◎龍向群

人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革

◎龍向群

人事檔案對(duì)個(gè)人信息的獲取是尤為重要的渠道，其中個(gè)人信息記錄了個(gè)人的政治面貌、品質(zhì)品格、社會(huì)閱歷、為人處事方式和價(jià)值觀等信息。人事檔案是個(gè)人在社會(huì)團(tuán)體中的活動(dòng)記錄，具備重要的參考性。在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，戶籍與人事規(guī)章也有了新的改變，涉及人事規(guī)章的人事檔案資料管理方面也都有了新的改變，以前慣用的人事檔案管理不斷出現(xiàn)各種問題，漸漸無法與新時(shí)代接軌，筆者會(huì)先剖析傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端，再分別解析和討論這些弊端的問題所在。

在人事管理體制中，對(duì)檔案的管理是一個(gè)重點(diǎn)工作。檔案中的信息是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的動(dòng)向，檔案中體現(xiàn)了被記錄人的社會(huì)經(jīng)歷和思想品質(zhì)、社會(huì)行為等信息，是個(gè)人在社會(huì)中行為活動(dòng)的有效證據(jù)。同時(shí)也承載了人才的信息資源，是一個(gè)人才資源庫。要想提升人力的工作效率和工作品質(zhì)、有效借用人力資源，并且對(duì)公司、集體、社會(huì)以及被規(guī)劃人起到正面、積極的促進(jìn)作用，就需要更加完善、更加合理地規(guī)范地建立人事檔案的管理。

傳統(tǒng)人事檔案在管理上的弊端

不夠重視檔案。管理方面從思想上不夠重視，對(duì)檔案的重要程度沒有過多思考，所以自然在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)會(huì)有懈怠的情況，再加上因?yàn)楣芾硭枷氲?，而在管理上的硬件機(jī)械配備上不到位，最后會(huì)導(dǎo)致管理工作在進(jìn)行中存在諸多不合理之處。

管理人員數(shù)量不到位以及缺乏專業(yè)度。管理人員在專業(yè)度上素質(zhì)較低，同時(shí)還有管理工作的繁瑣、復(fù)雜并且有一定的持續(xù)性，所以專業(yè)素質(zhì)不夠，則無法全面意識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的重要作用。如果沒有對(duì)分類管理進(jìn)行精確的劃分類別，也會(huì)破壞檔案的規(guī)律和統(tǒng)一性，對(duì)未來的審閱工作造成不便。因此，如果在管理上的人員不夠?qū)I(yè)或是對(duì)工作的理解不夠深入，也是會(huì)讓檔案管理失去秩序，讓本應(yīng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作難以進(jìn)行。

實(shí)體管理浪費(fèi)空間資源。一般慣用的傳統(tǒng)管理方式是以紙質(zhì)文件來存放每個(gè)人的信息情況，隨著時(shí)間的不斷累積，人事變動(dòng)也越積越多，人事調(diào)動(dòng)也逐步增加，檔案的數(shù)量也就隨之上升，所需要文檔空間也就更大。

不方便查閱。盡管實(shí)體管理的方式中也對(duì)檔案進(jìn)行了分類歸檔，但隨著檔案數(shù)量的增多，管理難度還是會(huì)再次加大，后期在查找資料時(shí)就需要耗費(fèi)更多的時(shí)間，所以說，常規(guī)的管理方式讓檔案在查詢和管理上都會(huì)有諸多的不便。

缺乏真實(shí)性。檔案真實(shí)度不夠高也是非常普遍存在的情況，如果有心存想法的人對(duì)自己的檔案進(jìn)行更改，所呈現(xiàn)出的他的個(gè)人檔案也就偏離了事實(shí)，別人在查閱此人檔案信息時(shí)，看到的自然不再是真實(shí)情況。

人事檔案管理由傳統(tǒng)邁向信息化

科技發(fā)展讓人事檔案管理信息化成為必然有了上文分析的人事檔案管理的種種弊端，可以看出對(duì)人事管理進(jìn)行改革升級(jí)是必要的，其中升級(jí)的關(guān)鍵點(diǎn)就是在于升級(jí)方向。

改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，升級(jí)為信息化管理，以信息化的管理手段來規(guī)范檔案管理的方式，就可以讓管理工作更加的高效和系統(tǒng)。升級(jí)后的信息化管理除了能讓管理更加高效、并且減少管理成本之外，還為以后的查閱帶來了不少方便，省去了一部分人工和物資的無謂損耗。所謂的信息化管理，就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的方便快捷，對(duì)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容，進(jìn)行合理地管控，這是企業(yè)或集體實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的一個(gè)必要過程。

升級(jí)信息化管理存在的問題

意識(shí)有待增強(qiáng)。當(dāng)企業(yè)或者組織的信息意識(shí)都不高，對(duì)升級(jí)信息化管理方式理解和重視度也達(dá)不到，企業(yè)人員則無法意識(shí)到信息化管理的必要性，所以，在這種情況下即便開始了信息化的變革，過程也可能不夠暢通，對(duì)人事管理上也就不會(huì)有絲毫益處。

配備的升級(jí)系統(tǒng)不完善。檔案信息需要防護(hù)、需要慎重對(duì)待，因?yàn)槊總€(gè)人的信息記錄都需要嚴(yán)格保密。個(gè)人信息安全一旦出了問題，人事檔案就丟失了原本的保障性質(zhì)。

人員與資源在建設(shè)上配合不到位。企業(yè)和公司若是對(duì)資源和人員方面沒有建設(shè)性的規(guī)劃，也就不會(huì)注重對(duì)這兩項(xiàng)進(jìn)行各方面資源的投入，沒有人力和各項(xiàng)資源的投入，那么資源建設(shè)與人力建設(shè)也就缺乏長期發(fā)展的條件。

具體舉措

提高對(duì)人事檔案重要度的認(rèn)識(shí)。從上級(jí)管理者到下級(jí)各崗位工作人員都應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案的管理工作有足夠的重視度，只有這樣，才能便于管理工作的開展。同時(shí)管理人員的水準(zhǔn)和專業(yè)度也要不斷加強(qiáng)，提升管理者的在服務(wù)上的思想意識(shí)，對(duì)人事檔案管理者的要求是要勤奮用心、了解利弊、對(duì)工作盡職盡責(zé)。

建設(shè)信息管理網(wǎng)。將傳統(tǒng)管理方式升級(jí)為信息化的方式，最重要的是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理人事檔案工作，信息技術(shù)的使用，意味著人事檔案專項(xiàng)計(jì)算機(jī)信息化管理，這同時(shí)也是提升的重要標(biāo)準(zhǔn)。這也就需要高端的管理模式，需要標(biāo)準(zhǔn)、高效、專業(yè)的檔案信息管理體系，把新時(shí)代發(fā)達(dá)的信息技術(shù)運(yùn)用到信息化管理檔案中，提升管理的專業(yè)度和工作效率。

規(guī)范和提升檔案管理制度的完整度。要想讓信息管理工作高效、順利開展，就必須要建立完整的人事管理制度，這對(duì)人事檔案的管理來說也是一樣的道理。之前的檔案管理方式已經(jīng)有了一定的基礎(chǔ)，再整合多方面信息，繼續(xù)提升檔案管理上的的規(guī)范度，為檔案管理這項(xiàng)工作能夠快速又高效的事實(shí)做周全的保證。

人事檔案這項(xiàng)有關(guān)人事信息記錄的一項(xiàng)工作，目前我國在管理手段和方式上還達(dá)不到高標(biāo)準(zhǔn)，不過，如果能夠不斷地提升和創(chuàng)新，所有人事檔案相關(guān)人員都一起提升，人事管理未來的路也一定是光明的，其中走向信息化管理的轉(zhuǎn)變不失為一種不錯(cuò)的選擇。

（作者單位：大港油田灘海開發(fā)公司）