段冬霞

摘 要： 教學(xué)秘書是二級管理體制下高校教學(xué)管理工作中最基層的管理者，直接負(fù)責(zé)院系的教學(xué)管理工作，是關(guān)聯(lián)教務(wù)處、教學(xué)單位、學(xué)院師生的樞紐。在信息化高速發(fā)展的今天，教學(xué)秘書應(yīng)著眼于提高工作效率、提升教學(xué)質(zhì)量，利用信息化平臺探索新的工作方法。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 信息化 教學(xué)管理

院校二級管理體制是我國高等教育在實踐發(fā)展中逐步形成的一種教育管理模式，它的關(guān)鍵是將管理重心由過去校級管理部門下移至院系一層的管理崗位。隨著教學(xué)管理重心的下移，二級學(xué)院在教學(xué)管理中的權(quán)限擴大，教學(xué)秘書可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)策，并且在院系師生中發(fā)揮強有力的服務(wù)性、協(xié)調(diào)監(jiān)管的作用，在二級管理體制中的作用顯得尤為重要，是高校教學(xué)管理隊伍的重要組成部分，是高校落實辦學(xué)理念，維持教學(xué)工作正常開展的中堅力量。然而伴隨中國高等教育不斷發(fā)展，教學(xué)管理過程中的問題愈發(fā)凸顯，例如學(xué)校硬件設(shè)施投入不足、教學(xué)管理師資短缺、師生比例失衡等。這些問題對教學(xué)秘書的工作效率和質(zhì)量勢必造成影響。

《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》指出：教育信息化在不斷發(fā)展過程中要充分發(fā)揮出教育資源這一優(yōu)勢，構(gòu)建良好的信息化學(xué)習(xí)環(huán)境。在教育模式和教學(xué)新方式中融入一定的創(chuàng)新元素，不斷創(chuàng)新與優(yōu)化教育模式和學(xué)新方式。現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為信息化的發(fā)展提供了強大的動力，將研究對象各要素匯總于數(shù)據(jù)庫，可以有效協(xié)助人們生活、工作、學(xué)習(xí)等活動的正常進行。通過這種技術(shù)的使用，為各種行為效率的提高創(chuàng)造有利條件，給予人類社會強有力的技術(shù)扶持。

一、將信息化手段應(yīng)用于教學(xué)管理

信息化教學(xué)管理的主要媒介是智能手機、掌上電腦、移動媒體播放器、平板電腦等。手機以其輕便、方便攜帶等優(yōu)勢成為最主要的信息化教學(xué)管理載體。除手機短信以外，還有QQ、微信等新型信息化手段。微信可以通過智能手機客戶端發(fā)布包括語音、視頻、圖片、文字、鏈接等多種形式的消息。QQ是日常信息溝通、新聞宣傳最重要的方式?？倓?wù)處所有人都申請了QQ，設(shè)立了新聞宣傳的專用群，將大家全部納入群體之中，為大家日常溝通交流提供重要的場所，信息發(fā)布非常便捷、迅速，實現(xiàn)了溝通交流的實時性與共享性目標(biāo)，可以提高工作效率。微信作為一種重要的手機通信軟件，帶有個性化的色彩。主要向團體用戶提供微信訂閱服務(wù)，比如企業(yè)、媒體及明星等，包括訂閱號和服務(wù)號兩種類型。其中，4條是服務(wù)號每個月發(fā)送的群發(fā)消息數(shù)量，而1條訂閱號是每天可發(fā)送群發(fā)消息的數(shù)量。用戶在“訂閱號”文件夾中可接收訂閱信息，免去下載這一流程，還可以在線與訂閱號進行互動對話、交流。同時，用戶可以將訂閱信息與其他微信好友分享，實現(xiàn)信息溝通的實時性與共享性?，F(xiàn)階段，微信由于具備“快、小、新”等優(yōu)勢，受到了大多數(shù)大學(xué)生的追捧與喜愛，在學(xué)生日常生活中得到了廣泛的應(yīng)用[1-2]。在現(xiàn)代學(xué)習(xí)生活中，微信在人群中使用比率比較高，在人們?nèi)粘Ｉ钪邪缪葜鴺O其重要的角色，大大促進了微信平臺教學(xué)管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

基于此，教學(xué)秘書必須順應(yīng)信息化時代的發(fā)展趨勢，明確定位目標(biāo)，對工作方法進行創(chuàng)新與改良，不斷與時俱進、開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)教學(xué)資源的高效利用與配置。

因此，在信息時代下，必須積極構(gòu)建教學(xué)信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新和調(diào)整教學(xué)秘書的工作方法。具體而言，高校教學(xué)秘書在教學(xué)信息質(zhì)量管理交流平臺構(gòu)建中要融入平時的教學(xué)工作與信息技術(shù)，將兩者緊密結(jié)合。完善教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，提高教學(xué)管理工作的完成效率。

二、建立教學(xué)信息管理交互平臺，便于師師、師生交流

教學(xué)秘書在高校二級管理中的工作地位不可估量，緊緊地將各部門、師生聯(lián)系在了一起，在院系二級管理中起著上情下達(dá)、下情上傳的樞紐作用。教學(xué)秘書既要將教務(wù)處下達(dá)的教學(xué)任務(wù)與教學(xué)通知傳達(dá)給二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，又要將二級學(xué)院的執(zhí)行情況、意見和建議及時反饋給教務(wù)處?？梢娦Ｔ褐g信息的整理、傳達(dá)、反饋是教學(xué)秘書工作的重要部分。由于教學(xué)秘書工作有嚴(yán)格的時間限制，任務(wù)重、責(zé)任大。在通知一些重要事項時，不能過于依賴電話、短信等工具，以免加大教學(xué)秘書的工作壓力。而信息化時代下，教學(xué)秘書要加強現(xiàn)代高科技溝通設(shè)備及軟件的使用，建立教學(xué)信息管理交流平臺，通過微信、QQ、電子郵件等進行交流與溝通，具有實質(zhì)性的指導(dǎo)意義。如面向?qū)W院師生開通二級學(xué)院微信公眾平臺，設(shè)立教學(xué)動態(tài)和教學(xué)服務(wù)兩個模塊，在教學(xué)動態(tài)中，對學(xué)校學(xué)院的最新教學(xué)文件、最新出臺的教學(xué)相關(guān)政策等定時更新，也可以適當(dāng)?shù)貙?yōu)秀的教師和學(xué)生的優(yōu)秀作品進行展示；而教學(xué)服務(wù)中，學(xué)院師生可以提出自己的意見和想法，可以在最短時間內(nèi)得到反饋。其次，針對教師和學(xué)生分別設(shè)立微信群、QQ群等，可以打破時間和地域的限制，下發(fā)、通知相關(guān)教學(xué)文件，以及接受反饋，增強教學(xué)工作運作的高效性。在教學(xué)過程中，信息的反饋是必不可少的一個環(huán)節(jié)，是教師教學(xué)水平及教學(xué)質(zhì)量提升的“制勝法寶”，為人才的培養(yǎng)與建設(shè)予以了強大的保障[4-5]。在傳統(tǒng)教學(xué)信息反饋過程中，各班學(xué)習(xí)委員要對每個星期學(xué)生提出的意見進行收集與整理，記錄到相應(yīng)的反饋表上，并提交到教學(xué)辦上傳教務(wù)處。由于與班級利益相掛鉤，一些學(xué)生會較少地提交關(guān)于老師課堂教學(xué)的意見，收集消息的全面性與完整性沒有得到良好的體現(xiàn)，缺少較強的參考價值。因此，可以定期在學(xué)生群發(fā)放在線問卷調(diào)查，對學(xué)生近期學(xué)習(xí)狀態(tài)進行全方位、多角度的了解，學(xué)生要以客觀公正的角度評價老師課堂教學(xué)質(zhì)量，匯總整理后及時反饋給相應(yīng)老師。

三、建立教學(xué)檔案管理云儲存，提供專業(yè)建設(shè)一手材料

通過教學(xué)檔案，準(zhǔn)確、真實地反映教學(xué)及管理全過程，廣大師生的教學(xué)活動是其重要的服務(wù)對象，已經(jīng)成為教學(xué)工作中不可或缺的一部分[5]。因此，高校二級學(xué)院建立系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案，為今后相關(guān)查證與參考等工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。對于以往紙質(zhì)教學(xué)文檔管理來說，造成了資源污染現(xiàn)象，與生態(tài)環(huán)保目標(biāo)相背離。而且所需存儲空間比較大，不利于管理，加大了管理者的工作量。同時，紙質(zhì)材料極容易受到潮濕、高溫等環(huán)境因素的影響，損壞現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。以往檔案管理是比較零散的，沒有及時更新，檔案缺失、凌亂等問題一直沒有得到有效的治理和解決。在信息時代下，將信息技術(shù)引入教學(xué)檔案管理發(fā)揮著不可比擬的作用，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不良問題的出現(xiàn)，建立健全一套教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。endprint

依托百度云盤、快盤等信息平臺，集中整合教務(wù)處下發(fā)的教學(xué)文件、學(xué)院教師的教學(xué)資料等文件，并及時儲存。在云盤中按儲存內(nèi)容的不同建設(shè)不同的模塊：學(xué)院綜合文件、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)籍管理、教研室管理、教材建設(shè)、實驗室基地建設(shè)、畢業(yè)實習(xí)及見習(xí)。每一個小模塊還可以繼續(xù)劃分，例如教學(xué)評價和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控可以分為：教學(xué)質(zhì)量檢查自查報告書、常規(guī)教學(xué)工作檢查記錄、聽課記錄、教學(xué)情況座談會記錄（含教師、學(xué)生）、教師教學(xué)質(zhì)量評價表、學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量評價表及評價結(jié)果匯總、教學(xué)事故處理記錄和相關(guān)材料、學(xué)生教學(xué)信息員反饋記錄表。其次，根據(jù)文件是否可公開的性質(zhì)設(shè)立共享型和私享型兩個屬性，基于此，可以協(xié)助學(xué)院老師查閱資料。通過構(gòu)建電子教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，節(jié)省大量物力及財力，在短時間內(nèi)更新、上傳文件，保證檔案的時效性、完整性。

綜上所述，加強信息化手段的應(yīng)用勢在必行，對日常教學(xué)管理工作產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，是順應(yīng)大勢所趨。因此，教學(xué)秘書要重樹自己的思想觀念，彰顯終生學(xué)習(xí)的偉大精神，加強現(xiàn)代信息化技術(shù)的靈活應(yīng)用，并注重工作思維的創(chuàng)新。高校信息化教學(xué)管理建設(shè)予以教學(xué)秘書工作強大的支持。教學(xué)秘書要對以往教學(xué)管理工作方法進行取長補短、優(yōu)勢互補，不斷更新教學(xué)管理理念，發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用價值，為學(xué)校的全面發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

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鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年校本教育科學(xué)研究課題“信息化手段在衛(wèi)生高職院校教學(xué)秘書工作中的應(yīng)用”，項目編號：“Q201605”。endprint