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        新時(shí)代背景下的高校行政工作效能提升淺析

        2017-12-26 10:33:30劉繼發(fā)
        商情 2017年42期
        關(guān)鍵詞:工作效能提升新時(shí)代

        劉繼發(fā)

        [摘要]隨著新時(shí)代的到來(lái),為高校工作的開展提出了空前未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn),如何利用信息技術(shù)提升高校工作效能作為當(dāng)前高校行政工作人員廣泛熱議的話題。本文主要結(jié)合近年來(lái)工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)新時(shí)代背景下的高校工作效能提升進(jìn)行探討。

        [關(guān)鍵詞]新時(shí)代 高校 工作效能 提升

        隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展,我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入至規(guī)?;慨a(chǎn)、分享與利用數(shù)據(jù)的時(shí)代,在發(fā)展經(jīng)濟(jì)、交通、醫(yī)療、衛(wèi)生、教育等多個(gè)領(lǐng)域,許多關(guān)鍵性決策都是以大量的信息數(shù)據(jù)為理論基礎(chǔ)的,由此我們可以認(rèn)定是數(shù)據(jù)資源推動(dòng)了量化進(jìn)程。新時(shí)代的來(lái)臨,為高校工作的健康發(fā)展提供了巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn),高校方面需要及時(shí)重視。

        一、高校工作概述

        通常情況下,高校教務(wù)管理工作肩負(fù)著教學(xué)有效性提升、學(xué)籍學(xué)位、檔案管理、人才培養(yǎng)與考證服務(wù)、教育活動(dòng)組織與協(xié)調(diào)、教育信息收集及信息反饋等相關(guān)職能。從教育發(fā)展的角度人手,與學(xué)生相關(guān)的數(shù)據(jù)信息包括學(xué)生個(gè)體的信息資源、考試成績(jī)、課程安排、學(xué)生的生活積累信息、專業(yè)等級(jí)認(rèn)證、專業(yè)發(fā)展及畢業(yè)實(shí)習(xí)情況信息、在校表現(xiàn)情況、考勤情況等。要想不斷提高高校工作效能,要充分利用數(shù)據(jù)信息,創(chuàng)新工作組織形式,這也是新時(shí)代對(duì)高校教育管理工作提出的新要求。

        二、現(xiàn)階段高校工作開展過(guò)程中存在的不足

        行政工作管理能力在很大程度上直接關(guān)系到高校工作效能,也是考量高校教育管理能力的主要標(biāo)準(zhǔn)。從數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果中得知我國(guó)現(xiàn)有高校工作存在資源浪費(fèi)的問題具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:

        其一,高校工作缺乏行之有效的管理制度與規(guī)范。在開展高校工作中缺乏貼合本校實(shí)際的管理制度,加之現(xiàn)行的管理機(jī)制具有一定時(shí)效性。在應(yīng)用要求管理相關(guān)工作時(shí),經(jīng)常受到外界的阻礙。在缺乏全面管理機(jī)制的工作環(huán)境中,高校工作的開展受到了極大的影響。

        其二,高校內(nèi)管理部門及崗位設(shè)置缺乏合理性。當(dāng)前,高校各項(xiàng)管理工作存在結(jié)構(gòu)與崗位設(shè)置不合理的問題,層級(jí)過(guò)于復(fù)雜,機(jī)構(gòu)人員崗位權(quán)責(zé)劃分不明確,不同管理工作缺乏科學(xué)可行的指導(dǎo),管理工作徒有其表,多半是面子工作。與此同時(shí),管理重復(fù)、政令不通暢十分常見,從而導(dǎo)致工作效能不斷低下。當(dāng)前許多高校內(nèi)行政部門設(shè)置存在不科學(xué)的問題,有些工作崗位是沒有存在的必要。還有一部分部門領(lǐng)導(dǎo)因嫌棄麻煩而選擇懈怠工作將一些工作交給其他行政工作人員,導(dǎo)致其工作量不斷增加,時(shí)間一長(zhǎng),工作人員情緒化越來(lái)越嚴(yán)重。

        其三,管理人員工作素養(yǎng)有待提高。高校健康有序發(fā)展既需要專業(yè)能力強(qiáng)高素質(zhì)的教師隊(duì)伍,又需要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)能力強(qiáng)高素質(zhì)的行政管理隊(duì)伍。從高校內(nèi)現(xiàn)有行政管理人才隊(duì)伍建設(shè)情況來(lái)看,出自管理專業(yè)且具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人才數(shù)量嚴(yán)重不足,大部分都是一些沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)教育管理培訓(xùn)的教師,缺乏專業(yè)的管理理論基礎(chǔ)。因此,在實(shí)際開展工作過(guò)程中主觀意念過(guò)強(qiáng),直接影響到管理能力的提升。以高校內(nèi)工作量較大的基層辦公室為例,長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)械性工作,缺乏創(chuàng)新,十分不利于個(gè)人的發(fā)展,即便是個(gè)體很有工作能力,但是因?yàn)槿狈χС郑又べY薪酬較低,很容易導(dǎo)致定力不強(qiáng)的工作人員出現(xiàn)心理偏差?;诖耍咝?nèi)工作人員個(gè)人素養(yǎng)在很大程度上決定了行政管理質(zhì)量。

        三、新時(shí)代背景下的高校工作效能提升思路

        (一)優(yōu)化崗位資源配置,明確崗位職權(quán)

        高校方面需要按照國(guó)家教育規(guī)定,采取規(guī)范化管理的工作理念,依據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模實(shí)際情況,科學(xué)設(shè)置管理部門與崗位,及時(shí)剔除一些不必要的部門結(jié)構(gòu),理清各個(gè)部門崗位的工作職責(zé)。事實(shí)上,只有具備清晰明了的崗位權(quán)責(zé),才能合理規(guī)范工作范疇。高校內(nèi)管理人員必須要立足于自己的崗位,了解自己的權(quán)利與義務(wù),在工作中要嚴(yán)于律己,不可以出現(xiàn)越位的情況。高校管理者需要落實(shí)好崗位職責(zé)工作,做好信息收集和協(xié)調(diào)溝通工作,創(chuàng)新使用現(xiàn)代化辦公工具,提升辦公效率,從而不斷提升高校工作行政工作管理和服務(wù)質(zhì)量。

        (二)注重多個(gè)部門問的合作,增強(qiáng)信息溝通

        眾所周知,高校工作復(fù)雜且繁瑣,需要工作人員兼?zhèn)淙忠庾R(shí),依據(jù)本校的教育發(fā)展方案,雙管齊下,有層次有目的編排多種工作,保障校內(nèi)多項(xiàng)工作有序進(jìn)行。在開展各項(xiàng)工作時(shí),管理人員需要站在發(fā)展的角度看待問題,不可以只顧蠅頭小利而忽視集體利益,做到心中有校。學(xué)校方面需要合理劃分工作屬性,注重部門間的交流合作,廣泛吸納反饋意見,以現(xiàn)存問題為人手點(diǎn),合理制定解決方案,從整體上提升高校內(nèi)行政管理質(zhì)量。

        (三)注重人才隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

        工作效能的高低在很大程度上取決于管理人員的專業(yè)能力與個(gè)人素養(yǎng)。高校內(nèi)管理人員必須要具備較強(qiáng)的信息交流能力、文字處理能力與社交能力,同時(shí)還需要善于使用新技術(shù),主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)?;诖?,高校方面可以定期召開人才隊(duì)伍專業(yè)能力培訓(xùn)活動(dòng),以此不斷提升高校管理人員工作能力。此舉有助于調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性,引導(dǎo)工作人員站在管理視角分析問題,緊隨時(shí)代的發(fā)展方向制定科學(xué)化的工作計(jì)劃,從而不斷提升工作效能。

        四、新時(shí)代背景下的高校工作效能提升策略

        (一)深度解析學(xué)生數(shù)據(jù)信息

        基于新時(shí)代背景,要想不斷提升高校工作效能需要加大對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)的關(guān)注,利用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)科學(xué)分析學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。通過(guò)解析數(shù)據(jù)信息,教師能夠全面監(jiān)管教育制度,引導(dǎo)學(xué)生自主進(jìn)行學(xué)習(xí)管理,有效實(shí)現(xiàn)自助教育服務(wù)的工作目標(biāo)。如:在管理中采用指紋考勤機(jī),對(duì)學(xué)生的出勤率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。當(dāng)招聘單位需要了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況時(shí),可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查審閱。運(yùn)用信息技術(shù)規(guī)范教育秩序,教師能夠隨時(shí)隨地查看學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài),學(xué)生能夠與輔導(dǎo)員進(jìn)行信息交流。在發(fā)現(xiàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)問題時(shí)及時(shí)勸導(dǎo)學(xué)生,依據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行深一步的思想教育。

        (二)科學(xué)劃分學(xué)生類型

        在開展教育工作時(shí),需要依據(jù)學(xué)生專業(yè)志愿數(shù)據(jù)情況,對(duì)學(xué)生進(jìn)行合理分類,為后續(xù)學(xué)生轉(zhuǎn)業(yè)審批做好準(zhǔn)備工作。一般情況下,學(xué)生在高考填報(bào)志愿時(shí)會(huì)按照自己的喜好與想法填報(bào)志愿,通過(guò)有效分析專業(yè)錄取情況,工作人員能夠準(zhǔn)確推斷出學(xué)生更感興趣的專業(yè),對(duì)于部分調(diào)劑到非心儀專業(yè)的學(xué)生,在步入高校后教師需要對(duì)此群體進(jìn)行專業(yè)考核,配合必要的教育指導(dǎo),幫助想要轉(zhuǎn)業(yè)的學(xué)生,帶領(lǐng)學(xué)生一同解讀政策,站在客觀理性的角度去分析轉(zhuǎn)業(yè)利弊,幫助其更快的適應(yīng)校園生活,從而充分發(fā)揮出教育管理工作的作用。

        (三)創(chuàng)新教育評(píng)價(jià)形式

        通常情況下,每位學(xué)生在學(xué)期結(jié)束后都會(huì)獲得對(duì)應(yīng)學(xué)分,依據(jù)學(xué)分的高低考量是否需要對(duì)學(xué)生進(jìn)行警告、延長(zhǎng)學(xué)制、退學(xué)處理等。在實(shí)際開展工作過(guò)程中,工作人員可以利用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)分統(tǒng)計(jì),對(duì)缺少專業(yè)學(xué)分的學(xué)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自主警告,并向此群體發(fā)出提示信息,對(duì)于一些情節(jié)較嚴(yán)重的學(xué)生需要采取電話提示。同時(shí),利用信息系統(tǒng)對(duì)專業(yè)課教師的執(zhí)教能力進(jìn)行測(cè)評(píng)。密切的師生關(guān)系作為課程教育有效性的物質(zhì)保障,學(xué)生對(duì)教師教育手法的接受程度直接關(guān)系到課堂教育質(zhì)量。因此,教師需要注重學(xué)生的學(xué)習(xí)反饋。在實(shí)際工作中,教師可以借助大數(shù)據(jù),科學(xué)調(diào)整課程教育目標(biāo),在實(shí)踐中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。高校方面需要以就業(yè)發(fā)展為工作重點(diǎn),針對(duì)就業(yè)技巧與就業(yè)理念等數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)解析,對(duì)專業(yè)學(xué)生的就業(yè)趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)判。同時(shí)為應(yīng)屆生發(fā)放調(diào)查問卷,通過(guò)了解畢業(yè)生的就業(yè)情況從中總結(jié)規(guī)律與數(shù)據(jù),不斷調(diào)整人才培養(yǎng)目標(biāo),從而不斷優(yōu)化課程教育內(nèi)容。

        (四)應(yīng)用校園智能自助服務(wù)一體機(jī)

        高校方面需要廣泛應(yīng)用校園智能自助服務(wù)一體機(jī),以此來(lái)滿足專業(yè)學(xué)生自助打印的學(xué)習(xí)需求,為校園內(nèi)學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)、便捷、貼心的信息服務(wù)。以本科生自助打印為例,具體包括以下多個(gè)功能:在讀證打印、成績(jī)打印、資格證書打印、出境派遣證明打印、畢業(yè)答辯通過(guò)證明打印等。對(duì)于有需要的同學(xué),不需要再像之前一樣等待,校園智能自助服務(wù)一體機(jī)提供24小時(shí)服務(wù)。在打印時(shí),學(xué)生只需要按照操作輸入自己的學(xué)號(hào)與姓名即可,或者是使用當(dāng)前正在推廣普及的二維碼防偽驗(yàn)證,隨時(shí)可以打印,文件打印后自主到相關(guān)部門蓋章即可。此舉不僅凸顯出學(xué)校管理模式的創(chuàng)新,進(jìn)一步提升了服務(wù)能力,節(jié)省了大量的資金成本,從根本上提升高校工作效能。

        結(jié)束語(yǔ):

        綜上所述,我國(guó)現(xiàn)代教育事業(yè)飛速發(fā)展,高校管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)并直面困難,積極進(jìn)取,不斷創(chuàng)新優(yōu)化教育管理體系,優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)與人才隊(duì)伍,調(diào)整教育管理工作計(jì)劃,從而不斷提升高校內(nèi)部行政管理工作效能,為新時(shí)代背景下高校教育發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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