文/詹寧,國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司岳陽(yáng)供電分公司

論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理

文/詹寧,國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司岳陽(yáng)供電分公司

人力資源和社會(huì)保障局是人事檔案管理的主要機(jī)構(gòu)，它是各企業(yè)和社會(huì)單位之間的重要連接紐帶，起著溝通上下部門的重要作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，在新形勢(shì)下，對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作也提出了新的要求。本文通過(guò)闡述新時(shí)期，我國(guó)的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，提出了改善當(dāng)前的人社局檔案管理工作的有效措施，以供借鑒和參考。

新形勢(shì)；人力資源；社會(huì)保障；檔案管理

進(jìn)行檔案管理工作是人力資源和社會(huì)保障局相關(guān)工作人員日常工作中的重要組成部分，做好檔案管理工作，一方面可以讓企業(yè)以及各事業(yè)單位更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)自身內(nèi)部工作人員的科學(xué)合理管理，另一方面，加強(qiáng)檔案管理，可以使人才資源的流通更加順暢，進(jìn)而讓企業(yè)和各事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的可持續(xù)發(fā)展。但就目前來(lái)看，我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中還存在著這樣那樣的許多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案管理工作效率的提高。在新形勢(shì)下，有必要對(duì)當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決，以更好的發(fā)揮檔案管理工作的作用和價(jià)值。

1 新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理工作的重視程度有待提高

由于我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，人口基數(shù)較大，建檔相對(duì)較完善，因此，也就造成了我國(guó)的人社局等相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作充滿了復(fù)雜性和多樣性[1]。但是人社局等機(jī)構(gòu)的管理工作人員在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，一方面受到硬件等設(shè)施不足的限制，另一方面，管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，對(duì)檔案管理工作投入的人力資源不充足，造成了檔案管理工作效率的低下，導(dǎo)致了檔案丟失，檔案文件缺乏等檔案管理問(wèn)題層出不窮。

1.2 檔案管理工作機(jī)制不健全、不完善

我國(guó)的檔案不是統(tǒng)一進(jìn)行管理的，而是實(shí)行分部分崗管理，且各個(gè)部門與崗位之間是相互分離、相互獨(dú)立的，由于這些檔案管理部門的不統(tǒng)一，之間的交流不協(xié)調(diào)，就很容易造成各部門之間的檔案管理工作配合程度低，檔案管理成為了一個(gè)分散的零落群體，而很難成為一個(gè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的整體[2]。此外，我國(guó)的人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理室之間也是相互獨(dú)立的，每個(gè)部門自主劃定自己的檔案室的管理準(zhǔn)則，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范。檔案管理工作缺乏健全完善統(tǒng)一的工作機(jī)制，使得各部門之間的檔案管理信息流通不暢，增加了檔案管理人員的工作力度。同時(shí)，這也是造成當(dāng)前我們的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作效率低下的主要原因。

1.3 檔案管理工作方式落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)已經(jīng)給我們的工作生活帶來(lái)了巨大的變化，開始在我們的生活工作中扮演著重要的角色。在新形勢(shì)下，我國(guó)的人力資源和社會(huì)保障局雖然也開始了使用現(xiàn)代化的檔案管理工具來(lái)開展檔案管理工作，但是有很大一部分檔案管理人員的檔案管理觀念還沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，或者是存在對(duì)計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備操作不熟練的問(wèn)題，這就在無(wú)形中造成了檔案管理工作效率的低下。

1.4 檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

我國(guó)大多數(shù)的人事檔案管理的相關(guān)工作人員都不是專業(yè)的人事管理員，他們沒(méi)有人事管理的專業(yè)素養(yǎng)，而且相關(guān)單位也缺乏對(duì)人事檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。導(dǎo)致他們工作不專業(yè)，沒(méi)有責(zé)任心，不能夠及時(shí)按質(zhì)按量完成人事檔案管理工作，造成企業(yè)、單位的人事檔案管理不規(guī)范。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作效率的措施

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

在以往的工作過(guò)程中，習(xí)慣于將檔案管理工作只當(dāng)做一種用人時(shí)的固定程序，所要走的流程來(lái)看待，對(duì)檔案管理工作重視程度不高，導(dǎo)致一系列人事檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)。如數(shù)據(jù)不完整，資料缺乏真實(shí)性等問(wèn)題。要想改變這一狀況，提高人事檔案的使用價(jià)值，首要就必須要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，尤其是在人才流動(dòng)頻繁的今天，更要對(duì)這一工作加大重視力度。單位及相關(guān)部門要對(duì)人事管理工作給予最大的支持，提供足夠的人力財(cái)力，保證人事管理工作的順利、有序進(jìn)行。

2.2 合理配備人力資源

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理是一項(xiàng)任務(wù)繁雜，工作內(nèi)容眾多的工作，因此，要想更好的完成檔案管理工作，就必須要投入足夠的專業(yè)化人力資源。一方面，人社局要對(duì)檔案管理工作給予足夠的人力支持，確保檔案管理工作有充足的人手來(lái)開展，同時(shí)還要對(duì)各管理人員的職權(quán)進(jìn)行細(xì)分，讓檔案管理工作的責(zé)權(quán)落實(shí)能夠更加的詳細(xì)到位。另一方面，人社局還要加快推進(jìn)自身檔案室的建設(shè)工作，盡快實(shí)現(xiàn)設(shè)備齊全、資源完善等檔案室的建設(shè)工作，來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。

2.3 提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)。管理人員的工作素養(yǎng)提高了，管理工作才能更加專業(yè)化的進(jìn)行，只有工作人員的工作過(guò)程規(guī)范了，才能夠更好的推動(dòng)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。一方面可以對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們及時(shí)了解人事檔案管理的最新規(guī)范，確保人事檔案管理工作跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐.同時(shí)，要及時(shí)的向檔案管理工作人員開展技術(shù)培訓(xùn)，幫助他們掌握計(jì)算機(jī)等相關(guān)管理設(shè)備的操作方法，提高工作效率，讓他們更好的在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變；另一方面，要對(duì)其進(jìn)行思想層面的宣傳教育，加強(qiáng)其職業(yè)道德觀念，不斷提升他們的工作素養(yǎng)，讓他們能夠有足夠的熱情投入到我們的檔案管理工作中去，使他們真正的成為高素質(zhì)的專業(yè)化的人事檔案管理人員。

2.4 加快推動(dòng)檔案管理工作的信息化發(fā)展

推動(dòng)人社局人事檔案管理朝著電子信息化的方向發(fā)展，一方面，可以實(shí)現(xiàn)各類人事數(shù)據(jù)信息的搜集和共享，提高人事檔案的管理水平，為各單位后續(xù)人才資源的管理提供重要的保障；另一方面，推動(dòng)人事檔案電子信息化管理可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部部門與部門之間、企業(yè)與企業(yè)之間的信息交流與合作，將人事檔案的價(jià)值最大程度的發(fā)揮出來(lái)[3]。

因此，有必要推動(dòng)人社局的檔案管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在傳統(tǒng)人事檔案管理方法的基礎(chǔ)上，充分借助現(xiàn)代化信息手段，完善人事檔案信息資料。由于人事檔案資料具有較強(qiáng)的流動(dòng)性和變化性，所以必須隨時(shí)隨地依情況對(duì)檔案信息進(jìn)行完善和充實(shí)。但是傳統(tǒng)方法采集人事信息具有較大的難度，且及時(shí)性不能夠保障。在數(shù)字信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)可以很好的解決這一問(wèn)題?？梢猿浞纸柚@種手段來(lái)進(jìn)行資料搜集，建立信息資源庫(kù)，保證了人事檔案資料完善及時(shí)性、數(shù)據(jù)完整性的同時(shí)，還可以提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性。大大降低了的管理人員的工作難度，提高了工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案是勞動(dòng)者的重要保障依據(jù)，因此，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作就具有十分重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和社會(huì)意義。當(dāng)前，我們的人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作中還存在著檔案管理方式落后、檔案管理效率低下、檔案管理運(yùn)行機(jī)制不健全等問(wèn)題。在新的時(shí)代發(fā)展形勢(shì)下，只要我們轉(zhuǎn)變以往的觀念，因時(shí)而變，緊密跟隨時(shí)代發(fā)展變化的步伐，加快健全人事檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制，就能夠不斷的提高我國(guó)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的效率，從而更好的為人民群眾服務(wù)。

[1]張羽.論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的大學(xué)生檔案管理[J].科技風(fēng),2016,08:84-85.

[2]玄淑云.新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作探討[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì),2017,16:29-30.

[3]張立恒.新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管分析[J].人才資源開發(fā),2016,20:131.