◎劉麗

信息時代高校檔案管理應注意的問題

◎劉麗

檔案無論是對任何一個單位或者是部門來說，其重要性都是非常重要的，尤其是在現(xiàn)如今這個信息時代下，而為了能夠提高高校檔案管理工作質量，本文也對其在管理過程中應注意的問題進行了研究。

現(xiàn)如今屬于一個信息時代，在這種時代下，對于信息的管理是非常重要的一部分，無論是任何一個領域在發(fā)展過程中都需要加強對檔案的管理，也正是因為如此，各高校在發(fā)展過程中對于檔案管理的重視程度也在不斷提升，為了能夠有效地提升高校檔案管理質量，本文主要對信息時代高校檔案管理主要內容進行了分析，同時也對其在管理過程中應該注意的問題進行了具體的分析。

高校檔案管理主要內容

高校檔案管理工作屬于一項較為繁瑣的工作，在實際管理過程中涉及到較多方面和內容，因此，在實際檔案管理過程中，要想真正提升檔案管理的質量，就一定要對檔案管理的內容進行準確的把握。高校在進行檔案管理工作的過程中，其主要的工作內容包括了以下幾點：（1）師資隊伍檔案管理。這一部分檔案管理主要的就是指學校內所有的師資隊伍，具體包括教師隊伍結構、教師專業(yè)水平、教師建設規(guī)劃以及青年教師培養(yǎng)計劃等方面。（2）學籍檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于學生學籍資料的管理，也屬于較為重要的檔案管理內容，其中就提包含了學校在校生名冊、學生學業(yè)成績表、學生學籍變更材料等內容。（3）專業(yè)建設檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于專業(yè)建設相關資料也會設置成相應的檔案，并且進行管理，管理的對象包括了重點學科、重點專業(yè)、新辦專業(yè)、教學計劃制定、課程建設相關材料的申報材料和批準的文件材料等內容。（4）教學實踐檔案管理。高校在檔案管理過程中，對于教學實踐相關資料也會設置成檔案進行管理，管理內容主要包括了專業(yè)人才培養(yǎng)計劃、教育實施材料和總結、各種優(yōu)秀實習計劃、實習調查報告、學生考研等資料。（5）教務管理。高校在進行檔案管理的過程中，對于教務這一方面的資料也需要進行檔案管理，具體包含了學生考試試卷、課程教學制度、危機處理等材料。

信息時代高校檔案管理應注意的問題

更新管理理念，明確分工。高校在檔案管理過程中，要想真正有效地提升這一項工作的水平，首先一定要對自身管理理念進行更新，在這個信息化時代下，檔案管理工作也受到了一定的影響和沖擊，所以，檔案管理工作人員也應該要在實際工作過程中，更新管理理念，真正做到與時俱進，畢竟理念才是檔案管理的基礎和先驅，只有檔案管理工作人員自身理念得到了發(fā)展，在實際管理過程中才能有效地提升自己檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，最終提高管理工作的質量。針對這一點，在實際管理過程中，檔案管理人員可以在實際管理過程中轉變以往傳統(tǒng)的紙質管理理念，在實際管理過程中制作成電子檔案，并且采用全新的管理方式來對其進行管理，最大程度保障其管理的規(guī)范性和有效性，從而才能更好地符合現(xiàn)如今信息時代發(fā)展的需求，切實的提高高校檔案管理效率和質量。此外，高校檔案管理人員在對自身管理理念進行更新之后，還需要對檔案管理工作進行較為明確的分工，對不同檔案進行分類，同時安排不同人員對其進行管理，以此來最大程度提升管理的效率。因此，高校檔案管理過程中，首先需要注意的問題就是要緊跟信息時代發(fā)展需求，更新管理理念以此來促進管理質量提升。

真正實現(xiàn)高校檔案一體化管理。就目前而言，高校檔案在實際管理過程中還存在一定的問題，比如說，管理效率低下、管理不夠全面等，而要想有效地避免這些問題就一定要在實際檔案管理過程中，加快實現(xiàn)高校檔案一體化管理，同時檔案管理人員還需要提高自身管理意識，在管理過程中使用信息時代下所存在的先進技術以及設備來建設處一套全新的檔案管理模式，從而實現(xiàn)提升高校檔案管理質量這一目的。在檔案管理一體化過程中，其主要是以文件運動周期理論來作為其基礎，然后在管理過程中應用信息時代下的產(chǎn)物計算機等技術來作為依托，以此來實現(xiàn)對文件的制作、保存、使用以及永久保存，從而真正實現(xiàn)對檔案的全面化、動態(tài)化管理，并且將這些檔案價值有效地利用發(fā)揮出來。而為了能夠有效地實現(xiàn)高校檔案管理一體化，首先，需要對檔案進行全面系統(tǒng)化的普查，然后對其進行合理的篩選，將一些作廢的檔案舍棄掉，這樣就能在一定程度上減少不必要的工作量；其次，在檔案管理過程中，還需要對檔案進行重組，以此來促進檔案管理一體化的實現(xiàn)。因此，高校檔案管理過程中，實現(xiàn)高校檔案管理一體化也是其應該要注意的問題之一。

檔案管理還需要滿足多樣化需求。在現(xiàn)如今這個信息時代下，社會以及市場對于人才的需求都是非常急切的，高校本身就是為社會提供人才，而檔案管理其從某些程度來看，屬于對人才的管理。因此，在對檔案進行管理的過程中，檔案管理人員還應該將檔案管理和學生今后發(fā)展聯(lián)系到一起，為學生今后發(fā)展奠定良好的信息基礎。在社會不斷發(fā)展過程中，市場對于學生能力需求也在不斷地變化，這個時候高校人事檔案載體、內容，甚至是傳遞方式也應該不斷發(fā)展，在管理過程中盡可能滿足多樣化需求，對檔案目錄進行明確。例如，對于人事檔案的管理過程中，可以將其設置為原始記錄、設備檔案、文件檔案等類型，并且再這些檔案類型中還可以對其設立相應的目錄，就像是原始記錄就可以存在各種報表以及檢驗記錄等內容；而設備檔案則可以包含檢定證書、購置資料、使用說明書等資料；文件檔案則可以包含規(guī)章制度、上級文件等資料，總之，在實際檔案管理過程中，可以結合學校實際情況來進行管理，盡可能滿足多樣化需求這一特征，這樣才能有效地促進高校檔案管理質量的提升。

綜上所述，高校檔案管理作為一項較為繁瑣，但是又是必不可少的一項基礎性工作，其在整個學校管理過程中有著較為重要的作用，會直接對學校管理水平造成影響，因此，學校在管理過程中，一定要加強對檔案管理的重視程度，注意本文所提到的幾點問題，以此來最大程度提升高校檔案管理水平，最終促進學校的發(fā)展和進步。

（工作單位:湖北水利水電職業(yè)技術學院）