姚永紅

金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

姚永紅

社會經(jīng)濟(jì)在不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為社會發(fā)提供了更加有利的條件。金融企業(yè)檔案管理逐漸趨向數(shù)字化，方便了檔案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)之上提出了具體的建議，希望可以推動(dòng)企業(yè)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)步。

現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)逐漸全球化，社會已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)提供了更加有利的環(huán)境。數(shù)字化信息僅僅是其中一個(gè)表現(xiàn)比較明顯的。金融企業(yè)需要抓住數(shù)字化發(fā)展的機(jī)遇，讓企業(yè)檔案變得更加符合社會的發(fā)展潮流。

檔案管理數(shù)字化的重要性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理采取的方式更加科學(xué)，檔案管理的數(shù)字化優(yōu)勢在實(shí)踐當(dāng)中變得更加的明顯。數(shù)字化檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比更加方便快捷，同時(shí)也會減少企業(yè)的管理成本，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益。例如采用數(shù)字化檔案管理辦法通常都可以讓企業(yè)省出更大的空間。再比如數(shù)字化管理可以延長檔案的存儲時(shí)間。由于數(shù)字化檔案管理措施對于環(huán)境的要求相對比較低。檔案管理數(shù)字化還方便了管理人員就檔案資料進(jìn)行備份，降低了檔案丟失的幾率，還可以同時(shí)提高檔案管理的效率以及檔案本身的利用率。

檔案管理數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展所必須的一種趨勢，社會企業(yè)的發(fā)展依賴于這種技術(shù)手段。金融企業(yè)的檔案相較于其他的企業(yè)來講具有復(fù)雜性，也會對準(zhǔn)確性要求比較高。因此數(shù)字化檔案管理方式一出現(xiàn)就受到了金融企業(yè)的關(guān)注和重視。數(shù)字化檔案管理方式主要是通過掃描以及拍照等等方式將紙質(zhì)檔案形成數(shù)字檔案，對企業(yè)來講具有積極意義。

金融檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐方式

構(gòu)建整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。不僅僅是金融企業(yè)，社會當(dāng)中的任何企業(yè)在現(xiàn)在這樣的環(huán)境之下總是需要更新技術(shù)，應(yīng)用科學(xué)方法方式經(jīng)營發(fā)展的。金融企業(yè)根據(jù)自身的情況以及發(fā)展方向建立起具有整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)非常重要。將傳統(tǒng)的檔案管理形式轉(zhuǎn)變成為數(shù)字檔案管理形式需要經(jīng)過一定的過程。這一過程當(dāng)中最重要的就是系統(tǒng)的建立，需要企業(yè)就其投入大量的資金和人力，并花費(fèi)相當(dāng)長的時(shí)間進(jìn)行建立。并且在實(shí)踐當(dāng)中，還要與社會當(dāng)中的其他企業(yè)之間相互配合，當(dāng)社會中的企業(yè)均將檔案一同存儲的時(shí)候會方便企業(yè)之間的相互交流。

構(gòu)建具有整體性的檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要從三個(gè)方面做起，一方面是檔案采集，一方面是檔案查閱，另外一方面是檔案管理。只有將這三個(gè)方面綜合起來，才可以提高數(shù)字化檔案管理的效率。檔案采集屬于數(shù)字化檔案管理當(dāng)中的一個(gè)重點(diǎn)，非常關(guān)鍵，影響著其后一系列工作的開展。檔案采集的過程當(dāng)中，需要確保所采集的檔案的準(zhǔn)確性，并將檔案進(jìn)行科學(xué)化整理，以方便后面工作的開展。金融企業(yè)的具體檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理的系統(tǒng)都需要數(shù)字化技術(shù)完成，因此開發(fā)數(shù)字化的查閱系統(tǒng)可以確保金融企業(yè)檔案的利用效率。

制定科學(xué)的檔案數(shù)字化建設(shè)制度。金融企業(yè)需要建立起可以保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的制度，才可以令這種管理方式在實(shí)踐當(dāng)中起到作用，同時(shí)完成金融企業(yè)的檔案利用。金融企業(yè)的每一個(gè)部門以及員工的檔案都存儲在企業(yè)當(dāng)中，甚至包括了企業(yè)發(fā)展的相關(guān)檔案資料都在當(dāng)中。因此建立起具有保障性的制度是金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作開展的必然之路。具體來講就是在實(shí)踐當(dāng)中準(zhǔn)確及時(shí)地將數(shù)字化文檔進(jìn)行歸檔處理，要明確金融企業(yè)管理檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)，同時(shí)制定明確的檔案管理數(shù)字化的查閱標(biāo)準(zhǔn)。金融企業(yè)的檔案屬于影響企業(yè)發(fā)展的重要文件，因此還需要在建立數(shù)字化管理方式的時(shí)候創(chuàng)建安全制度，以防金融企業(yè)的檔案被盜用等情況的發(fā)生。另外金融企業(yè)屬于一直發(fā)展進(jìn)步的企業(yè)，每天都面臨著變化，因此就檔案數(shù)字化管理要采取定時(shí)更新制度。針對檔案當(dāng)中存在的不合理的檔案以及無效的檔案，要及時(shí)清除，為加入新的檔案騰出空間。數(shù)字化檔案管理通常都是采取的移動(dòng)管理方式，同樣要以此為依據(jù)制定管理制度。通過制定科學(xué)的制度完成檔案管理工作，將金融企業(yè)當(dāng)中的人員部門都聯(lián)結(jié)起來，規(guī)范化數(shù)字檔案管理的行為，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

融入企業(yè)檔案管理創(chuàng)新理念。檔案管理數(shù)字化研究重點(diǎn)放在檔案管理的保存以及傳輸兩個(gè)方面，而且數(shù)字化確實(shí)會令這兩個(gè)方面得到發(fā)展和進(jìn)步。檔案數(shù)字化的保存以及數(shù)字形式的傳輸對于檔案文件的傳遞以及管理具有積極意義，不僅可以節(jié)約時(shí)間還可以節(jié)約企業(yè)的經(jīng)濟(jì)成本。當(dāng)然這是目前數(shù)字化檔案管理方式最普遍的作用，已經(jīng)逐漸無法完全滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要。因此要在數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐當(dāng)中，不斷創(chuàng)新數(shù)字化技術(shù)。比如借助一定的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制確保數(shù)字化檔案管理的安全性，防止黑客病毒對檔案管理系統(tǒng)的攻擊，減少網(wǎng)絡(luò)漏洞的形成?，F(xiàn)代社會當(dāng)中的企業(yè)競爭非常大，因此檔案管理的安全性確實(shí)受到了廣泛的關(guān)注，就此種情況需要的是采用訪問控制以及系統(tǒng)漏洞定期掃描等等方式，提高數(shù)字化檔案管理的安全性。

創(chuàng)新檔案管理方式。我國的經(jīng)濟(jì)在改革開放之后得到了很大程度的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理方式事業(yè)一直在進(jìn)步。目前金融企業(yè)以及社會中的其他企業(yè)都已經(jīng)開始采取數(shù)字化檔案管理模式，但是仍然需要就這種新型的模式進(jìn)行創(chuàng)新，才可以順應(yīng)社會發(fā)展的潮流。我國目前的管理模式要進(jìn)行創(chuàng)新，提高金融企業(yè)管理方式以及現(xiàn)代化的發(fā)展和進(jìn)步，要讓金融企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益都同時(shí)實(shí)現(xiàn)，要在發(fā)展當(dāng)中推動(dòng)金融企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。數(shù)字化的檔案管理方式逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，要針對檔案管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新，以達(dá)到檔案管理整體上的創(chuàng)新，比如檔案的收集整理，檢索編目等等。金融企業(yè)之間同樣要積極交流并且形成良性的溝通，要加快金融企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)步伐，降低金融企業(yè)數(shù)字檔案中的信息不暢等問題的出現(xiàn)幾率。

世界經(jīng)濟(jì)全球化令社會中生存的企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，國際資本的流動(dòng)性非常大。金融企業(yè)為了自身的發(fā)展，則需要從各個(gè)方面完善，用科學(xué)技術(shù)武裝自己。檔案管理對于金融企業(yè)的重要性在實(shí)踐中已經(jīng)得到了認(rèn)可，因此在具體的實(shí)踐當(dāng)中要盡量讓檔案管理工作數(shù)字化，讓管理技術(shù)更加成熟。

（作者單位：武漢金融控股（集團(tuán)）有限公司）