楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析

楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)是保證人民生命健康以及經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。在當(dāng)前信息化時(shí)代下，調(diào)整原有衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理模式，加快人事檔案的信息化管理有重要意義。文章指出當(dāng)前我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案資源管理存在的問(wèn)題，分析了衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并提出衛(wèi)生人事檔案資源信息化建設(shè)與管理策略，僅供參考。

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的推動(dòng)下，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，單位工作人員的數(shù)量也在不斷增加，這給衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來(lái)巨大壓力。因此為了提高檔案資源管理水平，就要求廣大的衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)加快內(nèi)部的信息化建設(shè)步伐，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人事檔案資源的信息化管理，提高檔案資源管理的效率及質(zhì)量，推動(dòng)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理依舊沿用傳統(tǒng)的人事檔案模式，在實(shí)際工作中側(cè)重于靜態(tài)性資料的描繪，記錄事業(yè)單位的歷史性信息，不能動(dòng)態(tài)表現(xiàn)個(gè)人的信息狀況，因此傳統(tǒng)的人事檔案資源管理缺乏共享性與公共性特征，這對(duì)當(dāng)前衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展不利。

檔案管理意識(shí)缺乏。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間，很多衛(wèi)生事業(yè)單位常因?yàn)闄n案工作不能給單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此在實(shí)際的操作中，往往不能夠?qū)n案管理形成清晰、系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，不能充分意識(shí)到檔案資源管理在事業(yè)單位人事管理工作中的重要性，這對(duì)衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展不利。

檔案管理方式落后。衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案主要記載衛(wèi)生工作人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職位晉升情況、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等信息。然而這些檔案資料要不斷地進(jìn)行更新或增加，同時(shí)大量的材料也需要?dú)w檔，傳統(tǒng)人工管理的方式無(wú)法滿足逐漸增加的人事檔案信息的整理工作，而人工管理檔案常常會(huì)出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤的問(wèn)題。與此同時(shí)，如果個(gè)人需要查閱自己的檔案信息時(shí)，就需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間去尋找，在尋找檔案過(guò)程中，極易損毀檔案，這樣很難保證檔案資料的完整性。

檔案利用率低。如今還有很多的衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理未能徹底實(shí)施信息化管理，所以人事檔案索引數(shù)據(jù)的建設(shè)與登記仍舊依賴傳統(tǒng)手工記錄的方法，對(duì)檔案信息進(jìn)行變更會(huì)記錄檔案出入庫(kù)。這使得檔案管理的難度加大。同時(shí)在編輯、查找及分析檔案時(shí)，檔案利用也不便捷，這樣必然會(huì)導(dǎo)致檔案利用率降低。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)

提高檔案管理工作效率。人事檔案信息化管理充分利用計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大以及自動(dòng)化程度高等突出優(yōu)勢(shì)。衛(wèi)生事業(yè)單位將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到人事檔案資源的管理中，能夠?qū)⒋鏅n人員的信息進(jìn)行快速的分類與整理，同時(shí)還有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)抄寫(xiě)錯(cuò)誤的問(wèn)題，大大降低了工作人員的工作難度，在降低工作成本的同時(shí)還提高工作效率。

提高檔案信息利用率。衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的數(shù)量大，內(nèi)部的人事檔案資源則可以為衛(wèi)生事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員提供各種人才的資料。人事檔案信息化管理將衛(wèi)生事業(yè)單位的人才信息進(jìn)行歸類整理，使得人才信息準(zhǔn)確度高，同時(shí)還更容易提取，這確保了醫(yī)院管理層能夠快速、準(zhǔn)確的獲得內(nèi)部人員的信息，從而更高的進(jìn)行醫(yī)院的人事編制工作，通過(guò)人員職位及工作崗位的變更，使人才的自我能力能夠得到發(fā)揮，這有效避免了人才浪費(fèi)問(wèn)題，同時(shí)也使得人事檔案的作用真正被激發(fā)，檔案信息利用率大大提升。

提高人事檔案原始資料的安全性。在計(jì)算機(jī)及其他技術(shù)的幫助下，能夠?qū)⑿l(wèi)生事業(yè)單位的原始檔案信息完全的轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣就能夠使得檔案信息的提取、查詢都借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行，能夠大大減少傳統(tǒng)重復(fù)調(diào)檔、摘抄等方式對(duì)檔案原件造成的磨損，這樣保證了原始檔案資料的完整性，延長(zhǎng)原始檔案資料的存儲(chǔ)時(shí)間。

實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略

建設(shè)完善的衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理體制。衛(wèi)生人事檔案信息化管理的建設(shè)，要求人事檔案部門(mén)開(kāi)創(chuàng)有利條件，建立完善的人事檔案管理體制，具體如下：強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)高度重視人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作，可以依靠進(jìn)修、專業(yè)培養(yǎng)等方法來(lái)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平，以便讓檔案管理人員充分掌握檔案管理業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)出與衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理專業(yè)人才；完善人事檔案管理制度。在新形勢(shì)在，應(yīng)不斷創(chuàng)新衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作模式，健全人事檔案管理相關(guān)制度，明確檔案整理、保管、運(yùn)用等過(guò)程，只有這樣才能夠讓人事檔案管理工作變得有理可循；重視人事檔案信息系統(tǒng)的更新與維護(hù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息系統(tǒng)也應(yīng)不斷更新，同時(shí)為了保證信息化管理系統(tǒng)的正常工作，還應(yīng)做好信息管理系統(tǒng)的維護(hù)。

健全衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，因此衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員需做好以下幾方面的工作：加大人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度，如完善人員性別、職務(wù)、年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、工資等各項(xiàng)信息；將人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)同職工的績(jī)效考核成績(jī)與薪酬緊密聯(lián)系；構(gòu)建人事檔案查詢目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以提高人事檔案信息的利用率。具體實(shí)施上，可以按照衛(wèi)生事業(yè)單位的工作人員姓名進(jìn)行分類，這樣在查詢?nèi)藛T資料時(shí)就可以輸入個(gè)人姓名就能夠快速調(diào)出人員檔案資料或者紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)柜號(hào)及檔案編碼；一般而言，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事變動(dòng)及職位變化較大，因此每一年都會(huì)積累大量的檔案信息資源，而對(duì)于這些檔案信息資源的利用，則可以依賴計(jì)算機(jī)對(duì)信息材料進(jìn)行歸檔、分類以及存儲(chǔ)，以達(dá)到人事檔案信息化管理的目的。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)切合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的信息化管理。同時(shí)加強(qiáng)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，以不斷推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)步伐，充分挖掘檔案信息資源，將大量有價(jià)值的信息傳輸給衛(wèi)生事業(yè)單位，以利于領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）