方國慶

【摘要】檔案信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)，也是企業(yè)檔案管理的最終目的。通過檢視傳統(tǒng)檔案利用工作的局限性，研究了無紙化生產(chǎn)環(huán)境下的企業(yè)檔案信息資源利用的具體策略，以及無紙化生產(chǎn)實(shí)施后檔案信息資源利用模式的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】無紙化 檔案利用 創(chuàng)新

一、引言

近年來，在國家的大力支持和推動(dòng)及廣大企業(yè)的積極參與下，我國制造企業(yè)的信息化工作開展的如火如荼，PDM（產(chǎn)品研發(fā)管理系統(tǒng)）、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）、OA（辦公自動(dòng)化）等信息系統(tǒng)在企業(yè)得到了廣泛的實(shí)施，并取得了顯著成效。同時(shí)無紙化生產(chǎn)系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，也使人們的生產(chǎn)方式、思維方式、管理方式和行為方式等都不可避免地發(fā)生了很大的變化，并給企業(yè)注入了新的活力。無紙化生產(chǎn)管理是高效、集約的生產(chǎn)管理方式，也是創(chuàng)新檔案工作的有效途徑。鑒于此，企業(yè)檔案管理部門積極圍繞數(shù)字化設(shè)計(jì)、生產(chǎn)，開展創(chuàng)新檔案信息資源利用工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、傳統(tǒng)企業(yè)檔案利用工作的局限性

面對(duì)企業(yè)管理追求最大效益的理性化發(fā)展要求，以及管理理論特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大量電子檔案進(jìn)入了檔案管理的范疇，無紙?jiān)O(shè)計(jì)、無紙生產(chǎn)的出現(xiàn)，則對(duì)檔案工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案利用模式存在明顯的局限性。具體表現(xiàn)在：

（一）提供利用方式落后

檔案管理部門接收ERP中生產(chǎn)訂單后，完成紙質(zhì)生產(chǎn)文件的復(fù)制和配發(fā)，制造部門依據(jù)紙質(zhì)生產(chǎn)文件和制造記錄卡完成科研生產(chǎn)任務(wù)。當(dāng)生產(chǎn)文件發(fā)生更改時(shí)，檔案部門根據(jù)設(shè)計(jì)文件更改通知單上在制生產(chǎn)令號(hào)將相應(yīng)的生產(chǎn)文件配發(fā)給制造部門，制造部門再將生產(chǎn)文件換發(fā)到生產(chǎn)現(xiàn)場，同時(shí)將舊版本生產(chǎn)文件回收。

制造部門的生產(chǎn)管理均通過生產(chǎn)文件和制造記錄卡等紙質(zhì)文檔進(jìn)行傳遞，信息傳遞環(huán)節(jié)多，工作量較大，效率低下；紙質(zhì)文檔的使用成本和基于紙質(zhì)文檔的各部門管理成本一直居高不下，給制造部門的生產(chǎn)和管理帶來種種不便；該利用方式制約了企業(yè)對(duì)檔案信息資源的完整、高效和低成本利用。

（二）利用成效不顯著

隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，企業(yè)多品種小批量生產(chǎn)方式日益普及，生產(chǎn)任務(wù)變化頻繁，導(dǎo)致生產(chǎn)文件更改量多，生產(chǎn)文件經(jīng)常需要更新。由于生產(chǎn)文件換發(fā)工作量大，涉及的環(huán)節(jié)多等因素，常常由于換發(fā)沒有及時(shí)到位等情況，造成產(chǎn)品加工報(bào)廢，不僅拖延生產(chǎn)周期，造成用戶抱怨，而且直接造成經(jīng)濟(jì)損失，影響企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的后勁。

（三）利用范圍較窄

由于生產(chǎn)現(xiàn)場對(duì)紙質(zhì)生產(chǎn)文件的依賴性，無法充分利用信息化資源，如三維數(shù)字化設(shè)計(jì)的成果和PDS系統(tǒng)中的檔案信息資源等，導(dǎo)致信息化成果難以深入到制造部門，從而使信息化工作難以發(fā)揮更大的效益，且檔案的利用范圍較窄，檔案的利用價(jià)值未能凸顯。

三、基于無紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用思路

面對(duì)信息化對(duì)現(xiàn)有管理理念和技能等的巨大挑戰(zhàn)，通過實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)管理全程無紙化，積極探索現(xiàn)代信息技術(shù)與生產(chǎn)管理的有機(jī)結(jié)合，逐步實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)管理過程的可視化、精細(xì)化，推動(dòng)科研生產(chǎn)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。

無紙化生產(chǎn)實(shí)施后，檔案利用模式從傳統(tǒng)手工模式、計(jì)算機(jī)管理模式不斷發(fā)展，逐步走向知識(shí)管理模式，并隨著管理模式的變化其管理流程、手段、方式等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。通過信息系統(tǒng)的有效集成實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，同時(shí)優(yōu)化相關(guān)流程，制定一套行之有效的管理制度和辦法，建立檔案信息資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，確保檔案信息資源利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益最大化。

四、基于無紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用工作研究

（一）開展檔案數(shù)字化工作

檔案信息數(shù)字化是無紙化生產(chǎn)的首要條件，也是信息化發(fā)展對(duì)檔案信息資源利用的必然要求。為解決檔案數(shù)字化程度低的問題，對(duì)于未上PDS系統(tǒng)的紙質(zhì)文件，檔案部門通過對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工、處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，通過開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口傳遞至無紙化系統(tǒng)，從而將檔案信息資源及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的提供科研生產(chǎn)服務(wù)，為加快產(chǎn)品研制節(jié)奏、縮短生產(chǎn)周期，提高工作效率起到了積極作用，充分體現(xiàn)了檔案利用的價(jià)值。

（二）建立文件版本信息

為清晰準(zhǔn)確地掌握產(chǎn)品在其全生命周期的各重要時(shí)刻（如各階段、各批次等）的技術(shù)狀態(tài)，建立與設(shè)計(jì)文件圖號(hào)（具有惟一性特征）相對(duì)應(yīng)的版本標(biāo)識(shí)。對(duì)于未上PDS系統(tǒng)的紙質(zhì)文件，通過對(duì)紙質(zhì)文件定制屬性信息建立版本標(biāo)識(shí)并上傳至ERP系統(tǒng)。對(duì)于已上PDS系統(tǒng)的電子文件，直接從文檔屬性中提取版本信息并上傳至ERP系統(tǒng)。無紙化系統(tǒng)通過與ERP系統(tǒng)集成可獲取生產(chǎn)令號(hào)、設(shè)計(jì)文件及版本信息、工藝文件及版本信息等。操作人員登陸無紙化系統(tǒng)，按相應(yīng)版本的電子生產(chǎn)文件進(jìn)行生產(chǎn)。

（三）完善更改控制流程

更改控制是保證產(chǎn)品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生更改時(shí)，通過版本變化與其更改通知單需更改的在制令號(hào)集成，使無紙化系統(tǒng)的電子文件版本與設(shè)計(jì)文件更改通知單相應(yīng)的在制信息相匹配，確保設(shè)計(jì)文件更改實(shí)施的準(zhǔn)確率。由于制造部門不需要等待紙質(zhì)生產(chǎn)文件，設(shè)計(jì)文件和工藝文件一旦實(shí)施更改后立刻就能在無紙化系統(tǒng)中顯示出來，使生產(chǎn)現(xiàn)場電子生產(chǎn)文件更改的及時(shí)性得到保證，加快了科研生產(chǎn)的節(jié)奏和進(jìn)程。

（四）建立信息反饋渠道

為及時(shí)了解、掌握科研生產(chǎn)進(jìn)度和要求，在無紙化系統(tǒng)中增加生產(chǎn)信息反饋功能，檔案管理部門對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場反饋的問題進(jìn)行處理和監(jiān)督檢查。檔案部門通過介入生產(chǎn)過程控制（電子生產(chǎn)文件有無、版本是否正確、更改實(shí)施是否到位等），實(shí)時(shí)采集、跟蹤生產(chǎn)過程管理與有效監(jiān)督，對(duì)生產(chǎn)突發(fā)狀況做出快速反應(yīng)，解答用戶的疑惑，使產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中的問題得到及時(shí)有效地解決，消除了由于信息不對(duì)稱而造成的各種生產(chǎn)過程延誤，從而滿足了用戶要求，凸顯檔案工作重要性，提升了檔案部門應(yīng)急服務(wù)能力和形象，促進(jìn)了檔案管理水平的提升。endprint

五、檔案利用創(chuàng)新模式

檔案部門作為檔案信息資源的保管者和提供者，徹底從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中解脫出來，通過將靜態(tài)的檔案信息經(jīng)過采集、加工、傳遞進(jìn)而轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向?yàn)殚_放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由“重管輕用”向“重用促管”轉(zhuǎn)變，由“授人以魚”為主的模式向“授人以漁”為主的模式轉(zhuǎn)變、發(fā)展，變被動(dòng)等待用戶為主動(dòng)為用戶提供利用。

（一）思維創(chuàng)新

用戶獲取檔案信息的方式和習(xí)慣發(fā)生了變化。操作者登錄無紙化系統(tǒng)，通過輸入生產(chǎn)令號(hào)或通過條碼掃描器可直接讀取和瀏覽電子生產(chǎn)文件，從而避免了紙質(zhì)生產(chǎn)文件易于損壞、易受油污、丟失、易于出錯(cuò)等問題，消除了對(duì)生產(chǎn)過程造成的不利影響，通過鼠標(biāo)對(duì)顯示的文件能進(jìn)行縮放、移動(dòng)和旋轉(zhuǎn)等操作，另外還可顯示三維模型，便于利用人員以合適的方式查看。

（二）制度創(chuàng)新

通過制定《無紙化生產(chǎn)管理辦法》、《制造部門工序外協(xié)管理要求》等規(guī)章制度，重新界定和明確各部門的分工和工作程序、工序計(jì)劃外協(xié)管理的過程控制要求，使各項(xiàng)工作更加順暢，有效地監(jiān)督措施實(shí)施；按任務(wù)驅(qū)動(dòng)流程，優(yōu)化管理流程，進(jìn)一步提高了工作效率；同時(shí)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化，簡化了工序外協(xié)的生產(chǎn)文件（包括全三維圖紙）配發(fā)流程，檔案管理部門通過在ERP系統(tǒng)中查詢工序外協(xié)生產(chǎn)訂單的報(bào)表直接實(shí)施配發(fā)任務(wù)，真正起到了為科研生產(chǎn)活動(dòng)保駕護(hù)航的作用。

（三）技術(shù)創(chuàng)新

通過開發(fā)WebService等接口形成標(biāo)準(zhǔn)的接口數(shù)據(jù)，提供更高效、更便捷的資源開發(fā)利用入口，使得多種類別多種格式文件（如：cad、word、excel、tif、gxk等）通過不同的方式來處理，無紙化系統(tǒng)能夠顯示各種類型格式的電子文件并能提供利用，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，促進(jìn)了檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產(chǎn)生了更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（四）服務(wù)創(chuàng)新

企業(yè)檔案部門徹底改變了過去單一、被動(dòng)的服務(wù)方式，一種超越時(shí)空、及時(shí)方便、高效的服務(wù)方式橫空出現(xiàn)在利用者面前，打破了生產(chǎn)現(xiàn)場使用紙質(zhì)文件的傳統(tǒng)模式，滿足了利用者不受時(shí)間、空間等限制隨時(shí)隨地快速獲得自己所需電子檔案信息的需求，使生產(chǎn)管理更加高效，及時(shí)性與準(zhǔn)確性有了強(qiáng)有力的保障。

制造部門除按無紙化系統(tǒng)中的電子生產(chǎn)文件生產(chǎn)、加工外，還可通過在無紙化系統(tǒng)查詢?cè)O(shè)計(jì)文件更改單和工藝文件更改單，及時(shí)了解電子生產(chǎn)文件的更新情況，從而使檔案的利用更快捷、更準(zhǔn)確、更及時(shí)，實(shí)現(xiàn)了研發(fā)管理與生產(chǎn)管理的無縫銜接，最大程度的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用，進(jìn)一步提升了檔案信息資源的整體利用能力，發(fā)揮了信息化的增值作用，適應(yīng)了科研生產(chǎn)管理模式新要求。

六、結(jié)束語

基于無紙化生產(chǎn)的企業(yè)檔案利用工作，是檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)新開發(fā)利用的有效手段，適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率，滿足了用戶的利用心理，也激發(fā)了用戶利用檔案的熱情，這種自控、多變、生動(dòng)的方式給制造部門帶來了極大地便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源的利用帶來了新的生命力。檔案部門通過對(duì)檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用進(jìn)行全方位的過程控制，進(jìn)一步提升了檔案工作在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位和作用。伴隨著無紙化生產(chǎn)管理的逐步完善與推進(jìn)，檔案信息資源的開發(fā)利用將得到進(jìn)一步拓展和有效提高。endprint