方國(guó)慶
【摘要】檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù),也是企業(yè)檔案管理的最終目的。通過(guò)檢視傳統(tǒng)檔案利用工作的局限性,研究了無(wú)紙化生產(chǎn)環(huán)境下的企業(yè)檔案信息資源利用的具體策略,以及無(wú)紙化生產(chǎn)實(shí)施后檔案信息資源利用模式的創(chuàng)新。
【關(guān)鍵詞】無(wú)紙化 檔案利用 創(chuàng)新
一、引言
近年來(lái),在國(guó)家的大力支持和推動(dòng)及廣大企業(yè)的積極參與下,我國(guó)制造企業(yè)的信息化工作開(kāi)展的如火如荼,PDM(產(chǎn)品研發(fā)管理系統(tǒng))、ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)、OA(辦公自動(dòng)化)等信息系統(tǒng)在企業(yè)得到了廣泛的實(shí)施,并取得了顯著成效。同時(shí)無(wú)紙化生產(chǎn)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用,也使人們的生產(chǎn)方式、思維方式、管理方式和行為方式等都不可避免地發(fā)生了很大的變化,并給企業(yè)注入了新的活力。無(wú)紙化生產(chǎn)管理是高效、集約的生產(chǎn)管理方式,也是創(chuàng)新檔案工作的有效途徑。鑒于此,企業(yè)檔案管理部門(mén)積極圍繞數(shù)字化設(shè)計(jì)、生產(chǎn),開(kāi)展創(chuàng)新檔案信息資源利用工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
二、傳統(tǒng)企業(yè)檔案利用工作的局限性
面對(duì)企業(yè)管理追求最大效益的理性化發(fā)展要求,以及管理理論特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展,大量電子檔案進(jìn)入了檔案管理的范疇,無(wú)紙?jiān)O(shè)計(jì)、無(wú)紙生產(chǎn)的出現(xiàn),則對(duì)檔案工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案利用模式存在明顯的局限性。具體表現(xiàn)在:
(一)提供利用方式落后
檔案管理部門(mén)接收ERP中生產(chǎn)訂單后,完成紙質(zhì)生產(chǎn)文件的復(fù)制和配發(fā),制造部門(mén)依據(jù)紙質(zhì)生產(chǎn)文件和制造記錄卡完成科研生產(chǎn)任務(wù)。當(dāng)生產(chǎn)文件發(fā)生更改時(shí),檔案部門(mén)根據(jù)設(shè)計(jì)文件更改通知單上在制生產(chǎn)令號(hào)將相應(yīng)的生產(chǎn)文件配發(fā)給制造部門(mén),制造部門(mén)再將生產(chǎn)文件換發(fā)到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng),同時(shí)將舊版本生產(chǎn)文件回收。
制造部門(mén)的生產(chǎn)管理均通過(guò)生產(chǎn)文件和制造記錄卡等紙質(zhì)文檔進(jìn)行傳遞,信息傳遞環(huán)節(jié)多,工作量較大,效率低下;紙質(zhì)文檔的使用成本和基于紙質(zhì)文檔的各部門(mén)管理成本一直居高不下,給制造部門(mén)的生產(chǎn)和管理帶來(lái)種種不便;該利用方式制約了企業(yè)對(duì)檔案信息資源的完整、高效和低成本利用。
(二)利用成效不顯著
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展,企業(yè)多品種小批量生產(chǎn)方式日益普及,生產(chǎn)任務(wù)變化頻繁,導(dǎo)致生產(chǎn)文件更改量多,生產(chǎn)文件經(jīng)常需要更新。由于生產(chǎn)文件換發(fā)工作量大,涉及的環(huán)節(jié)多等因素,常常由于換發(fā)沒(méi)有及時(shí)到位等情況,造成產(chǎn)品加工報(bào)廢,不僅拖延生產(chǎn)周期,造成用戶抱怨,而且直接造成經(jīng)濟(jì)損失,影響企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的后勁。
(三)利用范圍較窄
由于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)紙質(zhì)生產(chǎn)文件的依賴(lài)性,無(wú)法充分利用信息化資源,如三維數(shù)字化設(shè)計(jì)的成果和PDS系統(tǒng)中的檔案信息資源等,導(dǎo)致信息化成果難以深入到制造部門(mén),從而使信息化工作難以發(fā)揮更大的效益,且檔案的利用范圍較窄,檔案的利用價(jià)值未能凸顯。
三、基于無(wú)紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用思路
面對(duì)信息化對(duì)現(xiàn)有管理理念和技能等的巨大挑戰(zhàn),通過(guò)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理全程無(wú)紙化,積極探索現(xiàn)代信息技術(shù)與生產(chǎn)管理的有機(jī)結(jié)合,逐步實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)管理過(guò)程的可視化、精細(xì)化,推動(dòng)科研生產(chǎn)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。
無(wú)紙化生產(chǎn)實(shí)施后,檔案利用模式從傳統(tǒng)手工模式、計(jì)算機(jī)管理模式不斷發(fā)展,逐步走向知識(shí)管理模式,并隨著管理模式的變化其管理流程、手段、方式等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。通過(guò)信息系統(tǒng)的有效集成實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享,同時(shí)優(yōu)化相關(guān)流程,制定一套行之有效的管理制度和辦法,建立檔案信息資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化,確保檔案信息資源利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。
四、基于無(wú)紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用工作研究
(一)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作
檔案信息數(shù)字化是無(wú)紙化生產(chǎn)的首要條件,也是信息化發(fā)展對(duì)檔案信息資源利用的必然要求。為解決檔案數(shù)字化程度低的問(wèn)題,對(duì)于未上PDS系統(tǒng)的紙質(zhì)文件,檔案部門(mén)通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工、處理,將其轉(zhuǎn)化為電子文件,通過(guò)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口傳遞至無(wú)紙化系統(tǒng),從而將檔案信息資源及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的提供科研生產(chǎn)服務(wù),為加快產(chǎn)品研制節(jié)奏、縮短生產(chǎn)周期,提高工作效率起到了積極作用,充分體現(xiàn)了檔案利用的價(jià)值。
(二)建立文件版本信息
為清晰準(zhǔn)確地掌握產(chǎn)品在其全生命周期的各重要時(shí)刻(如各階段、各批次等)的技術(shù)狀態(tài),建立與設(shè)計(jì)文件圖號(hào)(具有惟一性特征)相對(duì)應(yīng)的版本標(biāo)識(shí)。對(duì)于未上PDS系統(tǒng)的紙質(zhì)文件,通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件定制屬性信息建立版本標(biāo)識(shí)并上傳至ERP系統(tǒng)。對(duì)于已上PDS系統(tǒng)的電子文件,直接從文檔屬性中提取版本信息并上傳至ERP系統(tǒng)。無(wú)紙化系統(tǒng)通過(guò)與ERP系統(tǒng)集成可獲取生產(chǎn)令號(hào)、設(shè)計(jì)文件及版本信息、工藝文件及版本信息等。操作人員登陸無(wú)紙化系統(tǒng),按相應(yīng)版本的電子生產(chǎn)文件進(jìn)行生產(chǎn)。
(三)完善更改控制流程
更改控制是保證產(chǎn)品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生更改時(shí),通過(guò)版本變化與其更改通知單需更改的在制令號(hào)集成,使無(wú)紙化系統(tǒng)的電子文件版本與設(shè)計(jì)文件更改通知單相應(yīng)的在制信息相匹配,確保設(shè)計(jì)文件更改實(shí)施的準(zhǔn)確率。由于制造部門(mén)不需要等待紙質(zhì)生產(chǎn)文件,設(shè)計(jì)文件和工藝文件一旦實(shí)施更改后立刻就能在無(wú)紙化系統(tǒng)中顯示出來(lái),使生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)電子生產(chǎn)文件更改的及時(shí)性得到保證,加快了科研生產(chǎn)的節(jié)奏和進(jìn)程。
(四)建立信息反饋渠道
為及時(shí)了解、掌握科研生產(chǎn)進(jìn)度和要求,在無(wú)紙化系統(tǒng)中增加生產(chǎn)信息反饋功能,檔案管理部門(mén)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)反饋的問(wèn)題進(jìn)行處理和監(jiān)督檢查。檔案部門(mén)通過(guò)介入生產(chǎn)過(guò)程控制(電子生產(chǎn)文件有無(wú)、版本是否正確、更改實(shí)施是否到位等),實(shí)時(shí)采集、跟蹤生產(chǎn)過(guò)程管理與有效監(jiān)督,對(duì)生產(chǎn)突發(fā)狀況做出快速反應(yīng),解答用戶的疑惑,使產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題得到及時(shí)有效地解決,消除了由于信息不對(duì)稱(chēng)而造成的各種生產(chǎn)過(guò)程延誤,從而滿足了用戶要求,凸顯檔案工作重要性,提升了檔案部門(mén)應(yīng)急服務(wù)能力和形象,促進(jìn)了檔案管理水平的提升。endprint
五、檔案利用創(chuàng)新模式
檔案部門(mén)作為檔案信息資源的保管者和提供者,徹底從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中解脫出來(lái),通過(guò)將靜態(tài)的檔案信息經(jīng)過(guò)采集、加工、傳遞進(jìn)而轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的檔案信息,實(shí)現(xiàn)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向?yàn)殚_(kāi)放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變,由“重管輕用”向“重用促管”轉(zhuǎn)變,由“授人以魚(yú)”為主的模式向“授人以漁”為主的模式轉(zhuǎn)變、發(fā)展,變被動(dòng)等待用戶為主動(dòng)為用戶提供利用。
(一)思維創(chuàng)新
用戶獲取檔案信息的方式和習(xí)慣發(fā)生了變化。操作者登錄無(wú)紙化系統(tǒng),通過(guò)輸入生產(chǎn)令號(hào)或通過(guò)條碼掃描器可直接讀取和瀏覽電子生產(chǎn)文件,從而避免了紙質(zhì)生產(chǎn)文件易于損壞、易受油污、丟失、易于出錯(cuò)等問(wèn)題,消除了對(duì)生產(chǎn)過(guò)程造成的不利影響,通過(guò)鼠標(biāo)對(duì)顯示的文件能進(jìn)行縮放、移動(dòng)和旋轉(zhuǎn)等操作,另外還可顯示三維模型,便于利用人員以合適的方式查看。
(二)制度創(chuàng)新
通過(guò)制定《無(wú)紙化生產(chǎn)管理辦法》、《制造部門(mén)工序外協(xié)管理要求》等規(guī)章制度,重新界定和明確各部門(mén)的分工和工作程序、工序計(jì)劃外協(xié)管理的過(guò)程控制要求,使各項(xiàng)工作更加順暢,有效地監(jiān)督措施實(shí)施;按任務(wù)驅(qū)動(dòng)流程,優(yōu)化管理流程,進(jìn)一步提高了工作效率;同時(shí)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化,簡(jiǎn)化了工序外協(xié)的生產(chǎn)文件(包括全三維圖紙)配發(fā)流程,檔案管理部門(mén)通過(guò)在ERP系統(tǒng)中查詢(xún)工序外協(xié)生產(chǎn)訂單的報(bào)表直接實(shí)施配發(fā)任務(wù),真正起到了為科研生產(chǎn)活動(dòng)保駕護(hù)航的作用。
(三)技術(shù)創(chuàng)新
通過(guò)開(kāi)發(fā)WebService等接口形成標(biāo)準(zhǔn)的接口數(shù)據(jù),提供更高效、更便捷的資源開(kāi)發(fā)利用入口,使得多種類(lèi)別多種格式文件(如:cad、word、excel、tif、gxk等)通過(guò)不同的方式來(lái)處理,無(wú)紙化系統(tǒng)能夠顯示各種類(lèi)型格式的電子文件并能提供利用,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用,促進(jìn)了檔案信息資源的共享,使檔案信息資源產(chǎn)生了更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(四)服務(wù)創(chuàng)新
企業(yè)檔案部門(mén)徹底改變了過(guò)去單一、被動(dòng)的服務(wù)方式,一種超越時(shí)空、及時(shí)方便、高效的服務(wù)方式橫空出現(xiàn)在利用者面前,打破了生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)模式,滿足了利用者不受時(shí)間、空間等限制隨時(shí)隨地快速獲得自己所需電子檔案信息的需求,使生產(chǎn)管理更加高效,及時(shí)性與準(zhǔn)確性有了強(qiáng)有力的保障。
制造部門(mén)除按無(wú)紙化系統(tǒng)中的電子生產(chǎn)文件生產(chǎn)、加工外,還可通過(guò)在無(wú)紙化系統(tǒng)查詢(xún)?cè)O(shè)計(jì)文件更改單和工藝文件更改單,及時(shí)了解電子生產(chǎn)文件的更新情況,從而使檔案的利用更快捷、更準(zhǔn)確、更及時(shí),實(shí)現(xiàn)了研發(fā)管理與生產(chǎn)管理的無(wú)縫銜接,最大程度的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用,進(jìn)一步提升了檔案信息資源的整體利用能力,發(fā)揮了信息化的增值作用,適應(yīng)了科研生產(chǎn)管理模式新要求。
六、結(jié)束語(yǔ)
基于無(wú)紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用工作,是檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)新開(kāi)發(fā)利用的有效手段,適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率,滿足了用戶的利用心理,也激發(fā)了用戶利用檔案的熱情,這種自控、多變、生動(dòng)的方式給制造部門(mén)帶來(lái)了極大地便利和新鮮的感受,也為檔案信息資源的利用帶來(lái)了新的生命力。檔案部門(mén)通過(guò)對(duì)檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)、利用進(jìn)行全方位的過(guò)程控制,進(jìn)一步提升了檔案工作在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位和作用。伴隨著無(wú)紙化生產(chǎn)管理的逐步完善與推進(jìn),檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用將得到進(jìn)一步拓展和有效提高。endprint