朱桂林

【摘 要】隨著社會發(fā)展的不斷加快，科學技術(shù)水平也得到了不斷的額提高，計算機技術(shù)的廣泛使用使得檔案管理工作也在不斷的創(chuàng)新、改進。基于信息化背景之下，檔案管理工作具有更高的效率、更為嚴格的要求，與此同時也對安全維護和管理提出了新的要求。所以，如何在信息化條件之下更好的實現(xiàn)檔案管理工作的展開就成為了值得思考的重要問題。本文首先對信息時代的特征進行了介紹，接著主要對信息時代下檔案管理工作進行了闡述，最后從多個方面給出了檔案安全維護的相關(guān)措施，希望可以切實我國檔案管理工作的安全性，深入推動檔案管理工作更好、更快的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；安全；措施

檔案指的就是記錄組織所有運營過程之中的全部事物產(chǎn)生的相關(guān)資料，而檔案管理指的就是檔案室直接管理檔案信息和檔案實體，并且提供相應(yīng)的利用服務(wù)的所有業(yè)務(wù)工作的一個總體稱呼。根據(jù)檔案的載體形態(tài)、內(nèi)容以及類型的特點，與單位的性質(zhì)相結(jié)合，統(tǒng)一分類檔案，可以對綜合管理和系統(tǒng)整理產(chǎn)生促進作用，并合理整合資料，實現(xiàn)對組織發(fā)展過程之中發(fā)生的重要事件進行再現(xiàn)。如今，我國正處于信息化時代，各個領(lǐng)域和行業(yè)都廣泛的應(yīng)用了信息技術(shù)，檔案管理也不例外，即節(jié)省了辦公用品、節(jié)省了人力、物力、財力、時間，保證了工作正確率，也隨之產(chǎn)生了各種各樣的電子文件，如何實現(xiàn)信息化時代之下檔案管理工作安全維護以及管理方面的加強成為了值得思考的重要問題。本文首先對信息時代的特征進行了介紹，接著主要對信息時代下檔案管理工作進行了闡述，最后從多個方面給出了檔案安全維護的相關(guān)措施，希望可以切實我國檔案管理工作的安全性，深入推動檔案管理工作更好、更快的發(fā)展。

一、信息時代的特征

（一）信息傳播的速度很快

現(xiàn)在我國正處于信息化時代，各個領(lǐng)域、行業(yè)都廣泛的普及和應(yīng)用了信息技術(shù)，各種各樣的電子文件也隨之產(chǎn)生。為了實現(xiàn)工作效率的提高，避免出現(xiàn)資源的浪費，各個單位都積極跟隨時代的腳步，發(fā)展電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，所以，無紙化辦公是一個必然的趨勢。信息傳播速度如此之快也給檔案管理工作的深入展開提出了更為嚴格的要求。

（二）儲存信息的方式多種多樣

隨著信息化時代進程的深入推進，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也發(fā)生了很大的變化，產(chǎn)生了圖像、視頻、音頻、網(wǎng)頁、表格、文檔等大量數(shù)據(jù)，這些電子檔案數(shù)據(jù)以后是檔案室重要的信息資源。多種多樣的信息存儲方式方便了查閱者的查閱，因此，檔案管理工作應(yīng)該考慮多樣化的信息儲存形式，并相應(yīng)的提高檔案管理工作具有的服務(wù)性質(zhì)。

二、信息化時代下的檔案管理

（一）促進檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息化時代之下進行檔案管理工作的建設(shè)，既可以對檔案的管理水平進行提高，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。檔案管理工作在信息化時代之下缺乏數(shù)字化的資源是不可行的。基于信息化時代，檔案的利用、保管、分類、收集都需要依靠電腦程序和網(wǎng)絡(luò)展開，這就表示，檔案管理若是想要更好的達成工作任務(wù)，那么首先就需要做好基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)。然而，現(xiàn)階段，部分單位并沒有重視檔案管理的信息化建設(shè)。盡管每一年上至國家下至地級檔案局都會借助于紅頭文件傳達檔案管理工作的相關(guān)要點，并嚴格要求各個單位積極落實，但是因為領(lǐng)導沒有引起足夠的重視，導致檔案信息化建設(shè)缺乏大量的資金支持。因此，檔案管理人員應(yīng)該對信息化時代之下對檔案管理工作提出的相關(guān)要求進行分析，合理、高效的利益現(xiàn)有資源，做好檔案管理工作的基礎(chǔ)工作。

（二）對檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進行創(chuàng)新

在信息化時代之下，每一個單位都有了更為豐富的檔案形式，也可以將更多的內(nèi)容展示出來，為職工和業(yè)務(wù)部門提供更多的幫助。然而，現(xiàn)階段很多檔案管理工作都是被動的提供相應(yīng)的服務(wù)，即什么檔案被需要，就將需要的檔案進行調(diào)?。焕玑槍θ耸聶n案，員工只有在離職、職位變動、入職的時候才會有機會用到這個檔案，這與信息時代之下的檔案管理工作發(fā)展方向不相符。所以，很有必要創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)方式、內(nèi)容。檔案部門的工作人員需要對檔案的開發(fā)利用工作進行深化，若是有查檔者提出需求，一定要積極滿足，以成績、服務(wù)態(tài)度說話贏得職工、領(lǐng)導的支持和重視。比如，按照職工對檔案借閱的次數(shù)、類型等內(nèi)容展開特點的分析，對其中存在的規(guī)律進行總結(jié)，與單位實際相結(jié)合進行工作要點的撰寫，根據(jù)相關(guān)內(nèi)容對檔案工作發(fā)展計劃進行逐步的實現(xiàn)；與此同時，在日常的生活之中，對檔案管理相關(guān)知識進行宣傳，例如在國際檔案日舉辦檔案知識競賽或者展開科普知識的宣傳，實現(xiàn)職工檔案意識的提高，推動職工對檔案的積極利用。

（三）完善信息化時代下的檔案管理工作標準

在信息化時代之下，若是想要做好檔案管理工作，就需要大量的、豐富的資料、文件支持。如果沒有數(shù)量較多的檔案管理人員，就應(yīng)該充分的發(fā)揮現(xiàn)有的人員作用，擔負起信息時代之下檔案管理的任務(wù)。這就需要單位對檔案管理工作的信息化實現(xiàn)制定相關(guān)標準，按照檔案的標準格式，進行紙質(zhì)檔案移交的時候展開信息化的處理，并充分的協(xié)調(diào)各個部門之間的工作，使其相互配合、相互促進，實現(xiàn)檔案管理工作效率的提高。

三、信息時代之下的檔案安全維護

（一）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

基于信息化時代之下，檔案管理工作的發(fā)展雖然十分快速，但是也存在一個問題，檔案管理工作的安全維護并不簡單。所以，檔案部門需要具有扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，深入展開檔案人才的教育、培訓工作，實現(xiàn)覆蓋面的擴大。比如，定期對兼職、專職的檔案管理人員進行培訓，或者組織他們外出交流、學習，讓檔案管理人員可以對新技術(shù)手段或者新的理論知識進行不斷的學習，實現(xiàn)自身專業(yè)素質(zhì)的不斷提高。除此之外，還應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)的安全防護以及職能技能培養(yǎng)等能力作為培訓內(nèi)容。同時，還應(yīng)該構(gòu)建一個人才梯隊，實現(xiàn)檔案隊伍素質(zhì)的整體提高。

（二）增強信息化時代之下的檔案安全管理

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案信息化的工作進程也在不斷深入，檔案的發(fā)展過程之中必須經(jīng)過對檔案的數(shù)字化加工這一環(huán)節(jié)，這是檔案部門應(yīng)該盡到的職責，這是檔案工作之中最為重要的內(nèi)容。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，檔案數(shù)據(jù)會受到安全方面的威脅，例如計算機本身的威脅、病毒的侵入以及黑客的破壞等。因此，應(yīng)該對信息化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行完善，通過防火墻、加密等設(shè)置，對文檔網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管力度和安全建設(shè)進行加強，并設(shè)置安全提醒，做好外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)分離，做好病毒防護、訪問控制、實時的監(jiān)控和監(jiān)測、身份認證以及數(shù)據(jù)的恢復和備份等方法進行信息網(wǎng)絡(luò)的安全保障。與此同時，還應(yīng)該對責任制度、安全管理制度進行完善，實現(xiàn)個人安全責任的具體落實。

四、結(jié)束語

綜上，為了做好檔案管理工作，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，應(yīng)該完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)，實現(xiàn)工作模式的標準化，還應(yīng)該科學的做好安全維護工作，保障檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

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