許琳

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）

檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決對策

許琳

事業(yè)單位的檔案管理在形式上具有一定的復雜性，涉及到的內(nèi)容較多，因此帶來了事業(yè)單位檔案管理中的問題。特別是信息化時代的到來，檔案管理中加入現(xiàn)代化信息技術(shù)，對于事業(yè)單位的檔案管理又是一項挑戰(zhàn)，所以，需要對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中問題進行分析，分析問題產(chǎn)生的原因，制定適宜的解決措施。本文主要針對檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決對策進行分析。

我國是事業(yè)單位的檔案管理工作是日常工作平穩(wěn)運作的保障和前提，事業(yè)單位在進行檔案管理中涉及到的內(nèi)容較多，不僅可以為事業(yè)單位的人才選拔、任用、考核提供基礎信息，同時對于事業(yè)單位的人員配置提供幫助。隨著時代的發(fā)展我國事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)取得一定的進展，并且在管理方法上進行了一定的調(diào)整，但是檔案管理工作中也存在一些不足，需要針對這些管理工作進行改革和創(chuàng)新，全面的提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量。

事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理定義事業(yè)單位檔案的管理工作是由檔案的收發(fā)、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計、利用等活動組成，這些步驟根據(jù)活動的性質(zhì)在檔案管理工作中可以分為兩大部分：基礎工作和利用工作。事業(yè)單檔案管理工作的管理對象是檔案，工作地服務對象就是檔案使用者。檔案管理的最終目標是為了實現(xiàn)檔案管理的價值，為社會單位以及個人提供行之有效的檔案管理服務，更加及時的獲取需要的檔案管理信息。

事業(yè)單位檔案管理工作原則

事業(yè)單位檔案管理具有一定的特殊性，因此在進行管理工作過程中，需要具有具體的實施原則和標準。具體包括：

統(tǒng)一性。事業(yè)單位在進行管理中需要堅持統(tǒng)一性的原則，涉及到的檔案不僅需要經(jīng)過各級檔案管理機構(gòu)進行分類集中保存，采用一套統(tǒng)一的管理規(guī)章和制度，將檔案管理進行更加規(guī)范化的管理，在進行檔案調(diào)取的時候可以更加快捷。

完整性原則。事業(yè)單位在進行檔案管理過程中需要關(guān)注完整性，在檔案的數(shù)量和質(zhì)量上，人員的信息采用統(tǒng)一的管理模式，在保管工作中保證內(nèi)容齊全、不丟失，不能出現(xiàn)在保管中遺漏情況。

安全性。事業(yè)單位在進行檔案管理中，需要保證檔案管理的安全性，保證紙質(zhì)檔案信息不會出現(xiàn)因環(huán)境而造成的毀壞，并且在管理中不會因為人為因素出現(xiàn)丟失，檔案不能被竊取或者擅自修改，提升檔案管理的真實性，為檔案管理提供更好的基礎條件。

事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

對于檔案管理重視程度不足。在我國較多的事業(yè)單位中，一些檔案管理人員認為檔案管理工作就是單純地實現(xiàn)檔案的保管和抄寫，對于工作的重要性認識存在不足，事業(yè)單位在檔案管理中忽視管理工作的規(guī)范性，造成管理中存在一定的問題，對事業(yè)單位的經(jīng)濟效益造成一定的不利影響。檔案作為我國重要的信息財富，在新中國成立之后，檔案管理工作一直占據(jù)較為關(guān)鍵的位置，但是實際工作中我國各級事業(yè)單位中，單位領導對檔案管理工作存在忽視的情況，導致事業(yè)單位一直處于被動實施的狀態(tài)，甚至形成形式化的工作，造成管理人員在日常工作中無法為單位提供行之有效的檔案信息。

工作基礎環(huán)節(jié)薄弱。我國現(xiàn)階段較多的事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)形成一套完善的管理體制和規(guī)范，但是在體制的實際應用中還是存在一定的問題，一些制度難以完整的實施，造成執(zhí)行能力不足的情況。檔案管理制度和體系的建立為我國檔案管理工作提供了工作依據(jù)和準則，但是因為管理的不到位，我國事業(yè)單位在檔案收集和資料全面性上存在一定的問題，造成事業(yè)單位檔案管理能力的匱乏，使得檔案材料在形式上存在虛構(gòu)的情況。

檔案管理人員業(yè)務能力不足。我國事業(yè)單位檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復雜性的特點，因此需要檔案管理人員具有較強的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，并且在管理中具有耐心和責任心，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是現(xiàn)階段我國事業(yè)單位多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)能力存在不足，甚至很多事業(yè)單位存在不設置專業(yè)管理人員的情況，而是采用其他崗位員工代職的方式，造成檔案管理中人員對檔案管理規(guī)范性缺失，影響檔案管理的專業(yè)性，信息記錄不完整、不到位，甚至出現(xiàn)檔案信息的丟失。同時，檔案管理人員業(yè)務能力不足，缺乏對檔案管理的科學歸檔，忽視了對檔案資源的深度開發(fā)，造成檔案信息資源的浪費。

檔案設施陳舊。我國國民經(jīng)濟高速發(fā)展，科技水平也在穩(wěn)步提升，特別是信息化技術(shù)的使用，使得信息化管理設備在我國社會廣泛得到應用。但是我國在一些事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理部門使用的管理設備過于陳舊，管理設施也比較落后，信息化技術(shù)更新方面存在問題，沒有順應時代的發(fā)展和進步，辦公設備落后，對檔案管理工作的熱情和積極性造成一定的影響，也直接導致管理人員的工作效率和工作成果低下。還有一些事業(yè)單位對技術(shù)進行了一定的創(chuàng)新，引進了系統(tǒng)化的管理模式，但是在系統(tǒng)使用方面存在一定的不足，并且單位存放檔案的庫房簡陋，設備良莠不齊，造成管理工作效率受到極大的影響。

事業(yè)單位檔案管理工作對策

案例

北京某工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院， 學院現(xiàn)有教職工456人，專任教師308人。其中教授28人，副教授86人，博士及博士后16人、碩士127人，具有雙師素質(zhì)的163人。學院現(xiàn)設機電工程系、建筑工程系、信息工程系、經(jīng)濟工程系、社會科學系、思想政治教育部和基礎部等七個系、部和一所成人教育學院，開設33個專業(yè)。此院校還是傳統(tǒng)人事管理理念，人事處的職責為做工資、管檔案等。人事管理理念的落后，教職員工、人力資源管理人員離職、流失率高。核心價值未最終形成，沒有自己的辦學特色和學校核心價值觀。教工職務相同，工資、津貼相同。薪酬分配未考慮貢獻大小、業(yè)績高低。辦學規(guī)模的擴大、教職員工人數(shù)的增加、薪酬基數(shù)的增加、實驗實訓項目的投入，教職工工資停滯不前，造成人員大量流失。

改革對策

提升檔案管理人員業(yè)務能力和水平。在進行檔案管理中，需要全面地提升檔案管理人員的認知能力和業(yè)務水平，在學校中加強對檔案管理工作理念的宣傳力度，提升檔案管理崗位的認識和理解能力，并對學校中檔案管理人員的知識能力進行提升，提高工作能力和業(yè)務水平，強化管理人員的崗位責任感和使命感，使其可以全面的認識到檔案管理工作的意義，保證學校檔案管理工作的質(zhì)量。

建立完善的檔案管理制度。在工作中需要建立有效的檔案管理制度，堅持完善和健全我國檔案管理工作，積極建設并有效管理相關(guān)網(wǎng)絡，提升對檔案管理工作的重視程度，并將其納入到學校發(fā)展規(guī)劃和計劃中，嚴格按照相關(guān)法律落實檔案管理體制的建設和更新，重視學校檔案管理人員檔案管理法制意識管理，提高檔案管理能力和水平，實現(xiàn)信息化檔案管理。

提升檔案環(huán)境建設。隨著科技的進步，事業(yè)單位在進行檔案管理中需要投入新技術(shù)來應對繁雜、種類繁多的檔案信息，因此該學校引進了檔案管理工作，將信息進行有序?qū)n案進行管理和存儲。學?？梢陨暾垖ｍ椊?jīng)費，加大對資金的投入力度，實現(xiàn)現(xiàn)代信息檔案管理，并且學?？梢月?lián)合教師與學生，聯(lián)合開發(fā)一套科學、合理、高效的檔案信息管理系統(tǒng)，更加符合檔案管理的要求，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)和是被加強管理工作能力建設，提升學校檔案管理質(zhì)量。

建立信息化檔案管理系統(tǒng)。學校應該結(jié)合自身實際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，了解檔案管理規(guī)律，實現(xiàn)網(wǎng)絡技術(shù)與檔案信息管理之間的有效融合，以網(wǎng)絡化、數(shù)字化的信息技術(shù)建立網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)，掌握科學的方法對信息系統(tǒng)進行更新和維護，加強我國信息服務工作水平，提升學校檔案信息管理的整體水平。

綜上所述，本文對事業(yè)單位的檔案管理工作進行了分析和論述，從存在的問題入手，提出了解決對策。在以后的發(fā)展過程中，事業(yè)單位還要經(jīng)常關(guān)注時代的變化，關(guān)注檔案管理的先進性，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，只有這樣才能進一步提升事業(yè)單位檔案管理能力，提升事業(yè)單位的管理水平。

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）