安全管理作為保護(hù)數(shù)字化檔案安全的重要前提，在建設(shè)數(shù)字化檔案信息的保障體系時必須考慮其完整、可靠性，從而建立一套完善的管理制度，這樣才能使建設(shè)數(shù)字化檔案信息體系時各個環(huán)節(jié)的進(jìn)展上能夠合理、規(guī)范。由此才能保障信息管理工作的安全性。

數(shù)字化檔案信息管理工作中，能促使工作人員積極參與到數(shù)字化檔案信息安全管理體系的建設(shè)中來，建設(shè)合理高效的信息安全管理體系，能讓工作人員齊心效力，在提高工作人員的工作質(zhì)量的同時還能提高工作效率，對保護(hù)數(shù)字化檔案信息安全和企業(yè)人文發(fā)展都起到了很大的作用。

2 影響數(shù)字化檔案信息安全的因素

數(shù)字化檔案信息安全管理與計算機(jī)中其他數(shù)據(jù)管理存在著同樣不安全因素影響的困擾。一旦出現(xiàn)不安全的現(xiàn)象發(fā)生，數(shù)字化檔案信息的安全性則得不到保障，也直接影響到信息的完整度。根據(jù)收集到的信息所知，常見的不安全情況主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 計算機(jī)硬件出現(xiàn)故障

當(dāng)計算機(jī)中硬件出現(xiàn)故障，數(shù)字話檔案中的信息安全將受到很大的危害性，會出現(xiàn)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)丟失、數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的完整性遭到嚴(yán)重破壞等不可控問題，降低了檔案信息的使用率，并且在數(shù)字化檔案信息安全管理工作的發(fā)展上設(shè)置了一道難以跨越的障礙，這種狀況不利于數(shù)字化檔案信息的安全保障。

2.2 計算機(jī)軟件出現(xiàn)故障

數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的收集、處理、分析等管理工作都是依靠于計算機(jī)內(nèi)的操作系統(tǒng)以及相關(guān)的數(shù)據(jù)處理軟件來進(jìn)行運(yùn)作。那么，計算機(jī)軟件的功能質(zhì)量高低直接關(guān)聯(lián)到數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。隨著各個單位對信息安全的高度重視，并對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的進(jìn)行完善整改，信息安全系統(tǒng)對軟件的選擇條件越來越高。計算機(jī)軟件如果出現(xiàn)了嚴(yán)重的故障，會導(dǎo)致數(shù)字化信息管理工作受到限制，影響數(shù)字化檔案信息安全管理工作的進(jìn)展。但是在與硬件出現(xiàn)故障的機(jī)率相比較，軟件出現(xiàn)故障的機(jī)率要小一點(diǎn)。

2.3 遭受病毒及黑客的襲擊

就算在電腦中裝置了防火墻，安裝了各種殺毒軟件，但依然無法抵擋病毒和黑客的惡意襲擊，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案信息安全性，這種現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，無法完全主導(dǎo)控制。

2.4 人為不恰當(dāng)?shù)牟僮鲗?dǎo)致故障

在數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)安全保護(hù)的工作中，信息安全管理人員在工作時不夠嚴(yán)謹(jǐn)，可能存在操作計算機(jī)失誤的問題，比如在精神疲憊的工作狀態(tài)下誤將信息數(shù)據(jù)刪除并且無法恢復(fù)。這一問題將給數(shù)字化信息的完整性帶來不可挽回的局面。

2.5 計算機(jī)本身問題

計算機(jī)中硬件和軟件在兼容方面可能導(dǎo)致計算機(jī)即時死機(jī)，信息安全管理工作人員在沒有預(yù)知的情況下不能及時將信息數(shù)據(jù)導(dǎo)入到另一個可使用的系統(tǒng)中。從而直接導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失。

3 數(shù)字化檔案信息安全管理辦法

3.1 計算機(jī)設(shè)備的安全管理

計算機(jī)的硬件出現(xiàn)故障的機(jī)率較多，對數(shù)字化檔案信息的安全造成的較嚴(yán)重的威脅，因此，應(yīng)該積極探討研究出對數(shù)字化檔案信息安全管理的高效措施，嚴(yán)密把控計算機(jī)硬件設(shè)備的出現(xiàn)故障的機(jī)率，有效保護(hù)數(shù)字化檔案的信息安全。在把控計算機(jī)硬件出現(xiàn)故障的過程中，可以從選擇計算機(jī)硬件設(shè)備的性能方面著手，選擇性能較好的計算機(jī)硬件設(shè)備。在選擇計算機(jī)硬件設(shè)備時應(yīng)該考慮到計算機(jī)的生產(chǎn)廠家是否以符合要求，以及對計算機(jī)硬件設(shè)備的開發(fā)商背景進(jìn)行調(diào)查。多方面審核計算機(jī)硬件的兼容性和安全性、拓展性。從而保證計算機(jī)在更換系統(tǒng)過程中對數(shù)字化檔案信息的安全性。

3.2 建立健全信息安全管理制度

數(shù)字化檔案信息比較多樣化，在管理起來的一定程度上較困難，因此，在數(shù)字檔案化信息安全管理的工作中必須有一套較完整的管理制度，將信息安管管理工作提升到制度化管理。為了避免在管理工作上面出現(xiàn)混亂的狀況，首先，要建立一個數(shù)字化檔案的管理制度，將已經(jīng)分析、整理好的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類保護(hù)，將一些比較隱秘敏感的信息嚴(yán)加保護(hù)，避免工作人員在離開計算機(jī)后被不法分子盜竊、破壞其完整性。其次，應(yīng)該建立一個規(guī)范的工作人員安全管理制度，首要任務(wù)是要引導(dǎo)信息安全管理人員對數(shù)字化檔案信息安全管理的重要性的理解，將信息安全管理切實(shí)的貫徹到實(shí)際安全保障中去。管理人員在工作過程中能夠做到嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，認(rèn)真執(zhí)行維護(hù)信息安全。信息安全管理部門應(yīng)該定期制定培訓(xùn)計劃，對信息安全管理工作人員進(jìn)行高效培訓(xùn)，使之能收獲到其他優(yōu)秀的信息安全管理理念和管理辦法。同時，信息安全管理部門應(yīng)該制定一個獎罰制度。對工作態(tài)度積極負(fù)責(zé)的信息安全管理工作人員給予獎勵，對在工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)或者管理不夠嚴(yán)格的信息安全管理人員進(jìn)行處罰和警告，使工作人員有意識的調(diào)整工作態(tài)度，維護(hù)好檔案信息的安全。有了一套完善的管理制度，數(shù)字化檔案信息安全管理工作開展的更順利，信息安全也得到了有效的保障。

3.3 信息技術(shù)的安全管理

僅僅依靠管理人員在數(shù)字化信息安全管理上提高安全管理強(qiáng)度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要現(xiàn)階段先進(jìn)科學(xué)的信息技術(shù)輔助管理。為了有效保證數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，可以將先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字化檔案信息安全管理工作中，以此來提高數(shù)字化檔案信息的安全。例如設(shè)置信息的訪問權(quán)限，訪問時必須進(jìn)行認(rèn)證，安裝防病毒系統(tǒng)等方式。

由此可見，在數(shù)字化檔案信息安全的管理過程中，要對信息安全管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行全面把制，并對數(shù)字化檔案信息管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，及時采取有效的管理辦法進(jìn)行整改，有效提高數(shù)字化檔案信息的安全性和完整性，從而推進(jìn)數(shù)字化檔案信息安全管理的發(fā)展進(jìn)程。

[1]翟俊海.數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,01:146-147

[2]何穎珊,萬海軍.試論數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].現(xiàn)代國企研究,2015,12:38

丁婷婷（1980-），女，漢族，助理館員，主要研究方向?yàn)闄n案管理。