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        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息化管理

        2017-12-24 09:57:28鄭波浙江省舟山醫(yī)院
        新商務(wù)周刊 2017年13期
        關(guān)鍵詞:科研部門科研經(jīng)費(fèi)科研項(xiàng)目

        文/鄭波,浙江省舟山醫(yī)院

        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息化管理

        文/鄭波,浙江省舟山醫(yī)院

        現(xiàn)階段,國家向醫(yī)院投入的科研經(jīng)費(fèi)越來越大,相應(yīng)的,醫(yī)院對科研經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化與規(guī)范化管理需求越來越大?;诖耍疚木歪t(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息化管理展開分析,首先對醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷管理中在會計核算、科研經(jīng)費(fèi)管理、信息技術(shù)應(yīng)用等方面存在的不足進(jìn)行了簡要介紹,然后進(jìn)一步對信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用進(jìn)行了細(xì)致分析,最后,簡要探究了信息系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢。

        科研經(jīng)費(fèi);信息系統(tǒng);會計核算

        前言

        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的報銷需要嚴(yán)格遵循相關(guān)流程,對這一流程管理的有效性,將會直接影響醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、分配以及投入使用狀況,同時,也會對醫(yī)院整體的科研建設(shè)與發(fā)展起到重要的影響作用。在醫(yī)療體制改革的推動下,無論是財政部門還是教育部門,甚至是科技部門都向醫(yī)院的科研項(xiàng)目投入了大量的資金,針對這一發(fā)展現(xiàn)狀,醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息化管理的推動具有極大的必要性與緊迫性。

        1 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷管理現(xiàn)狀

        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷管理中存在的問題具有普遍性,因此,下文以某三甲醫(yī)院為例,對其原有科研經(jīng)費(fèi)報銷管理中存在的不足進(jìn)行簡要分析。

        1.1 會計核算方面問題

        該醫(yī)院中每年所獲得的科研經(jīng)費(fèi)近億元,經(jīng)費(fèi)管理過程中,原科研經(jīng)費(fèi)報銷管理過程中采用傳統(tǒng)人工操作管理的方式,手工記賬“科研經(jīng)費(fèi)本”,進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)的相關(guān)審核與報銷流程。傳統(tǒng)手工記賬的方式,為每一個科研項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)置一個經(jīng)費(fèi)本,交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄并保管;報銷過程,由經(jīng)辦人將發(fā)票等報銷憑證整理后依次移交到科研部門、醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核;最后,再由醫(yī)院的辦公自動化平臺對審核結(jié)果進(jìn)行公示[1]。若審核通過,則經(jīng)費(fèi)本可直接移交至財務(wù)部門辦理相關(guān)報銷手續(xù);若為通過審核,則要重新填寫報銷單。這種較為落后的會計核算手段,造成現(xiàn)階段醫(yī)院大數(shù)額的科研經(jīng)費(fèi)報銷周期過長,進(jìn)而影響相關(guān)科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

        1.2 科研經(jīng)費(fèi)管理方面問題

        醫(yī)院科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人多由優(yōu)秀的醫(yī)生擔(dān)任,由于其職業(yè)特點(diǎn),在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,會更加重視臨床研究工作,而忽視對經(jīng)費(fèi)報銷的有效管理,就上文所述的三甲醫(yī)院來說,經(jīng)費(fèi)登記錯誤的現(xiàn)象曾多次發(fā)生,甚至還曾出現(xiàn)過經(jīng)費(fèi)本遺失的情況,嚴(yán)重影響經(jīng)費(fèi)報銷流程與科研項(xiàng)目的順利進(jìn)行;另外,在經(jīng)費(fèi)報銷審核通過后,經(jīng)辦人有時未能及時辦理相應(yīng)的報銷手續(xù),會導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)本與賬務(wù)上出現(xiàn)一些差異,為財務(wù)部門的對賬工作帶來一定難度。

        1.3 信息技術(shù)應(yīng)用方面問題

        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷涉及金額大、處理環(huán)節(jié)多、流程重復(fù)且內(nèi)容較為分散,在經(jīng)費(fèi)管理過程中,還存在信息傳遞以及反饋十分遲緩的現(xiàn)象,后期數(shù)據(jù)的核對工作也較為復(fù)雜?;谶@種管理特性,原科研經(jīng)費(fèi)報銷管理模式中信息技術(shù)應(yīng)用的極度匱乏,導(dǎo)致了科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無法對經(jīng)費(fèi)使用狀況進(jìn)行實(shí)時核查,進(jìn)而影響科研部門對經(jīng)費(fèi)使用與科研進(jìn)度的有效對比,最終影響之后的經(jīng)費(fèi)下達(dá)與報銷流程受阻,管理效率十分低下。在年末審計、對賬或結(jié)題階段,財務(wù)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研部門需要以經(jīng)費(fèi)本為依據(jù)進(jìn)行對科研經(jīng)費(fèi)的使用狀況進(jìn)行核對整理,這一過程十分耗費(fèi)精力,工作效率不高,出錯率也難以控制。

        2 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

        2.1 信息系統(tǒng)設(shè)計

        2.1.1 建立信息化管理體系

        針對上述管理問題,該醫(yī)院及時提出了整改意見,并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)制定了經(jīng)費(fèi)報銷信息系統(tǒng)設(shè)計方案。方案中將流程管理體系進(jìn)行了有效劃分,主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)管理、預(yù)算管理、經(jīng)費(fèi)報銷管理以及結(jié)題驗(yàn)收管理四個方面,以信息系統(tǒng)為核心,科研部門與財務(wù)部門直接參與,而醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)與審計部門則主要起到監(jiān)督考核的作用,督促各個部門的職能有效實(shí)現(xiàn)。

        1)項(xiàng)目立項(xiàng)的管理,涉及到的管理內(nèi)容包括提交立項(xiàng)相關(guān)材料與創(chuàng)建、錄入項(xiàng)目信息。一般來說項(xiàng)目立項(xiàng)管理應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)籌管理,準(zhǔn)確錄入項(xiàng)目名稱、編號、課題組負(fù)責(zé)人及成員、經(jīng)費(fèi)來源等信息;在錄入完成后交由科研部門審核,審核通過后則進(jìn)入預(yù)算管理模塊[2]。

        2)預(yù)算管理部分由財務(wù)部門主導(dǎo),財務(wù)人員將科研經(jīng)費(fèi)錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中;科研部門以相關(guān)財務(wù)證明為依據(jù)對系統(tǒng)中已經(jīng)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目與實(shí)際核對;核實(shí)后則要為該項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的核算賬戶與財務(wù)編號??蒲胁块T認(rèn)定信息系統(tǒng)中的已立項(xiàng)項(xiàng)目后,還會依據(jù)相關(guān)批復(fù)文件給予一定的配套資金支持,如會議費(fèi)與差旅費(fèi)等,這一部分預(yù)算需要由科研部門將其錄入到分類項(xiàng)目預(yù)算當(dāng)中。通過信息系統(tǒng),到賬信息將能夠直接通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,保障科研活動的及早進(jìn)行。而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人則需要依據(jù)經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定以及財務(wù)管理規(guī)定等,嚴(yán)格執(zhí)行;若切實(shí)存在需要進(jìn)行預(yù)算更改的狀況,要首先向科研部門提交書面申請,說明情況,得到主管部門的批復(fù)后才能進(jìn)行更改。

        3)信息系統(tǒng)中經(jīng)費(fèi)報銷管理部分,需要由經(jīng)辦人填寫系統(tǒng)中的經(jīng)費(fèi)報銷申請,完整填寫項(xiàng)目名稱、報銷金額、財務(wù)編號等,填寫完成后,系統(tǒng)會以自動審核申請報銷金額是否超出分類項(xiàng)目預(yù)算,并生成唯一的申請單號。在報銷流程中,經(jīng)辦人還需保障發(fā)票等報銷憑證的妥善粘貼,并交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對其完整性進(jìn)行初步審核。在提交報銷申請后,該申請會以此流向科研部門以及醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)處,對報銷憑證與項(xiàng)目內(nèi)容的相關(guān)性進(jìn)行二次審核。在審核通過之后,經(jīng)辦人的下一步工作就是將報銷單打印出來,交由財務(wù)部門進(jìn)行報銷。在審核過程中,若發(fā)生報銷憑證不全、不實(shí)等現(xiàn)象,則要由審核部門聯(lián)系經(jīng)辦人對其進(jìn)行修改,然后重新進(jìn)入審核流程。

        4)應(yīng)用信息系統(tǒng),結(jié)題驗(yàn)收管理部分需要由立項(xiàng)時的錄入信息為依據(jù),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在截止日期之前清理完成經(jīng)費(fèi)報銷、應(yīng)收、應(yīng)付等款項(xiàng)。信息系統(tǒng)當(dāng)中存有項(xiàng)目結(jié)算明細(xì)表,將其導(dǎo)出,經(jīng)由關(guān)部門審核后上報主管部門。在確認(rèn)結(jié)題之后,結(jié)余經(jīng)費(fèi)應(yīng)依照相關(guān)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法進(jìn)行處理,在信息系統(tǒng)中取消已結(jié)題項(xiàng)目的報銷權(quán)限,并凍結(jié)所有相關(guān)操作。

        2.1.2 完善信息系統(tǒng)功能

        信息系統(tǒng)相關(guān)管理作用的有效實(shí)現(xiàn),依賴于各系統(tǒng)功能的有效實(shí)現(xiàn),包括實(shí)時查詢功能、數(shù)據(jù)匯總功能、自動對接功能與成本歸集功能。

        1)實(shí)時查詢功能的主要作用是對經(jīng)費(fèi)使用狀況進(jìn)行有效監(jiān)督,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人利用經(jīng)費(fèi)報銷的唯一申請單號就能對報銷處理進(jìn)程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控;系統(tǒng)建立過程中,設(shè)置了訪問權(quán)限以及關(guān)鍵字,相關(guān)人員在登錄系統(tǒng)之后,就可以依據(jù)時間、金額等摘要信息進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報銷狀況查詢。信息系統(tǒng)的功能實(shí)時查詢功能的完善,有效實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的實(shí)時查詢、監(jiān)控并追蹤科研經(jīng)費(fèi)的使用狀況。

        2)數(shù)據(jù)匯總功能的實(shí)現(xiàn),則能夠極大的方面科研經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計,在該醫(yī)院中,對上億科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計是一項(xiàng)十分大的工程,以年、月為單位生成項(xiàng)目收支匯總報表,來反映各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用狀況,同時還能極大的方便財務(wù)記賬與核對工作,全面保證信息系統(tǒng)中相關(guān)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)信息的準(zhǔn)確性。

        3)自動對接功能的主要作用就是協(xié)調(diào)各個科室之間的有效溝通,連接財務(wù)管理、藥品管理、物資管理等系統(tǒng),這樣一來,相關(guān)經(jīng)費(fèi)報銷的信息就能夠通過相關(guān)軟件程序自動傳輸?shù)较鄳?yīng)系統(tǒng)當(dāng)中,顯著降低各個科室在科研經(jīng)費(fèi)管理部分需要投入的精力與時間。

        4)成本歸集功能則是項(xiàng)目評估的重要前提,結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算以及項(xiàng)目立項(xiàng)時設(shè)置的科研經(jīng)費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)與范圍,對具體的使用數(shù)據(jù)進(jìn)行有效評估,進(jìn)而得出相關(guān)成本指標(biāo),便于后期對經(jīng)費(fèi)使用狀況的科學(xué)考核。

        2.2 應(yīng)用優(yōu)勢分析

        醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用,顯著提高了相關(guān)財務(wù)管理工作效率,與此同時,科研項(xiàng)目的報銷效率也得到了顯著提升。在進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)報銷的過程中,采用網(wǎng)上報銷、簽字、審批流程,減少等候時間,便于科研經(jīng)費(fèi)的及時報銷與獲取,避免科研人員過多的受到經(jīng)費(fèi)不足等狀況的影響,降低科研效率。信息系統(tǒng)能夠處理大量數(shù)據(jù),且準(zhǔn)確、快速的提供各項(xiàng)信息,在節(jié)省了大量時間、人力與財力的情況下,提升報銷效率[3]。信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用,也在很大程度上提升了科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理水平,通過預(yù)算控制方案的有效制定與執(zhí)行,能夠?qū)蒲械氖虑?、事中以及事后?jīng)費(fèi)進(jìn)行全面控制,維護(hù)科研經(jīng)費(fèi)使用的針對性、合理性以及有效性,輔助相關(guān)科研決策的有效執(zhí)行。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,對醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷信息化管理的相關(guān)探究,有利于提升現(xiàn)階段各大醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報銷效率。通過信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用,能夠顯著提升經(jīng)費(fèi)管理質(zhì)量,降低經(jīng)費(fèi)管理過程的人工工作量,提升經(jīng)費(fèi)審核、報銷效率,有利于相關(guān)財務(wù)管理工作整體效率與水平的提升,維護(hù)了相關(guān)科研工作的順利進(jìn)行。

        [1]鄭軍將,柳適.科研經(jīng)費(fèi)報銷系統(tǒng)設(shè)計[J].科技視界,2016,(15):101.[2017-09-20].

        [2]謝新敏,胡克,王領(lǐng).醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理存在的問題及信息化對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2015,15(03):136-138.[2017-09-20].

        [3]孫荇,陸曉菁,王巍,吳丹,金陽.研究型中醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)及管理方式探索[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2013,32(12):98-100.[2017-09-20].

        鄭波(1989—),女,浙江舟山人。本科,畢業(yè)于中國計量大學(xué)初級會計處。

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