馮海燕

摘 要：為了保證煤礦類型企業(yè)在開展檔案信息管理的時(shí)候能有良好的質(zhì)量，需要管理人員能認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，并能結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要來制定檔案工作信息化發(fā)展計(jì)劃。本文就信息化管理趨勢(shì)下煤礦類型企業(yè)之中檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：信息；煤礦；文書管理

煤礦類型企業(yè)在目前的生產(chǎn)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了機(jī)械化、現(xiàn)代化的運(yùn)營模式，并且煤礦企業(yè)在整體規(guī)模方面、組織架構(gòu)方面、人員數(shù)量方面都有了變化，使得煤礦企業(yè)的整體發(fā)展效率、發(fā)展模式也有所轉(zhuǎn)變，這也就對(duì)煤礦企業(yè)之中的文書檔案方面的管理工作有了更高要求。

1 煤礦企業(yè)之中檔案管理工作實(shí)行信息化運(yùn)行模式的意義及問題

1.1 提升了檔案管理工作綜合質(zhì)量

在過去煤礦類型企業(yè)的管理中會(huì)以紙質(zhì)媒介的管理模式為主，而使用紙質(zhì)媒介開展檔案管理的時(shí)候，由于紙質(zhì)媒介其自身特點(diǎn)的影響，在長時(shí)間的檔案積累之后就會(huì)出現(xiàn)檔案占據(jù)空間偏大、檔案管理困難的情況。并且紙質(zhì)類型的檔案資料在儲(chǔ)存管理的時(shí)候往往也會(huì)存在一定的困難，紙質(zhì)媒介檔案一旦受到火災(zāi)、水災(zāi)等情況的影響就會(huì)造成巨大的檔案信息損失以及經(jīng)濟(jì)損失。其次，在過去的檔案信息管理中，如果檔案信息的總量過大，那么在進(jìn)行信息查閱的時(shí)候就需要人工花費(fèi)大量的時(shí)間查找，影響了相關(guān)的效率和企業(yè)發(fā)展。

而在煤礦之中檔案管理部分中引入了現(xiàn)代檔案管理模式的時(shí)候就能大大的強(qiáng)化檔案工作質(zhì)量。首先，在使用了信息化類型的管理模式之后就能改變過去以紙質(zhì)文件為主的檔案管理模式，能將所有的檔案案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息類型，這樣在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候就可使用磁盤進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，大大的降低了檔案存儲(chǔ)所需要占據(jù)的空間。同時(shí)也因?yàn)闄n案管理儲(chǔ)存模的改變，讓檔案管理更加便捷，能通過在檔案儲(chǔ)藏室安裝自動(dòng)檢測(cè)系統(tǒng)來對(duì)檔案儲(chǔ)藏空間的環(huán)境溫度、濕度等情況進(jìn)行監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題就及時(shí)采取對(duì)策，從而提升了檔案信息的管理質(zhì)量。其次，通過使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息管理，在對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行索引的時(shí)候，不需要工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)查找，只要在電腦終端輸入所要查詢的就能立即找到相應(yīng)的檔案信息，促進(jìn)了檔案查詢效率的提升。

1.2 提升檔案利用質(zhì)量

在檔案信息之中記錄了大量煤礦在發(fā)展中所使用的新型技術(shù)、管理理念、改革措施、人事檔案，這些信息對(duì)其他地區(qū)煤礦發(fā)展都有一定的借鑒意義，通過這些檔案信息的交流就能實(shí)現(xiàn)煤礦行業(yè)的整體高速發(fā)展。在過去檔案信息的傳遞中不僅要花費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)在檔案信息在傳遞的過程中還容易出現(xiàn)破損等情況，影響檔案信息的利用。而在實(shí)現(xiàn)了信息化的檔案管理模式之后，就能通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程、快速傳遞，這樣的即時(shí)性數(shù)據(jù)傳輸不僅能保證檔案工作的利用效率，同時(shí)還能保證檔案信息的完整性，最大程度保證檔案信息得到有效利用。

1.3 檔案信息化管理存在的問題

一是原稿具有不確定性，電子文件生成后輸出紙質(zhì)文件，作為底稿的電子文件反而被忽視，經(jīng)常因工作需要被增、刪、改等操作，由于時(shí)間跨度大，修改無授權(quán)，使電子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去歸檔保存的意義。二是歸檔不被重視，歸檔就是直接保存在原計(jì)算機(jī)，或刻錄在光盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)器，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或存儲(chǔ)器受損，電子文件安全完整性就無從保障。電子文件由于存儲(chǔ)方便，便捷經(jīng)濟(jì)，因此很多檔案工作者從不鑒別，一股腦地全部歸檔，泥沙俱下，使應(yīng)歸檔的檔案湮沒在大量的文件材料之中，利用困難。三是人員素質(zhì)低。當(dāng)前檔案工作，要求工作人員專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)水平高，還要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和工作軟件，但是，很多單位人員不重視檔案投入，硬件軟件配備無法達(dá)標(biāo)，致使工作還處于手工時(shí)代。

2 煤礦類型企業(yè)在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化策略分析

2.1 確立發(fā)展技術(shù)

煤礦類型企業(yè)在進(jìn)行檔案管理部門部門中信息化類型建設(shè)的時(shí)候要能認(rèn)識(shí)到建設(shè)工作的階段性，不能妄圖一蹴而就，在開展檔信息管理模式引入的時(shí)候不僅要建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，同時(shí)還要能將過去大量的紙質(zhì)文件信息轉(zhuǎn)化為新型的電子文件信息。檔案信息化建設(shè)是我國信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，主要目標(biāo)是利用信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案部門信息化管理的需要；開展案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)。

2.2 建立科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理信息平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的管理平臺(tái)作保障。檔案信息化的核心是電子文件的管理，檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)包括以下四個(gè)系統(tǒng)：一是建立文書檔案歸檔系統(tǒng)，主要處理電子文件的收集、整理、歸檔等工作。二是建立電子文件檢查審核系統(tǒng)，要保證電子公文法律效力，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期檢查，確保文本真實(shí)有效。三是建立文書檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能建立文書檔案的數(shù)據(jù)庫，對(duì)信息進(jìn)行編目、歸類、儲(chǔ)存，便于查找利用。四是建立文書檔案保密系統(tǒng)，制定檔案保密制度，設(shè)置檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限，安裝高級(jí)別的防火墻，庫房等重要場(chǎng)所強(qiáng)化防磁設(shè)施。

2.3 建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍

檔案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求檔案管理人員要逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化、數(shù)字化和規(guī)范化，必須具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)技能。一是要提高認(rèn)識(shí)，管理者要高度認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和前瞻性，配備高素質(zhì)人員從事檔案工作，重視檔案人員的職業(yè)發(fā)展和福利待遇。檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，不墨守成規(guī)，而是大膽創(chuàng)新，使檔案工作從幕后走向臺(tái)前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采購先進(jìn)設(shè)備和軟件，加大對(duì)外交流和學(xué)習(xí)；檔案人員要不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，積極參加各類檔案繼續(xù)教育，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而具備強(qiáng)大的應(yīng)對(duì)和創(chuàng)新能力。三是要完善保障，加快制度建設(shè)創(chuàng)新，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案隊(duì)伍建設(shè)，做到有法可依，有章可循。

結(jié)束語

煤礦行業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、能源供應(yīng)等方面都有著巨大的推動(dòng)力，煤礦企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步有著一定聯(lián)系。而目前煤礦類型企業(yè)在發(fā)展中融入了眾多機(jī)械化生產(chǎn)設(shè)備、信息化管理設(shè)備使得煤礦企業(yè)在管理、運(yùn)營、生產(chǎn)方面的質(zhì)量明顯提升。這些變化在提升了煤礦企業(yè)管理質(zhì)量的同時(shí)也產(chǎn)生了大量的文件信息，進(jìn)而對(duì)煤礦企業(yè)中檔案管理部門的工作質(zhì)量有了更高的要求，因此檔案管理部門應(yīng)該工作中引入信息化的檔案管理模式，從而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，保證煤礦類型企業(yè)的高速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陸天麗.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].黑龍江科技信息，2015（4）.

[2]蘇艷紅.文書檔案管理中出現(xiàn)的主要問題和改進(jìn)策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（7）.

[3]蔡學(xué)美.當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)[J].四川檔案，2013（4）.endprint