任家英

摘 要：高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校建設(shè)的重要組成部分，承擔(dān)這高校教育與研究的重要責(zé)任。高?；n案同樣也是高校檔案的重要組成部分，在高校建設(shè)管理決策中發(fā)揮重要作用，因此加強(qiáng)高?；n案管理具有積極的意義。本文以高?；n案的前期檔案管理為研究對(duì)象，對(duì)高?；ㄇ捌跈n案資料管理進(jìn)行分析研究，并提出針對(duì)新的建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；基建檔案；前期資料

1.高?；ㄇ捌跈n案資料概述

高校基建檔案管理工作中，前期檔案主要是指在高?；üこ添?xiàng)目開始施工以前，在立項(xiàng)、審批、投招標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件材料。高?；ㄇ捌跈n案是基建檔案的重要組成部分，是基建工程建設(shè)的憑證性、基礎(chǔ)性文件材料，是高校永久保存的法律性原始憑證。高?；ㄇ捌跈n案形成是一個(gè)復(fù)雜的過程，包括前期程序、移交報(bào)送程序、庫房管理等流程。

高?；ㄇ捌跈n案在基建工程建設(shè)與檔案管理中發(fā)揮重要的作用，是高校建設(shè)規(guī)劃與管理決策的依據(jù)，是基建質(zhì)量保證體系的重要組成部分，是高校基建檔案最終形成的關(guān)鍵，是基建工程項(xiàng)目前期文件材料的保障。

2.當(dāng)前高?；ㄇ捌跈n案管理問題分析

（1）前期檔案形成條件不足

從當(dāng)前高校基建檔案管理的現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果來看，高?；n案在早期的檔案形成中過于重視建設(shè)過程，對(duì)當(dāng)前形成缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，使得基建工程檔案資料不齊全，不規(guī)范，甚至部分基建檔案材料出現(xiàn)造假的現(xiàn)象。由于高?；üこ探ㄔO(shè)單位與高校檔案管理部門之間的協(xié)作不夠緊密，建設(shè)單位相關(guān)人員在檔案管理中的前期檔案意識(shí)不強(qiáng)，不懂建檔范圍，同時(shí)建設(shè)單位檔案管理制度匱乏，無法可依，組織不力，導(dǎo)致高校基建前期檔案形成的條件不足，進(jìn)而影響了基建工程的前期檔案管理質(zhì)量。

（2）前期檔案管理制度不規(guī)范

由于高校領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)基建檔案管理的意識(shí)不夠，以及高校檔案管理部門與建設(shè)單位的配合協(xié)作有限，導(dǎo)致前期檔案管理制度不規(guī)范，無法做到工程檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行。從高?；üこ添?xiàng)目的建設(shè)現(xiàn)狀來看，檔案工作并沒有納入基建工程建設(shè)的整體規(guī)劃中，檔案管理人員很少參加簽訂工程的有關(guān)合同。此外，由于高校檔案管理部門并沒有派出專業(yè)人員參于基建工程檔案的形成過程，而建設(shè)單位相關(guān)單位缺乏檔案政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定的學(xué)習(xí)，也缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，使其不了解基建前期檔案形成與移交的具體規(guī)定，進(jìn)而造成基建工程前期檔案形成與管理水平不高。

（3）前期檔案資料管理中的檔案管理部門缺位

從現(xiàn)狀來看，當(dāng)前高校在基建工程建設(shè)管理中，過于重視建設(shè)施工過程，對(duì)基建過程中的檔案管理意識(shí)不足，這也使得高校檔案管理部門在基建過程中缺位現(xiàn)象較為突出。高校作為基建的主導(dǎo)方，在基建檔案早期形成中存在工作缺陷，以至于檔案管理部門需要在工程竣工后“突擊”基建檔案的建設(shè)與管理，無法實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案形成管理同步。高校檔案管理部門在基建工程項(xiàng)目中缺位主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是重建設(shè)輕檔案，二是早期檔案缺乏專人保管，三是高校無強(qiáng)勢(shì)主導(dǎo)與統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

3.加強(qiáng)高?；ㄇ捌跈n案管理的建議

（1）明確檔案資料管理的主體

高校在開展基建工程建設(shè)中，要明確檔案管理部門在基建前期檔案形成與管理中的主體地位。在收集整理材料時(shí)，要求基建施工單位先出圖在施工，并保證圖紙資料的完整性，而且施工單位對(duì)圖紙的變更需要檔案管理部門的參與，要確保每次資料變動(dòng)中建檔的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。在工程建設(shè)前期，每次資料的刪減、變更都要及時(shí)通知檔案管理部門，且高校檔案管理部門收到通知后要著手準(zhǔn)備檔案資料，以最快、最有效的方式建立完整的基建前期檔案。在整個(gè)基建過程中，要確立檔案管理部門的主體地位，并明確規(guī)定其權(quán)利與義務(wù)。

（2）理順前期檔案資料的管理程序

在高?；ㄇ捌跈n案管理中，高校檔案管理部門需結(jié)合基建建設(shè)流程，理順前期檔案資料的管理流程。首先，檔案管理部門要嚴(yán)謹(jǐn)收集管理，確保檔案的真實(shí)完整，必須及時(shí)收集基礎(chǔ)設(shè)施檔案材料，保證檔案材料的真實(shí)性，把握基礎(chǔ)設(shè)施檔案材料的階段性，在初步驗(yàn)收與整理的基礎(chǔ)上，逐一登記，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)不缺。其次，做好工程竣工檔案驗(yàn)收，在驗(yàn)收時(shí)，檔案管理人員必須事先審查工程技術(shù)檔案和施工資料是否完整，在確認(rèn)無誤后由高校檔案部門統(tǒng)一歸檔。再次，對(duì)前期檔案資料的管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理，開展規(guī)范化服務(wù)，使基建前期檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）健全前期檔案資料管理制度

高校需要建立健全前期檔案資料管理制度，重點(diǎn)加強(qiáng)管理機(jī)制，做到檔案管理部門與基建工程各單位之間的緊密配合，明確各自職責(zé)，確保各環(huán)節(jié)的有效銜接。在基建檔案管理中，改變當(dāng)前一級(jí)管理模式，變檔案一級(jí)管理為檔案管理部門與項(xiàng)目管理部門的兩級(jí)管理。并且在基建工程中設(shè)置專門的檔案管理員，并全程跟蹤工程進(jìn)展，這使得檔案管理員對(duì)工程進(jìn)度與變更情況較為了解，能夠及時(shí)督促建設(shè)單位做好變更文件的收集和修改工作，確保工程竣工圖與基建實(shí)際狀況相符。

（4）推動(dòng)檔案行政管理職能轉(zhuǎn)變

在高校基建前期檔案管理中，高校要明確基建檔案管理服務(wù)的方向，要以與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神促進(jìn)檔案工作的改革與創(chuàng)新。高校基建前期檔案管理的目的不僅僅是檔案的存儲(chǔ)與憑證，更應(yīng)該發(fā)揮其利用功能，完善檔案的服務(wù)形式。因此，高校要推動(dòng)檔案管理部門的職能轉(zhuǎn)變，要體現(xiàn)其服務(wù)屬性，不僅面向高校自身的服務(wù)，而且要體現(xiàn)面向社會(huì)的服務(wù)功能。為卻把高校檔案部門的職能轉(zhuǎn)變，要建立相對(duì)穩(wěn)定的保障措施，比如強(qiáng)化基建檔案管理部門的職能配置，建立績效向?qū)C(jī)制，明確其服務(wù)屬性。

（5）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)

首先，高校層面應(yīng)強(qiáng)化基建前期檔案管理意識(shí)，并落實(shí)檔案管理制度，明確檔案管理部門在基建前期檔案管理中的職責(zé)與權(quán)力，健全一支有事業(yè)心、責(zé)任心的檔案管理隊(duì)伍。高校要加強(qiáng)檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合能力。參與基建工程項(xiàng)目前期檔案管理的檔案管理人員，高校組織專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉基建工程建設(shè)的流程，以及基建前期檔案形成、收集、歸檔等方面的專業(yè)知識(shí)，使其在基建前期檔案管理中能夠適應(yīng)并滿足工作要求。此外，高校還用通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的時(shí)代意識(shí)，包括市場(chǎng)意識(shí)、信息意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、法紀(jì)意識(shí)。

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