裴建春

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

裴建春

文章根據(jù)檔案管理的必要性，分析了檔案管理中的問題，比如缺乏管理人才；制度有待健全；檔案管理觀念落后。進而提出了檔案管理創(chuàng)新方式，比如增強管理團隊構(gòu)建；將檔案管理制度健全；改進管理理念；增強檔案管理雙向制約制度構(gòu)建。

由于我國改革的持續(xù)發(fā)展，中國事業(yè)單位迎來了發(fā)展的機遇。在如此的條件下，事業(yè)單位如果要落實改革，服務社會，一定要增強事業(yè)單位檔案管理改革。創(chuàng)新檔案管理是事業(yè)單位必須要做的事情，也是事業(yè)單位改革的核心部分，關(guān)系著事業(yè)單位的效率與質(zhì)量?？墒?，實際上，事業(yè)單位檔案管理比較落后，沒有辦法充分滿足現(xiàn)如今的社會對檔案管理工作的各種需要。因此，必須要盡快制定出檔案管理創(chuàng)新思路，這對于事業(yè)單位發(fā)展是非常重要的。

檔案管理的必要性

在事業(yè)單位中檔案管理是比較基礎(chǔ)的一項工作，在維護單位和職員權(quán)益的時候起著比較重要的作用。不單單是這樣，檔案管理還能輔助單位管理人員進行管理，從而保證管理工作人員決策的價值。不過，需要關(guān)注到的一點就是事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率與檔案管理工作人員緊密相關(guān)，這就表示著事業(yè)單位檔案管理發(fā)揮的作用是被管理工作人員的狀態(tài)以及其能力所影響的。檔案管理發(fā)揮出其最大作用，同樣和事業(yè)單位所處的位置和工作的性質(zhì)相關(guān)。在日常工作之中，相關(guān)管理工作人員必須要將自己和社會之間的關(guān)系處理好，如此一來，才可以保證檔案管理順利進行，且給事業(yè)單位提供更好的服務，推進事業(yè)單位發(fā)揮出更大的作用。

檔案管理中的問題

缺乏管理人才。由于不關(guān)注檔案管理工作，因而，一些事業(yè)單位沒有把優(yōu)質(zhì)人才分配到管理崗位中。還有的事業(yè)單位檔案管理在選拔人才以及調(diào)動人員的時候一點兒也不謹慎，沒有一定的專業(yè)性。如此，一定會造成檔案管理工作團隊素質(zhì)低下，沒有辦法勝任檔案管理工作。雖每一年都會找一個時間培訓檔案管理工作人員專業(yè)知識和技能，可是因為考核制度不完善，造成培訓變成了一個形式，沒有辦法提高人員素質(zhì)，檔案管理工作無法正常進行。

制度有待健全，且檔案資源使用率不高。檔案管理機制不全，一些事業(yè)單位沒有檔案管理工作經(jīng)驗，還有一些事業(yè)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)控和管理制度，導致檔案管理機制不過是一個擺設(shè)，沒有切實落實到管理工作中。在部分事業(yè)單位里面，檔案管理秩序混亂，一點兒也不規(guī)范，組卷與規(guī)定不相符。在銷毀檔案的時候，部分檔案沒有通過審查就已經(jīng)被管理人員銷毀了，從而導致了一定的損失。要不然就是管理工作人員在銷毀的過程中未根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行，造成檔案資料被泄露。

檔案管理觀念比較落后，關(guān)注程度不夠。在大部分事業(yè)單位里面，領(lǐng)導只把檔案管理看成是資料的整理和堆放，覺得這個工作不需要重視。如此一來，對于檔案管理的物資與人力投入明顯不夠，造成檔案堆積嚴重，且檔案混亂，沒有秩序。關(guān)注的力度不夠從而造成檔案管理理念不夠新穎，相關(guān)管理工作人員在進行檔案的時候不過是機械式的整理，并沒有進行有效的篩選。嚴重點，沒有將檔案管理進行規(guī)范，直接影響了檔案的保密性以及安全性，導致了不好的后果。如果想要查找運用檔案的時候，管理工作人員可能會耗費相當長的一段時間，從而影響到檔案管理工作后期進行。

創(chuàng)新方式

增強管理團隊構(gòu)建。首先，應當關(guān)注培養(yǎng)管理人才和引進管理人才。檔案管理工作人員需要對檔案管理有一定程度上的了解和掌握，且具有很高的文化素質(zhì)。同時，還需要擁有一定的信息技術(shù)技能，以便于運用先進的計算機技術(shù)開展檔案管理工作。不單單如此，還應當有意識的培養(yǎng)專業(yè)人才實踐方面的能力，進而完成事業(yè)單位管理創(chuàng)新。其次，應當給檔案管理工作人員成長和進步提供環(huán)境和機會。這也就需要事業(yè)單位可以設(shè)定出科學且合理的培訓方案，有針對性地培訓管理工作人員。事業(yè)單位負責人應當關(guān)注檔案管理人員的成長，然后定期請一些專家到單位培訓。

將檔案管理制度健全。事業(yè)單位檔案管理機制首先要與事業(yè)單位的多數(shù)人和資源的利益相符；需要具有一定的靈活動機特征，方便進一步的健全檔案管理機制和創(chuàng)新。必須要關(guān)注到的就是檔案管理制度的健全需要包含事業(yè)單位的各個環(huán)節(jié)，且精確到每一個小細節(jié)。如此一來，才可以提升檔案管理工作人員的積極性；進行檔案管理的過程中一定要關(guān)注到信息是不是安全，檔案的使用率高不高。

改進管理理念。增強對事業(yè)單位管理的關(guān)注力度，在新的背景下，一定要增強對事業(yè)單位檔案管理的了解，且在這個基礎(chǔ)之上將管理理念創(chuàng)新，保證人們可以充分認識到檔案管理的必要性：應當制定出各種舉措激勵職員積極發(fā)表自己的言論，說出自身對檔案管理剛工作的觀點，提升檔案管理工作的參與積極性；事業(yè)單位負責人應當在檔案管理工作決策中投入大量的物資和人力；事業(yè)單位檔案管理工作人員需要努力配合負責人所做的每一個決定，然后切實落實到工作中，以負責人的態(tài)度做好自己的職責，且在開展檔案管理工作的時候進行創(chuàng)新。

增強檔案管理雙向制約制度構(gòu)建。針對事業(yè)單位而言，應當始終堅持檔案管理雙向制約制度，如此，才可以起到約束檔案管理人員的作用，還可以監(jiān)管事業(yè)單位分負責機制。實際上，管理人員檔案管理制度束縛的重要對象，是確保雙向制約制度得以實行的重要原因。與此同時，還需要關(guān)注到領(lǐng)導機制在檔案管理中發(fā)揮的作用，因而，雙向制約制度是必須要實行的。

社會與經(jīng)濟的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理迎來了新的機遇。檔案管理工作要和新環(huán)境以及新的階段相結(jié)合，一定要進行創(chuàng)新，這也是社會發(fā)展的必然趨勢，是事業(yè)單位發(fā)展一定會經(jīng)歷的一個環(huán)節(jié)。因而，需要充分了解當今檔案管理之中的問題，從而制定出恰當?shù)墓芾矸椒?，提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率。事業(yè)單位需要對癥下藥，從實際情況著手，有針對性的創(chuàng)新，尋找到管理的新思路。如此一來，才可以有效促進事業(yè)單位向前發(fā)展，進而更好地給大眾服務。

（作者單位：湖北省藥品監(jiān)督檢驗研究院）