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        Excel函數(shù)在學(xué)生成績(jī)錄入和分析中的應(yīng)用

        2017-12-19 08:29:42梁海濱
        科學(xué)與財(cái)富 2017年33期

        摘 要: 高校課程考核方式是課程改革重要環(huán)節(jié),它的變化帶來(lái)了成績(jī)處理復(fù)雜化的問(wèn)題,而Excel函數(shù)在數(shù)據(jù)處理方面的強(qiáng)大功能,可以大大提高工作效率和準(zhǔn)確性。

        關(guān)鍵詞: Excel;函數(shù);成績(jī)錄入;成績(jī)分析

        1.引言

        遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院的期末考試總評(píng)成績(jī)是由兩大部分構(gòu)成,一是平時(shí)成績(jī),一個(gè)是期末卷面成績(jī)。平時(shí)成績(jī)又由三部分構(gòu)成,分別是課堂出勤、課堂表現(xiàn)和作業(yè)成績(jī),這些成績(jī)的錄入是個(gè)很大的工程。同時(shí),還要對(duì)期末卷面成績(jī)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。這給絕大多數(shù)任課教師帶來(lái)了不小的困難,如何準(zhǔn)確快速的實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的生成、統(tǒng)計(jì)和分析是教師們迫切想解決的問(wèn)題。

        2. 成績(jī)的錄入

        2.1 自動(dòng)輸入小數(shù)點(diǎn)

        成績(jī)?cè)阡浫脒^(guò)程中,有的時(shí)候需要輸入一批規(guī)則的帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字。試卷中最常見(jiàn)的是帶有小數(shù)點(diǎn)0.5,如果一個(gè)一個(gè)的輸入小數(shù)點(diǎn)的話,工作量就會(huì)非常大,而且如果在沒(méi)有小鍵盤的筆記本上輸入的話,因?yàn)閿?shù)字鍵和小數(shù)點(diǎn)鍵相隔較遠(yuǎn),操作起來(lái)也不方便。那么我們可以預(yù)先設(shè)置好小數(shù)點(diǎn)的位置,然后直接輸入數(shù)字就可以了。操作步驟為:

        (1)在【文件】中選擇“選項(xiàng)”-“高級(jí)”。(2)在“編輯選項(xiàng)”中,選中“自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)”項(xiàng),然后在“位數(shù)”中輸入小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。如圖所示。

        設(shè)置完后,再在單元格中輸入數(shù)值,數(shù)值會(huì)自動(dòng)帶上小數(shù)點(diǎn)。如果選擇的位數(shù)是“1”,輸入35將顯示3.5,輸入125將顯示12.5。但要注意,如果想顯示整數(shù)4,我們需要輸入40。

        2.2 輸入重復(fù)數(shù)據(jù)

        在輸入平時(shí)成績(jī)的考勤一項(xiàng)時(shí),由于學(xué)校管理嚴(yán)格,學(xué)生考勤結(jié)果大都良好,成績(jī)基本相同。這時(shí)候如果一個(gè)一個(gè)的輸入就太浪費(fèi)時(shí)間了。

        我們可以“Ctrl”或“Shift”鍵選擇需要輸入相同數(shù)字的單元格(或單元格區(qū)域),輸入數(shù)值,同時(shí)按下“Ctrl+Enter”鍵。

        2.3 自動(dòng)換行輸入數(shù)據(jù)

        在一個(gè)單元格區(qū)域輸入數(shù)據(jù)時(shí),往往需要換行。在大批量輸入數(shù)據(jù)時(shí),無(wú)論是利用上下左右箭頭鍵換行,還是利用鼠標(biāo)換行,都會(huì)影響輸入的效率。

        我們可以先選中要輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域,輸入完一個(gè)數(shù)據(jù)后,利用Tab鍵向右移動(dòng),移動(dòng)到區(qū)域邊界時(shí),在按在Tab鍵,會(huì)自動(dòng)換行。還要注意,如果某個(gè)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤,不要用鼠標(biāo)返回,而是要利用“Tab+ Shift”鍵。

        2.4 數(shù)據(jù)有效性設(shè)定

        學(xué)生的各項(xiàng)成績(jī)都在一定的范圍之間 ,我們希望在輸入錯(cuò)誤范圍數(shù)據(jù)時(shí),系統(tǒng)能給予提示。設(shè)置錯(cuò)誤提示功能的操作步驟為 :

        (1)選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域(如果數(shù)據(jù)范圍不同,我們就要分別設(shè)置規(guī)則)。

        (2)選擇“數(shù)據(jù)”-“數(shù)據(jù)有效性” –“設(shè)置”,在“允許”選項(xiàng)下,根據(jù)實(shí)際情況選擇整數(shù)或小數(shù)和最大值與最小值。

        進(jìn)行設(shè)置后 ,只要在設(shè)置了的單元格內(nèi)中輸入不符合要求的數(shù)值,則會(huì)出現(xiàn)提示錯(cuò)誤提示,提高了輸入成績(jī)的準(zhǔn)確性。

        3. 統(tǒng)計(jì)分析成績(jī)

        3.1 查找總成績(jī)中的不及格成績(jī)

        在成績(jī)分析時(shí),需要找出不及格的成績(jī),還不想改變成績(jī)所在的位置,可以采取以下方法。

        方法一 圈識(shí)不及格成績(jī),操作步驟為:

        (1)選中一個(gè)空白單元格。

        (2)打開數(shù)據(jù)工具,選擇數(shù)據(jù)有效性-選擇數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置-允許-整數(shù),在最小值處輸入60,在最大值處輸入100,確定。

        (3)復(fù)制這個(gè)單元格,選擇性粘貼-有效性驗(yàn)證到需要查找的數(shù)據(jù)區(qū)域。

        (4)打開數(shù)據(jù)工具,選擇數(shù)據(jù)有效性-詮釋無(wú)效數(shù)據(jù)。結(jié)果如圖所示。

        方法二 借助IF函數(shù)查找,操作步驟為:

        (1)在空白單元格F2中輸入函數(shù)“=IF(E2<60, "不及格","")”,確定。

        (2)拖動(dòng)填充控制柄,復(fù)制公式。結(jié)果如圖所示。

        方法三 突出顯示不及格成績(jī), 操作步驟為:

        (1) 選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域,選擇開始-條件格式-突出顯示單元格規(guī)則-介于。

        (2)在打開的對(duì)話框中,設(shè)置“單元格數(shù)據(jù) ”介于0與59之間,格式設(shè)置中字體的顏色設(shè)置為紅色,確定。結(jié)果如圖所示。

        3.2 統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段人數(shù)及占總?cè)藬?shù)的比例,畫出餅狀圖

        3.2.1 統(tǒng)計(jì)各分?jǐn)?shù)段人數(shù), 操作步驟為:

        (1)選擇一個(gè)區(qū)域輸入分?jǐn)?shù)段的界值,要按升序排列。一般按:成績(jī)<60(不及格)、60≤成績(jī)<70(及格)、70≤成績(jī)<80(中)、80≤成績(jī)<90(良)、成績(jī)≥90(優(yōu))劃分成績(jī)段,所以輸入的界值分別是59,69,79,89,100.如圖在單元格區(qū)域H1:H5中輸入。

        (2)選擇單元格區(qū)域I1:I5,輸入函數(shù)“=FREQUENCY(E2:E45,H1:H5)”。注:數(shù)據(jù)區(qū)域(E2:E45)是成績(jī)數(shù)據(jù)區(qū)域,(H1:H5)是分?jǐn)?shù)段的界值區(qū)域也叫數(shù)據(jù)分組區(qū)域。

        (3)同時(shí)按 Ctrl+Shift+Enter,在 I1:I5區(qū)域看到統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

        (4)選擇單元格區(qū)域I1:I5,插入餅狀圖。

        3.2.2 各分?jǐn)?shù)段人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例, 操作步驟為:

        (1)在單元格G2中輸入班級(jí)人數(shù)45,選擇單元格區(qū)域J1,輸入函數(shù)“=ROUND(I1/$G$2,3)”,確定。(也可以選擇單元格區(qū)域J1,輸入函數(shù)“=ROUND(I1/SUM(I$1:I$5),3)”)

        (2)拖動(dòng)填充控制柄,復(fù)制公式。得如圖所示結(jié)果。

        注:顯示各分?jǐn)?shù)段人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例也可以利用餅狀圖-添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽,然后右鍵選擇任意數(shù)據(jù)標(biāo)簽,在彈出的快捷菜單中選擇設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽格式-標(biāo)簽選項(xiàng)-百分比。

        3.3 不改變順序進(jìn)行分?jǐn)?shù)排名

        分?jǐn)?shù)排名有兩種排名方式有,一種是用排序方式,但會(huì)改變成績(jī)單原來(lái)的順序。另一種是利用函數(shù)RANK, 操作步驟為:

        (1)選擇空白單元格G2,在單元格內(nèi)輸入函數(shù)“=RANK(E2,$E$2:$E$46,0)”。

        (2)拖動(dòng)填充控制柄,復(fù)制公式。得如圖所示結(jié)果。

        3.4 統(tǒng)計(jì)最高分 、最低分和平均分

        統(tǒng)計(jì)最高分 ,最低分 ,平均分的方法有兩個(gè),方法一是利用工具欄的“自動(dòng)求和”選項(xiàng)。另一個(gè)方法是利用函數(shù):求最高分用函數(shù)“MAX”,最低分函數(shù)“MIN”,平均分用函數(shù) “AVERAGE”。

        4. 結(jié)束語(yǔ)

        以上的方法是筆者多年總結(jié)的經(jīng)驗(yàn),希望能給老師們?cè)诔煽?jī)錄入和分析的過(guò)程中提供一些幫助。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 魏雪萍 ,李嵐.Excel應(yīng)用大全 [Ml].北京 :人 民郵 電出版社 ,2008.

        [2] 龍建祥 ,張鐵軍.EXCEL函數(shù)與公式綜合應(yīng)用技巧[M].北京:人民郵電出版社,2010.

        作者簡(jiǎn)介:梁海濱(1978-),女,遼寧人,遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院基礎(chǔ)課教研部副教授,從事高等數(shù)學(xué)教學(xué)研究。endprint

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