范 靜 / 塔里木河流域喀什管理局

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變路徑探索

范 靜 / 塔里木河流域喀什管理局

隨著當代社會信息化程度的不斷提高，檔案管理相關工作也逐漸向現(xiàn)代化發(fā)展，水利檔案管理從傳統(tǒng)模式的轉變已成為必然趨勢。在這樣一個大的時代背景下，對水利檔案的管理方面也提出了更多更高的要求，以往的管理模式已經不能滿足社會發(fā)展的需求，如何對檔案的管理模式進行創(chuàng)新和改革就顯得尤為重要。

水利檔案管理；傳統(tǒng)方式；現(xiàn)代化方式

當前，信息時代的發(fā)展日新月異，人們在生產以及生活當中各方面的數(shù)字化以及信息化的程度都越來越高。以前的水利檔案的管理對象都是紙質檔案，可是隨著現(xiàn)代水利和信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質檔案已經滿足不了水利工作需求。如此一來，水利檔案管理工作就要求從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的管理模式進行轉變，從而讓水利檔案管理可以朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，以促進水利事業(yè)的全面進步。

1.水利檔案管理模式轉變的必要性分析

1.1 以往的管理模式比較落后

傳統(tǒng)意義上的管理水利檔案指的就是把那些紙質檔案歸納整理好，保證其是完好的，防止發(fā)生丟失被盜的現(xiàn)象即可。以往的檔案管理模式可以說是檔案管理中一個最基礎的工作模塊，并未能將水利檔案管理的真正作用發(fā)揮出來。此外，傳統(tǒng)的管理水利檔案工作的主體是人，由于該類工作人員的綜合素質與職業(yè)技能存在差異，從而會存在檔案利用率低、水平不高、管理力度不夠等問題。[1]

1.2 相關的管理人員不具備高素質

當前階段的從事管理水利檔案的工作人員普遍存在的一個現(xiàn)象就是缺少關于檔案管理方面的專業(yè)知識且業(yè)務水平較低，創(chuàng)新意識不足，思想停滯不前，不能適應現(xiàn)代水利發(fā)展和管理需求，開展工作沒有前瞻性，使得其在管理水利檔案的時候千篇一律，創(chuàng)造不出新的管理方法以及理念，還有少數(shù)人員對一些儀器設備的操作不夠熟練，這些都制約著水利事業(yè)的發(fā)展。[2]

1.3 主觀認識不足

一些從事水利檔案管理的工作人員沒有認識到其工作的重要性，其意識不到管理好水利檔案是推動水利事業(yè)向前發(fā)展的一項重要因素，多數(shù)工作人員認為只要保證檔案沒有丟失也沒有出現(xiàn)損壞就完成了本職工作，沒有必要去大費周章對管理模式進行改變，這樣錯誤的意識使得管理水平一直停滯不前甚至出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。

2.轉變水利檔案的管理模式的意義

2.1 可以促進水利檔案管理工作更好的開展

水利檔案管理工作的主要職責就是保存還有記錄數(shù)據(jù)，對水利事業(yè)各方面的發(fā)展都有著非常重要的作用。[3]進行管理模式的改變可以讓其更好的適應社會的發(fā)展需要，例如在進行檢索資料工作的時候，如果檔案形式還是傳統(tǒng)的紙質形式的話，將會讓花費工作人員很多的精力還有時間，自然效率也就較低，進而會對相關的水利工程產生不利的影響，這個時候如果轉變成為現(xiàn)代化的管理模式，讓資料變?yōu)殡娮訖n，那么就可以節(jié)省很多的時間，提高工作效率。

2.2 可以促進水利事業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化

水利檔案管理的意義從某種程度上來說是水利事業(yè)發(fā)展歷程的體現(xiàn)，在水利檔案當中有很多關于水利活動方面的信息積累，其涉及的范圍十分廣泛，因而具有極強的參考性以及實踐性。一旦某個水利工程出現(xiàn)問題，記錄在檔案的方案就可以為問題的解決提供相關資料及作證。[4]管理方式的轉變可以讓檔案實現(xiàn)公開化的同時也會更加多元化，最近幾年，水利檔案的管理量急劇增加，電子檔案的存放空間十分廣闊，這就使得檔案的保存質量可以得到提高。

3.轉變水利檔案管理方式的路徑分析

3.1 完善檔案管理的相關制度

水利檔案管理方面的制度不夠完善是當前大部分水利單位都正在經歷的一個難題，不完善的管理制度降低其管理質量。在少數(shù)的水利單位中，其在保密檔案工作上有著非常大的漏洞，具體表現(xiàn)為沒有一個完善的關于保密工作方面的制度，這樣就導致了很多檔案信息被泄露，信息安全得不到有效保障。為了使這種安全隱患問題減少，提高質量，就需要制定比較完善的關于檔案保密管理方面的制度。具體可以從下面方面做起：（1）在水利單位進行宣傳，讓從事檔案管理的工作人員充分認識檔案工作的重要性，提高他們的責任意識；[5]（2）健全關于檔案保密方面的制度，很多水利單位檔案數(shù)據(jù)以及科研成果是有著很強的保密性，特別是科研成果具有一定的專利性質，一旦消息泄露就會讓那些科研人員的知識產權受到侵犯，從而導致單位出現(xiàn)很大的損失。因此水利單位需要對檔案的保密制度進行完善，適當?shù)臅r候可以利用保密技術手段來防止信息發(fā)生泄漏。（3）落實檔案管理相關崗位的職責，做到各司其職，要做到“誰管理誰負責”，這樣在出現(xiàn)情況問題的時候就可以對負責人進行追究責任，從而讓相關的管理人員能夠增強責任意識。

3.2 做好資料收集以及整理工作

進行水利資料的收集以及將其進行歸檔是具有一些難度的，主要是因為不同種類的關于水利方面的文件特別多，所以在對其進行采集的時候，可以根據(jù)項目的不同，實施分階段采集以及追蹤采集這樣的兩種方法。對于那些整理檔案比較快捷、時間周期比較久的項目，可以運用追蹤采集等工作方式，該類方式的目標性很強，采集時候的速度也會非常快，可以避免由于時間不夠產生的缺漏，讓檔案質量得到保障；[6]而對于那些周期很長的項目，則可以運用分階段進行采集的方式，在采集材料的時候，需要對資料的采集內容以及實踐進行明確的劃分，從而使水利信息的相關初始資料的完整性得以保存，在把采集工作做完以后還不能忘記的一件事就是要整理歸檔，在將資料整理妥善之后，管理人員需要在相關主管部門的指導下對一些錄音影像等資料作出歸檔管理，并對這些資料數(shù)據(jù)進行編號，這樣在日后查閱的時候就會比較方便。

3.3 強化法律保障

為了讓水利單位在進行管理檔案的時候有法可依，就需要對其法律保障進行強化，制定出關于管理的法規(guī)法律，這樣才可以將檔案的管理工作走上規(guī)范的道路。法律保障是能夠成為使傳統(tǒng)管理方式轉變成為現(xiàn)代化管理方式的前提基礎，只有相關的一些技術標準以及法規(guī)法律得到完善，才可以讓電子檔案的證據(jù)資格以及憑證價值得到更深層次的肯定，避免發(fā)生檔案信任危機等現(xiàn)象，水利檔案在進行管理時候必須要做到有法可依，借助科學的技術標準以及規(guī)劃方案，這樣才能夠使檔案管理的效率和質量得到提升。

3.4 注重人才的培養(yǎng)

任何的社會活動都是離不開人的活動，水利檔案管理也是如此，在現(xiàn)代化管理方式盛行的情況下，參與檔案管理工作的人員需要具備很高的綜合素質和職業(yè)技能，因為這類人才有著專業(yè)的檔案管理知識以及可以熟練操作現(xiàn)代化的一些設備，這樣才能夠讓檔案管理工作順利開展。現(xiàn)代進行水利檔案管理的工作人員不但需要有著非常豐富的關于管理方面的經驗，更重要的是他們需要具備足夠的發(fā)展及創(chuàng)新意識，對于比較先進的理念可以吸收，有著強烈的學習意識，能夠創(chuàng)造出符合社會需求的管理檔案的新模式，也只有這樣才可以讓檔案管理模式一直創(chuàng)新。該類人才需要對網絡知識有一定的了解，操作計算機比較熟練，讓現(xiàn)代化的管理檔案的模式可以順利的開展，所以水利單位務必需要加強對于高素質人才的培養(yǎng)。

4.結語

水利單位中的檔案管理工作對于水利事業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，其見證著水利事業(yè)的發(fā)展歷史，不但對水利發(fā)展當中的各類要求進行明確的劃分，而且還能在水利單位遇到困難的時候發(fā)揮相應的指導與參考作用。把傳統(tǒng)的檔案管理模式轉變成為現(xiàn)代化的管理模式，是其不斷發(fā)展的必然趨勢，也只有這樣才可以讓檔案管理質量得到更大程度的提高，讓其功能得到更大程度的發(fā)揮。

[1]劉祖銀.探析水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變的思考[J].辦公室業(yè)務,2016,(03):149.

[2]王虹梅.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉變研究[J].辦公室業(yè)務,2016,(03):105.

[3]笪艷.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉變研究[J].經營管理者,2014,(22):268.

[4]張博.檔案館檔案信息服務模式研究[D].安徽大學,2014.

[5]諶玉潔.轉型期農村基層黨建的理論與路徑研究[D].中共中央黨校,2014.

[6]王淑媛.分析水利檔案管理從傳統(tǒng)到現(xiàn)代方式的轉變[J].東方企業(yè)文化,2014,(05):231.