秦霏霏

新形勢(shì)下如何做好檔案工作的思考

秦霏霏

檔案工作是每個(gè)單位各項(xiàng)工作的重要組成部分，是維護(hù)其歷史面貌及發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。做好檔案工作是加強(qiáng)檔案科學(xué)管理，提高各項(xiàng)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。正確認(rèn)識(shí)、把握新形勢(shì)下的檔案工作內(nèi)涵，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)新跨越意義深遠(yuǎn)。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性

結(jié)合我院檔案工作實(shí)際，重新成立新疆林業(yè)規(guī)劃院檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，完善檔案分類大綱及管理網(wǎng)絡(luò)圖。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案管理工作，定期聽(tīng)取檔案部門(mén)工作匯報(bào)，定期進(jìn)行督促檢查，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作順利開(kāi)展提供人力、財(cái)力、物力等方面保障，推動(dòng)我院檔案工作的開(kāi)展。 檔案工作是需要各部門(mén)的相互協(xié)調(diào)配合才能共同完成的一項(xiàng)重要工作，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和緊迫性，進(jìn)一步明確檔案工作的任務(wù)，各司其職，增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感。

明確重點(diǎn)，加強(qiáng)要求，積極推進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)

完善檔案管理各項(xiàng)工作制度。結(jié)合我單位檔案工作實(shí)際情況，建立完善檔案工作制度。包括檔案室工作職責(zé)、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案移交制度、公文立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案異地異質(zhì)備份制度等；進(jìn)一步完善文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定。

完善綜合檔案室的管理。按照檔案管理要求，結(jié)合單位實(shí)際，對(duì)我院綜合檔案室完善和添置檔案的硬件設(shè)施，如：檔案室（庫(kù)房）、查閱室、管檔人員辦公室的安排，做到“庫(kù)房、查閱室、辦公室三分開(kāi)”的規(guī)定；購(gòu)置干濕溫度計(jì)、檔案柜、掃描儀、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等。加強(qiáng)檔案室的硬件及工作環(huán)境的建設(shè)，確保檔案的安全性。

加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的宣傳及學(xué)習(xí)。對(duì)全院干部職工開(kāi)展《檔案法》的宣傳教育工作。提高干部職工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳。檔案管理人員要堅(jiān)持經(jīng)常學(xué)、自覺(jué)學(xué)、熟悉和掌握檔案知識(shí)，增強(qiáng)以法治檔意識(shí)，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。建議將檔案方面的法律法規(guī)宣傳教育納入各部門(mén)的學(xué)習(xí)計(jì)劃中，增強(qiáng)單位人員檔案法制意識(shí)。

加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)。要“夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化保障，筑牢科學(xué)嚴(yán)密的檔案安全體系”，這是對(duì)“安全第一”的最高要求和指針。檔案安全既包括檔案實(shí)體不受損害，也包括檔案信息長(zhǎng)久可用，檔案內(nèi)容不泄密。因此，要配置符合檔案安全保管要求的檔案庫(kù)房和設(shè)施設(shè)備，為檔案安全打造第一道防線。檔案庫(kù)房既要達(dá)到一定的使用面積，又要配備先進(jìn)適用的檔案裝具，應(yīng)用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，切實(shí)做好“八防”（防潮、防塵、防霉、防損、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防火）工作。堅(jiān)持原則、執(zhí)行規(guī)定、加強(qiáng)監(jiān)管，定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面徹底的檢查，確保紙質(zhì)檔案、電子檔案長(zhǎng)期保存和利用，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改。真正做到措施到位、責(zé)任到位、制度到位，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

建立多層次高效率的檔案利用體系。不斷提高檔案工作服務(wù)能力，要具備大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。把檔案工作與國(guó)家重大戰(zhàn)略和重要事務(wù)聯(lián)系起來(lái)；與我院工作大局聯(lián)系起來(lái)；變被動(dòng)查閱為主動(dòng)提供，規(guī)劃先行、早做準(zhǔn)備，提高實(shí)效性；改進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)方式，拓展服務(wù)渠道。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，更好為院黨委班子的決策、管理提供參考，為全院干部職工提供便利、高效的查閱服務(wù)。

分步分?jǐn)?，合理安排，有序推進(jìn)檔案工作順利開(kāi)展

收集。文件材料的收集是檔案工作的源頭工作和基礎(chǔ)，要求齊全完整、真實(shí)可靠和及時(shí)有效。尊重全宗，保持全宗的不可分散的基本原則；嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，依照我院文件材料歸檔范圍開(kāi)展歸檔文件收集工作，具體落實(shí)相關(guān)部門(mén)、崗位的歸檔責(zé)任。

鑒定。文件材料的鑒定包括兩個(gè)階段，第一階段是對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為歸檔文件進(jìn)行審查，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料；第二階段是對(duì)進(jìn)入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過(guò)程中可能產(chǎn)生的不同作用提出應(yīng)保存的年限，這一工作是對(duì)文件價(jià)值的進(jìn)一步判定，是決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵所在。

整理。歸檔文件材料的整理是檔案管理工作的開(kāi)始，這是一項(xiàng)承前啟后的工作，直接關(guān)系到文件材料歸檔后的科學(xué)管理、安全保管和有效利用。

紙質(zhì)文件材料的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列編號(hào)、編頁(yè)、編目、蓋章、裝盒、排架。

數(shù)字化。文件歸檔后紙質(zhì)文件和電子文件共存，稱為雙套歸檔。

按照“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”，推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，做到流程規(guī)范、格式統(tǒng)一、字段完整，符合安全保密要求，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展。

全宗卷的撰寫(xiě)和整理。全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，也即一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、單位和著名人物在其社會(huì)活動(dòng)中形成檔案的有機(jī)整體。全宗介紹（又稱全宗指南），是檔案館（室）指南的核心部分。根據(jù)整理的歸檔資料還需撰寫(xiě)組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、利用效果及定期分析材料、文件匯編等。

照片檔案的收集和整理。照片檔案分為感光材料照片和數(shù)碼照片。照片檔案是圖文并茂，具有特色的歷史記錄。照片檔案中的照片和文字說(shuō)明是相互依存、互相印證、互相補(bǔ)充的表現(xiàn)事物。

根據(jù)《照片檔案整理辦法》規(guī)定，綜合檔案室負(fù)責(zé)協(xié)同照片檔案形成部門(mén)（形成者）對(duì)歸檔的照片進(jìn)行嚴(yán)格鑒定、篩選，并編寫(xiě)文字說(shuō)明。

綜合檔案室在做好檔案查閱服務(wù)的同時(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源的利用，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品。在檔案管理過(guò)程中對(duì)發(fā)展史資料著重保留，收集從各類重要文件、照片、物品等，進(jìn)行深度利用。

（作者單位：新疆維吾爾自治新疆林業(yè)規(guī)劃院）