文｜魏蓉

大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

文｜魏蓉

現(xiàn)如今，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，社會各個領(lǐng)域的發(fā)展都已離不開對信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)帶來了“大數(shù)據(jù)”的概念，可以說，這是一個用海量數(shù)據(jù)說話的年代。我國事業(yè)單位的文書檔案信息化建設(shè)已經(jīng)起步了很多年，但隨著大數(shù)據(jù)概念的到來，以往的信息化管理手段也亟需與時俱進地進行不斷的更新與改進。在大數(shù)據(jù)視野下，事業(yè)單位的文書檔案信息存儲量變得更大、存儲時間周期變得更長、瀏覽變得更加方便，這是大數(shù)據(jù)所帶來的益處；但與此同時，大數(shù)據(jù)環(huán)境也帶來了一些更大的挑戰(zhàn)。若想在大數(shù)據(jù)視野下推進事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)，還需要以更加全面與戰(zhàn)略性發(fā)展的目光來看待這一問題。

一、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的概念

大數(shù)據(jù)是隨著信息技術(shù)的進步與發(fā)展所衍生出來的一個概念，它記錄了大量的人類社會活動與行為，可謂是一個信息寶庫。在現(xiàn)代信息時代下，各行各業(yè)的工作都離不開信息與網(wǎng)絡(luò)，所以對數(shù)據(jù)的應(yīng)用量也不斷增多。大數(shù)據(jù)的增長是海量化的，在大數(shù)據(jù)視野下，人們看到了數(shù)據(jù)資產(chǎn)的無限潛能和商機，因此也十分注重對這種數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護。人們在掌握了海量數(shù)據(jù)資產(chǎn)后，會通過種種手段對其中有價值的數(shù)據(jù)進行處理及存儲，數(shù)據(jù)的價值因此而不斷遞增，乃至創(chuàng)造出更多的附加價值。對于事業(yè)單位的文書檔案來說，其中主要包含了文字、圖片以及錄像等不同形式的信息資源，它們分別反映出了事業(yè)單位中的各項活動，是事業(yè)單位中十分珍貴的資源。對事業(yè)單位文書檔案進行信息化建設(shè)，實際上就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對事業(yè)單位文書檔案進行更好地收集、整理、儲存及利用，從而充分發(fā)揮出檔案信息的價值，以更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的意義

首先文書檔案工作是事業(yè)單位中的重要工作之一，這點是毋庸置疑的。但是，在以往電子信息技術(shù)沒出現(xiàn)以及不夠發(fā)達的時候，文書檔案的管理方法都是采用的傳統(tǒng)人工管理法，這種管理方法，不但需要消耗大量的人工勞動力，而且管理效率很低，以及非常容易出現(xiàn)人工疏漏和錯誤。后來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，將人們帶入了信息化時代，各行各業(yè)的工作都逐漸開始融入信息化技術(shù)，事業(yè)單位文書檔案工作也不例外。事業(yè)單位文書檔案工作自開始進行信息化建設(shè)以來，其人工勞動強度大大降低，管理效率大大提高，疏漏和錯誤大大減少。因為通過信息化建設(shè)，工作人員只需要將海量的數(shù)據(jù)進行一次錄入操作，就可以輕松、方便地實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的開發(fā)利用。并且，所錄入的數(shù)據(jù)還可以實現(xiàn)共享，這也推動了文書檔案管理效能的提高。再者，在文書檔案信息記錄的查找方面，傳統(tǒng)的查找方式也需要消耗大量的人力，并且即使消耗了人力也依然查找效率低下，往往需要花費很長時間才能夠查找到所需要的信息。但是，自文書檔案信息化建設(shè)后，只需要通過任意一種查找方式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，就能夠快速便捷地找到想要的信息，非常省時省力。并且，根據(jù)文書檔案管理人員職責(zé)的不同，其管理權(quán)限也可以明確進行劃分，管理人員可以依據(jù)自己的管理權(quán)限來進行信息查詢。總而言之，在大數(shù)據(jù)視野下，事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)乃是社會發(fā)展的必然趨勢，也是現(xiàn)代文書檔案工作的必須要求。

三、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)進程中存在的問題

（一）檔案信息化觀念有待增強

以往長期以來，事業(yè)單位都將文書檔案工作視為一項邊緣化工作，屬于可有可無的，認為這項工作對企業(yè)的經(jīng)營管理與發(fā)展影響不大，換句話說，就是對文書檔案工作不夠重視。因此，事業(yè)單位也并沒有緊隨信息時代的發(fā)展，及時對文書檔案工作進行信息化建設(shè)。尤其是近年來隨著大數(shù)據(jù)的席卷，很多事業(yè)單位的思想觀念仍舊還停留在過去，并未樹立起文書檔案信息化建設(shè)意識，所以對文書檔案資源的利用率也不高，沒有充分發(fā)揮出其作用與價值，使得許多珍貴的檔案資源蒙塵生銹。

（二）信息化管理平臺標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在以往的文書檔案工作中，由于那時信息技術(shù)尚未發(fā)達，文書檔案工作也尚未進行信息化建設(shè)，只能夠依靠傳統(tǒng)人工勞動力來整理檔案資料，并將整理好的檔案資料放置在檔案庫房當(dāng)中，長此以往，不但檔案工作人員不堪重負，經(jīng)常因工作疏忽而導(dǎo)致珍貴的檔案資料遭到人為損壞，且本身紙質(zhì)檔案就容易發(fā)生自然老化，所以一些古舊的檔案很難保持完整性。而后來，在事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)過程中，信息化管理平臺標(biāo)準(zhǔn)又遲遲未能統(tǒng)一，很多工作都無章可循，因此歷史遺留問題也無法有效解決。

（三）缺乏專業(yè)信息化管理人才

傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案工作，對檔案人員的最大要求是細心，但并不要求其具有多高的知識文化水平。但是，隨著事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)進程的不斷推進，對檔案人員的要求也不斷提高，傳統(tǒng)的手段和方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案信息化管理要求。若想充分利用好信息化平臺來管理文書檔案，就必須要具備較高的信息技術(shù)知識，能夠熟練操作計算機設(shè)備，熟練應(yīng)用相關(guān)信息軟件。但事實上，事業(yè)單位大部分原來的檔案人員卻并不滿足上述要求，他們有的年紀(jì)較大，對新鮮事物的學(xué)習(xí)能力有限，無法快速融入到信息時代當(dāng)中。可以說，現(xiàn)今事業(yè)單位十分缺乏專業(yè)信息化管理人才，這是限制文書檔案信息化建設(shè)的一項重要因素。

四、大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的路徑

（一）數(shù)字化建設(shè)開發(fā)

傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書檔案都是紙質(zhì)檔案，其十分繁瑣，檔案人員無論是記錄、查閱還是檢索起來都極為麻煩和困難。而在大數(shù)據(jù)視野下，我們可以充分利用信息化管理技術(shù)，對事業(yè)單位文書檔案進行數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，并以計算機為儲存平臺，從而更加方便地進行收集、整理、儲存及利用。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)開發(fā)

大數(shù)據(jù)是依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的，因此在事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)過程中，也必須要充分利用網(wǎng)絡(luò)，通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)立體化體系，對文書檔案進行分類、歸檔、組卷及下載，從而真正實現(xiàn)信息共享。

（三）安全化管理

大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)雖然大大方便了事業(yè)單位文書檔案管理，但與此同時也帶來了許多安全隱患。事業(yè)檔案的文書檔案許多都是企業(yè)的重要資源，需要做保密處理，但是現(xiàn)在很多黑客和不法分子會利用系統(tǒng)漏洞來竊取檔案。針對這種隱患，必須要加強對信息化管理系統(tǒng)的安全管理，及時優(yōu)化和升級系統(tǒng)，修補系統(tǒng)漏洞，并采取先進的加密技術(shù)，切實保障檔案信息的安全。

五、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息化時代及大數(shù)據(jù)視野的背景下，事業(yè)單位文書檔案工作發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位必須要充分利用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境，更好地完善文書檔案信息化建設(shè)，從而提高文書檔案工作效率及檔案利用率，促進企業(yè)的發(fā)展。

作者單位：洛陽市糧食局直屬分局