陳曉慧

摘 要：在數(shù)字化校園建設(shè)的推動(dòng)下，高校檔案管理正向著數(shù)字信息化方向快速發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，越來越多的檔案用戶更習(xí)慣使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息檢索與瀏覽，更習(xí)慣于接受數(shù)字檔案館推送的個(gè)性化信息，這給高校檔案信息化建設(shè)提供了機(jī)遇。本文從高校檔案館數(shù)字化信息建設(shè)的視角出發(fā)，對(duì)高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)進(jìn)行分析研究，并結(jié)合問題提出建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；信息利用；個(gè)性化

1.高校檔案館數(shù)字化信息利用概述

（1）服務(wù)方式及特點(diǎn)

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)信息的需求越來越多，這使得高校檔案管理已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)形式時(shí)的單一功能限制。隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷推進(jìn)，多數(shù)高校建立了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，高校檔案也依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化。在高校檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，新的檔案信息利用方式也應(yīng)運(yùn)而生，比如用電子傳輸方式替代傳統(tǒng)電話咨詢、調(diào)檔服務(wù)、檔案外界、出版陳列等手段，網(wǎng)絡(luò)信息化成為當(dāng)前高校檔案館數(shù)字信息化利用的主要方式。

從服務(wù)方式的現(xiàn)狀來看，高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)方式具有以下主要特點(diǎn)：一是服務(wù)方式智能化，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索、分析與處理，大大提高了查全率。二是服務(wù)資源數(shù)字化、虛擬化，多數(shù)檔案信息資源是以計(jì)算機(jī)可讀的數(shù)字形式存在于數(shù)據(jù)庫中，通過網(wǎng)絡(luò)能及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。三是文檔管理一體化，隨著電子文件的引入，對(duì)文件格式、文件發(fā)放、文件歸檔實(shí)現(xiàn)了一體化管理。

（2）服務(wù)用戶及特點(diǎn)

高校檔案館不同于社會(huì)公眾性檔案館，高校檔案自身具備一定的獨(dú)特性，由于受高校教師科研成果的保密性、隱私性等因素的影響，高校檔案不可能完全公開，部分?jǐn)?shù)字檔案信息資源在使用方面存在一定的使用權(quán)限限制，并不是所有的訪問者均可獲取或使用所需檔案信息。從高校檔案管理的實(shí)踐來看，高校檔案館數(shù)字信息利用服務(wù)的服務(wù)用戶主要分為幾大類：本校研究生、本?？萍俺山虒W(xué)生、教職員工。不同服務(wù)用戶對(duì)高校檔案有各自不同的利用需求，對(duì)用戶需求進(jìn)行調(diào)查總結(jié)可知，用戶需求類型主要包括以下幾類：

一是研究型，主要包括從事教學(xué)與教學(xué)研究的在校師生，其所利用的檔案資料較為專業(yè)。二是工作查考型，因?qū)W校實(shí)際工作需要而利用檔案資源，包括高校行政管理人員或者教輔人員，他們具有較強(qiáng)的目的性，目標(biāo)明確，階段性明顯，所用文件的專指性強(qiáng)。三是個(gè)人查證型，為解決個(gè)人在生活、學(xué)習(xí)、工作中遇到的實(shí)際問題來檔案館查閱有關(guān)歷史資料，或者學(xué)生及教師所需要的學(xué)業(yè)憑證或職稱憑證等，這類用戶具有目的明確、實(shí)用性強(qiáng)、隨機(jī)性與專指性明顯的特點(diǎn)。四是休閑型，這類用戶數(shù)量極少，多是存在一定的偏愛心理而選擇去檔案館查閱資料。

2.高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)問題及建議

（1）存在的主要問題

對(duì)當(dāng)前高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查與總結(jié)發(fā)現(xiàn)，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

一是客觀的信息化程度局限，在當(dāng)前高校檔案管理系統(tǒng)中，隨著近幾年我國(guó)通信技術(shù)的快速發(fā)展，所要求的寬帶基本已經(jīng)得到滿足，但信息化工具的使用依然存在問題，高校檔案館的電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、存儲(chǔ)設(shè)備等標(biāo)準(zhǔn)化問題較為突出，接口不統(tǒng)一，造成各部分銜接存在一定的問題。

二是檔案工作者與利用者局限，當(dāng)前高校檔案管理人員的知識(shí)與技能水平尚未達(dá)到滿足檔案數(shù)字化服務(wù)的要求，多數(shù)檔案管理工作者具備成熟體系的檔案專業(yè)知識(shí)，但對(duì)數(shù)字化、信息化知識(shí)與技能的掌握十分有限，這一定程度上影響了檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的質(zhì)量和水平。服務(wù)者和利用者的檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案數(shù)字化信息利用方式不了解，尤其是年齡較大的利用者，由于自身計(jì)算機(jī)水平因素的限制，造成其檔案信息利用水平不高。

三是信息“濫傳”問題，網(wǎng)絡(luò)安全一直是困擾互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的重要難題，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高校數(shù)字化檔案館同樣會(huì)遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題。從當(dāng)前高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀來看，檔案信息的保密性、安全性存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，信息的非法利用現(xiàn)象較為嚴(yán)重，檔案的泄密幾率較大。雖然多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)置了防火墻，但由于信息密級(jí)與重要性不同造成不同程度的損失。此外，信息在傳播中存在被歪曲和失實(shí)的現(xiàn)象。

（2）具體建議

首先，面向檔案用戶的知識(shí)管理，獲取用戶的真實(shí)需求信息，進(jìn)而結(jié)合用戶需求對(duì)高校檔案管理的數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行整合、升級(jí)與改善，并在用戶需求分析結(jié)果的基礎(chǔ)上，進(jìn)行個(gè)性化信息推送。通常用戶需求信息的獲取方式有利用數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)獲取用戶需求、利用智能代理技術(shù)獲取并分析用戶需求信息等。用戶需求分析的過程為：需求信息獲取→數(shù)據(jù)采集與預(yù)處理→確定數(shù)據(jù)挖掘目標(biāo)→數(shù)據(jù)挖掘→分析與評(píng)估。

其次，提高檔案工作人員的信息素養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的質(zhì)量。高校要組織檔案管理人員定期進(jìn)行信息素養(yǎng)培訓(xùn)，構(gòu)建廣泛參與的團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)體系，使管理人員在數(shù)量掌握檔案專業(yè)知識(shí)與技能的基礎(chǔ)上，又具備成熟的信息素養(yǎng)和技能。工作人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括：了解新信息資源類型、掌握信息的存取技能、評(píng)判性的信息評(píng)價(jià)、提高創(chuàng)新與交流合作的能力等。

再次，制定個(gè)性化傳播策略，高校檔案管理根據(jù)館藏信息生成知識(shí)，由專業(yè)人士對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納、總結(jié)與開發(fā)，形成知識(shí)加工品。設(shè)計(jì)理想的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與信息管理系統(tǒng)向用戶傳遞信息，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要具備良好的界面，服務(wù)效率要高，能提供多層次的個(gè)性化信息服務(wù)，提供主動(dòng)的信息服務(wù)，具有嚴(yán)密的安全保障機(jī)制等。結(jié)合用戶需求分析結(jié)果，為用戶提供主動(dòng)性、個(gè)性化的服務(wù)，比如個(gè)性化推送與定制服務(wù)，個(gè)性化推薦與報(bào)道服務(wù)，個(gè)性化知識(shí)決策服務(wù)。

3.高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展，已經(jīng)人們對(duì)信息需求的多樣化發(fā)展，高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)也隨之發(fā)生變化。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)來看，用戶需求形式更加多元化，突出反應(yīng)在對(duì)檢索工具、服務(wù)手段、互動(dòng)方式等方面。高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)模式會(huì)不斷創(chuàng)新，各種新技術(shù)會(huì)不斷應(yīng)用到檔案管理中，個(gè)性化、交互性、自由開放的用戶服務(wù)，將是高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)法的新趨勢(shì)。

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