高靚

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)具有重要價(jià)值的管理性工作，為了將管理效率提升很多全新的檔案管理方法與技術(shù)被添加到檔案管理活動(dòng)之中，信息化技術(shù)將全新的生命力注射到檔案管理這一行業(yè)之中，新型的信息化管理技術(shù)改變了檔案資源的原有形態(tài)，使管理工作更為便捷，同時(shí)也使管理人員在檔案建設(shè)活動(dòng)之中消耗的精力變少，可以有更多的注意力投入到構(gòu)建新型管理體系的工作之中，本文根據(jù)對(duì)檔案管理這項(xiàng)社會(huì)性的管理活動(dòng)的認(rèn)識(shí)，對(duì)建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的基本情況進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；管理方法

現(xiàn)代檔案的種類繁多，除了一般的記載了個(gè)人信息的個(gè)人檔案，還有實(shí)物檔案等其他極具保存價(jià)值的檔案材料。檔案管理系統(tǒng)被不斷擴(kuò)建，以便于實(shí)現(xiàn)更多類型的檔案管理需求，我國(guó)各個(gè)單位之中相關(guān)部門使用的新型管理檔案的方式也到了較好的管理效果，信息化檔案管理技術(shù)給相關(guān)人員的工作提出了更多的發(fā)展性要求，管理人員需要不斷地根據(jù)自己管理的檔案的種類來(lái)優(yōu)化管理方法，本文對(duì)信息化的檔案管理工作的建設(shè)方式進(jìn)行研究。

1 檔案信息化建設(shè)工作的主要特點(diǎn)分析

檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，在這個(gè)建設(shè)條件的影響之下，管理人員需要將網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)進(jìn)行融合，將其融入到檔案管理活動(dòng)之中，在同一個(gè)信息化的平臺(tái)之上，同時(shí)進(jìn)行管理、保存以及手機(jī)檔案的基本任務(wù)，同時(shí)還能在有限的范圍之中實(shí)現(xiàn)檔案材料共享的使用目的，加強(qiáng)檔案材料的功能性。

這項(xiàng)建設(shè)工作主要有以下幾個(gè)特征：首先當(dāng)那管理工作變得更加多樣化，管理對(duì)象也不僅僅是紙質(zhì)的材料，管理形式也更為多變，傳統(tǒng)的檔案管理工作獲取了優(yōu)化機(jī)會(huì)。很多檔案都被公布在特定的平臺(tái)之中，檔案共享工作被以最大限度實(shí)現(xiàn)，人們可以對(duì)原有的功能單一的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)使用，同時(shí)檔案檢索工作也被優(yōu)化。計(jì)算機(jī)這種設(shè)備也在檔案管理系統(tǒng)之中也被有效應(yīng)用，管理人員的大部分信息化檔案處理活動(dòng)都是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)而開(kāi)展的，同樣獲得應(yīng)用的還包括存儲(chǔ)技術(shù)以及多媒體技術(shù)。檔案管理工作突顯出了數(shù)字化特點(diǎn)，與管理活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)也被逐漸建設(shè)起來(lái)，檔案數(shù)據(jù)更為全面，人們還可以借助專門的檔案網(wǎng)站來(lái)查找檔案，電子文件的重要性逐漸超過(guò)了紙質(zhì)文件。

2 實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作的基本方法

2.1 有效整合檔案資源

在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢(shì)。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國(guó)社會(huì)歷史發(fā)展的宏觀方向，同時(shí)，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會(huì)當(dāng)中存在的整個(gè)集體與個(gè)體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級(jí)管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過(guò)兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過(guò)程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價(jià)值，還需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過(guò)行政或是者技術(shù)方法，對(duì)整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理。

2.2 提升歸檔水平

在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對(duì)此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對(duì)資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對(duì)不同的信息進(jìn)行使用價(jià)值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價(jià)值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時(shí)，還需要依據(jù)國(guó)家制定的檔案管理辦法對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。

2.3 改變檔案管理人員的原有工作理念

作為檔案信息化建設(shè)工作的主體，管理人員的服務(wù)意識(shí)必須也要被改造，管理人員要具有更為強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，只有管理人員先具有這種意識(shí)，才能充分地將檔案材料的服務(wù)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，對(duì)于管理人員的培養(yǎng)工作內(nèi)容如下：

傳統(tǒng)而言，我國(guó)的檔案管理工作將過(guò)多的精力放在了“保管”資料之上，而沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理還存在著過(guò)于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價(jià)值取向，在檔案信息化建設(shè)時(shí)期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對(duì)檔案的保存，更需要綜合性的人才對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對(duì)國(guó)家發(fā)展的積極作用。

2.4 創(chuàng)設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)

除了前面幾種方法之外，管理人員還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展等管理理論知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，使新建的檔案管理系統(tǒng)具有更高的網(wǎng)絡(luò)化程度，不僅通過(guò)這個(gè)新型的管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)查詢檔案數(shù)據(jù)的目的，同時(shí)還能將系統(tǒng)與公眾化的服務(wù)憑條與內(nèi)部服務(wù)性檔案有效結(jié)合，根據(jù)檔案的使用需求建設(shè)宣傳窗口與服務(wù)窗口，對(duì)各類可應(yīng)用的檔案信息進(jìn)行接收，再通過(guò)宣傳窗口完成宣傳任務(wù)，在對(duì)這種系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，需要將網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作做好，防止有危險(xiǎn)因素侵入到檔案信息系統(tǒng)之中。在系統(tǒng)之中不斷地對(duì)檔案資源進(jìn)行更新，避免系統(tǒng)之中出現(xiàn)具有滯后性的檔案材料。

結(jié)束語(yǔ)

本文首先對(duì)信息化的檔案建設(shè)工作的主要特點(diǎn)進(jìn)行了研究，信息化的檔案建設(shè)工作是建設(shè)在計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上的，在借助信息手段實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的時(shí)候，需要以計(jì)算機(jī)平臺(tái)作為主要載體，在這個(gè)信息平臺(tái)上對(duì)檔案進(jìn)行查看與處理，信息化檔案管理系統(tǒng)雖然可以實(shí)現(xiàn)快速查找檔案材料等管理任務(wù)，但是信息化管理方法的劣勢(shì)也是較為明顯的，包括檔案材料的安全度比較低，對(duì)于管理人員的技能水平要求等。因此參與檔案管理工作的相關(guān)人員不僅需要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的保護(hù)，同時(shí)還需要不斷地對(duì)全新的管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐青青.對(duì)加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）.

[2]任守江.中小城市血站檔案管理存在的問(wèn)題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）.

[3]滕立然.如何用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)文化站檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）.

[4]陳麗萍.新時(shí)期優(yōu)化派出所檔案管理的途徑探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）.endprint