李振華

摘要：在現(xiàn)代化辦公發(fā)展的當(dāng)代，企業(yè)采用系統(tǒng)化辦公軟件進(jìn)行管理是一大趨勢(shì)，本文主要以金蝶OA辦公系統(tǒng)為例，對(duì)于OA系統(tǒng)進(jìn)行全面的分析，結(jié)合用戶的主要需求，進(jìn)行個(gè)性化的信息管理平臺(tái)的搭建，從而滿足客戶的需求，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的協(xié)同管理。對(duì)于大型企業(yè)，特別是多元化的集團(tuán)企業(yè)，更需要有效地實(shí)現(xiàn)公文處理、流程處理、資源管理以及溝通等全方位的辦公協(xié)同，當(dāng)然，在這一類企業(yè)中，往往也能夠更好地進(jìn)行OA的運(yùn)用，但同樣也需要企業(yè)進(jìn)行合理的規(guī)劃，并有管理者大力支持方可實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；OA，信息化

前言

伴隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)用在各行各業(yè)中，事實(shí)上，對(duì)于辦公系統(tǒng)的管理，各個(gè)企業(yè)都有自己的智能化和系統(tǒng)化管理方式，但是，大多數(shù)企業(yè)更多的應(yīng)用專業(yè)化的軟件以及系統(tǒng)。金蝶OA辦公系統(tǒng)實(shí)際上是金蝶公司開發(fā)的一種綜合管理的軟件，跟奇特辦公協(xié)同的OA相同，這一款OA也是能夠以滿足企業(yè)的內(nèi)部需求為主要目的，金蝶OA不僅實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的分層管控，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了全員的協(xié)同以及信息共享。從這一角度而言，金蝶OA辦公系統(tǒng)在這一類多元化的階段信息化管理過程中，有著重要的價(jià)值。

1.多元化集團(tuán)辦公概述

事實(shí)上，多元化集團(tuán)辦公在當(dāng)代企業(yè)中也比較常見，一般都是大型企業(yè)為主，集團(tuán)下設(shè)分子公司等情況，這一類辦公的主要特點(diǎn)有三個(gè)，第一，這一類企業(yè)的整體機(jī)構(gòu)龐大，相對(duì)而言，組織架構(gòu)體系大，那么，組織結(jié)構(gòu)相對(duì)而言也比較復(fù)雜，對(duì)于流程的審批和簽批，層級(jí)也更多，進(jìn)行事物處理的過程中，往往顯現(xiàn)出流程復(fù)雜的特點(diǎn)。第二，集團(tuán)企業(yè)正因?yàn)橄到y(tǒng)龐大復(fù)雜，其辦事效率明顯降低，因此，這一類企業(yè)最需要提高效率，這就離不開制度和規(guī)范的管控和管理，這也是給信息化管理帶來了新的機(jī)遇。第三，一般來說，多元化集團(tuán)典型的管控模式主要就是經(jīng)營管控、戰(zhàn)略管控和財(cái)務(wù)管控三種，一般都是由多個(gè)子公司（跨地域甚至跨行業(yè)）構(gòu)成多元化集團(tuán)，冗雜的結(jié)構(gòu)，信息傳遞緩慢，辦事效率低下。

2.金蝶OA辦公系統(tǒng)概述

金蝶OA辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及主要功能具體如下：

與其他企業(yè)的OA相同，金蝶OA的基本功能在于協(xié)同辦公，也就是保障工作的正常推進(jìn)。首先是協(xié)同審批管理，一般來說，這一功能主要就是完成企業(yè)的合同、單據(jù)以及員工休假申請(qǐng)的審批，當(dāng)然，用戶也可以進(jìn)行審批。金蝶OA的公文處理功能相對(duì)比較弱，與其他OA一致，即為公文的提醒處理以及集中處理。在流程管理方面，其優(yōu)勢(shì)比較明顯，除了正常的表單審批，還增加了自定義審批的流程，甚至能夠依據(jù)具體的角色的權(quán)限，對(duì)于審批的流向進(jìn)行定義。金蝶OA比較豐富的一部分在于知識(shí)中心，在這一中心，可以輕松查閱公司的制度、流程以及人力資源相關(guān)信息、銷售知識(shí)以及企業(yè)常識(shí)等等通識(shí)類的內(nèi)容。金蝶OA的檔案管理更具有優(yōu)勢(shì)，因?yàn)槠渲饕槍?duì)于大型的多元化的集團(tuán)企業(yè)，相對(duì)而言，這一類企業(yè)的檔案比較復(fù)雜，因此，OA是下了對(duì)于檔案的分層管理和控制，數(shù)據(jù)處理能力可見一斑。此外，在資源管理以及互動(dòng)溝通方面，金蝶OA都能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享以及便捷的溝通，相對(duì)而言，為員工提供了便捷的服務(wù)。

3.應(yīng)用效果

（1）文件共享。這一功能的實(shí)現(xiàn)依托于單位的文檔模塊，依據(jù)其建立文檔以及文件的共享，主要是各個(gè)部門的知識(shí)管理員，將自己部門重要的知識(shí)性資料上傳到共享文檔中，然后，對(duì)于相關(guān)的人員進(jìn)行授權(quán)，這時(shí)，系統(tǒng)管理員就會(huì)進(jìn)行及時(shí)的存檔，根據(jù)檔案文件的具體內(nèi)容，對(duì)于各類權(quán)限進(jìn)行控制和監(jiān)督。這樣，一方面保障了數(shù)據(jù)以及文檔的安全性，另一方面，也有效地提升了文檔的查詢速度，實(shí)現(xiàn)了資源共享。

（2）搭建審批平臺(tái)。OA是建立在流程正常運(yùn)行以及表單的傳遞的方式來管理的規(guī)范化的，無論是行政事務(wù)還是財(cái)務(wù)事物，移動(dòng)應(yīng)用的使用都有效突破了時(shí)間空間的束縛，隨時(shí)隨地審批，高效便捷，提升了讓效率，節(jié)約了時(shí)間。

（3）工作流查詢以及管理模式透明化。金蝶OA的主要優(yōu)勢(shì)在于工作流引擎強(qiáng)大，各個(gè)部門的電子流轉(zhuǎn)以及相關(guān)角色的工作進(jìn)展等，都能夠查詢還能夠有效分析具體環(huán)節(jié)的辦理時(shí)間以及具體結(jié)果，效率得到提升，資金的到節(jié)省。此外，OA的上線運(yùn)行也實(shí)現(xiàn)了管理的透明化，有效保證了企業(yè)行政資源的利用率。

4.策略與建議

（1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的不斷推進(jìn)，協(xié)同OA也逐步走進(jìn)了各行各業(yè)，近年來，伴隨著信息化管理深受重視，OA系統(tǒng)也進(jìn)行了一系列的變革，從而更加適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，但是，對(duì)于任何一個(gè)單位而言，在信息化的全面建設(shè)過程中，難免會(huì)遇到各式各樣的問題，由于部分企業(yè)沒有專業(yè)化的人才，就不能及時(shí)解決問題。很多企業(yè)選擇了信息化發(fā)展，但是都沒有成功，其根本原因在于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要高度重視，以身作則，從而才能影響下屬，開始逐漸滲透和轉(zhuǎn)型。

（2）搭建強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍。人才隊(duì)伍建設(shè)是非常重要的，行業(yè)的新進(jìn)行需要專業(yè)人員，而對(duì)于信息化管理也是如此，建立一支技術(shù)過硬的團(tuán)隊(duì)，能夠保障企業(yè)的人員能夠運(yùn)用科學(xué)的理論以及技術(shù)去解決問題，滿足客戶的需求。

（3）準(zhǔn)備工作要到位。企業(yè)各不相同，業(yè)務(wù)范圍也不相同，因此，對(duì)于信息化平臺(tái)協(xié)同的需求也各不相同。基于此，企業(yè)的用戶與軟件公司需要共同組建調(diào)研小組，從而，進(jìn)行全面的事前準(zhǔn)備。

（4）硬件設(shè)施要完備。完善硬件設(shè)施也是非常關(guān)鍵的一步，因?yàn)?，金蝶OA這一辦公自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)際上是建立在硬件基礎(chǔ)上的，因此，只有實(shí)現(xiàn)了硬件設(shè)施的完善與更新，才能夠確保簡(jiǎn)歷一套合理的體系，確保數(shù)據(jù)的快速傳輸。

5.結(jié)束語

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，多元化的集團(tuán)性的企業(yè)往往也會(huì)伴隨著業(yè)務(wù)量的增長，提出更多的信息化建設(shè)的要求，信息化的實(shí)現(xiàn)以及金蝶OA的使用，需要一定的硬件設(shè)置以及全體員工的支持，當(dāng)然，金蝶OA的實(shí)現(xiàn)，往往能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人工成本降低，效率的快速提升，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和便捷或辦公，進(jìn)一步有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展。

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