楊靜

[摘要]當(dāng)今信息社會(huì)，必須以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來(lái)作為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，掀起了全球信息化的浪潮，檔案管理作為信息資源的重要組成部分，也被推到了浪潮的前沿。隨著企業(yè)OA（辦公自動(dòng)化）、MIS（企業(yè)管理信息系統(tǒng)）的廣泛應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)作為整個(gè)系統(tǒng)的子模塊，其管理現(xiàn)代化跨上了一個(gè)新臺(tái)階，數(shù)字化向傳統(tǒng)檔案管理模式和理論提出了挑戰(zhàn)。

黨的十八大指出，全面建設(shè)小康社會(huì)，最根本的是堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，不斷解放和發(fā)展社會(huì)生產(chǎn)力。因此必須完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系下的檔案信息化建設(shè)，深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重要地位和作用。她告訴我們，信息化是推動(dòng)工業(yè)化、推動(dòng)現(xiàn)代化、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的火車頭。檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機(jī)遇，就是在努力發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力，就是在為黨和國(guó)家工作大局服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展。

一、檔案工作與信息化的含義

檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，并以文字、圖片、影像資料、實(shí)物的形式真實(shí)的記錄了在發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，反映了歷史建設(shè)發(fā)展過(guò)程。成為社會(huì)發(fā)展的歷史文化積存。檔案經(jīng)過(guò)檔案工作人員的梳理和價(jià)值判斷，規(guī)范的進(jìn)行整理和歸檔，從而使這種無(wú)形的東西歸化為有形。檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)中，從檔案實(shí)體管理模式向檔案信息管理模式重心轉(zhuǎn)移的過(guò)程。它代表了信息技術(shù)在檔案工作事業(yè)里廣泛應(yīng)用，信息資源被高度共享，人的智能潛力以及檔案資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為，組織決策和檔案社會(huì)化運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)，其中計(jì)算機(jī)化程度是衡量是否進(jìn)入檔案信息化的標(biāo)志。檔案信息化建設(shè)是指：在各級(jí)組織的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下，全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。包括檔案信息數(shù)字化，檔案信息網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)工作。

二、檔案信息化建設(shè)的作用

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考

領(lǐng)導(dǎo)必須充分了解企業(yè)的歷史發(fā)展過(guò)程、周圍發(fā)展環(huán)境、企業(yè)的制度、管理方式和員工的思想狀況，并進(jìn)行細(xì)致的研究。為此檔案就能發(fā)揮其作用，為領(lǐng)導(dǎo)者提供大量的資料，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考。

（二）為企業(yè)文化建設(shè)提供歷史文獻(xiàn)

檔案是編寫《企業(yè)發(fā)展簡(jiǎn)史》、《企業(yè)發(fā)展概況》、《大事記》、《企業(yè)先進(jìn)人物集萃》等史料匯集的依據(jù)。這些史料資料離開企業(yè)檔案是無(wú)法形成的，這部分企業(yè)檔案與企業(yè)的文化建設(shè)有著密不可分的聯(lián)系，是企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。

（三）展示企業(yè)文化價(jià)值

企業(yè)檔案是發(fā)揮文化價(jià)值的一個(gè)重要途徑。企業(yè)檔案如實(shí)地記錄了企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時(shí)期的輝煌、困難時(shí)期的堅(jiān)持及企業(yè)歷史時(shí)期的原始資料和數(shù)據(jù)，各種合同等歷史資料，對(duì)企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展起到了一定的作用。這一點(diǎn)在工作實(shí)踐中體會(huì)比較深，智寶公司下屬企業(yè)改制，涉及到文件資料比較多（如改制前期準(zhǔn)備工作、招投標(biāo)工作、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等一系列文件），辦公室和改制相關(guān)部門一起，完成了改制企業(yè)檔案整理、歸檔等工作。為以后各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門檢查，提供了有價(jià)值的資料。

（四）為目標(biāo)發(fā)展提供質(zhì)量依據(jù)

檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)有局部和全局之分。局部目標(biāo)即為組織目標(biāo)或者團(tuán)體目標(biāo)，指通過(guò)規(guī)范控制與管理檔案信息流，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)本單位檔案工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)、設(shè)備管理、技術(shù)更新、法律依據(jù)提供一流的檔案服務(wù)，通過(guò)改善服務(wù)形象，使本單位檔案工作實(shí)現(xiàn)健康有序的持續(xù)發(fā)展。

三、檔案部門自身文化建設(shè)

（一）增強(qiáng)文化底蘊(yùn)

檔案工作者個(gè)人文化底蘊(yùn)蘊(yùn)涵決定著自己處事的思維方式并影響著個(gè)人能力水平的發(fā)揮。對(duì)于每個(gè)檔案工作者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是處在什么崗位，增加文化修養(yǎng)，夯實(shí)文化功底，增加軟實(shí)力。作為今天擔(dān)負(fù)著光榮責(zé)任的檔案工作者來(lái)說(shuō)，多些文化素養(yǎng)對(duì)于調(diào)整自我、密切聯(lián)系群眾，推進(jìn)日常檔案本職工作不斷走向進(jìn)步，有著很重要的作用。

（二）發(fā)展檔案服務(wù)功能

檔案部門要真正認(rèn)識(shí)到，要著重發(fā)展檔案的企業(yè)文化服務(wù)功能，真正體現(xiàn)檔案的文化功效，把檔案的文化資源、文化憑證放在重要地位上，作為檔案部門也要轉(zhuǎn)變作風(fēng)，主動(dòng)提供服務(wù)。建設(shè)服務(wù)型檔案文化，也就是主動(dòng)提供利用。這就要求我們檔案部門要采取服務(wù)型措施、制定服務(wù)型章程、形成服務(wù)型氛圍。檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，弄清楚哪些檔案是企業(yè)比較關(guān)心的，哪些檔案是以后利用率比較高的，要做到心中有數(shù)。形成具有提供利用快，影射范圍廣，認(rèn)可反向度高的優(yōu)勢(shì)。

（三）增強(qiáng)檔案文化意識(shí)

檔案文化建設(shè)要求檔案部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，深刻認(rèn)識(shí)檔案的文化屬性，增強(qiáng)檔案工作的文化機(jī)制，確立嶄新的文化工作機(jī)制，凸顯檔案文化屬性，從而在群眾中樹立檔案工作的文化形象，使檔案文化在企業(yè)文化建設(shè)中奠定基礎(chǔ)。

四、檔案的收集、管理與開發(fā)利用

（一）檔案的收集

檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，沒有檔案的收集，就沒有檔案的形式。檔案收集工作做的好不好。直接影響檔案的整理、質(zhì)量和利用，信息化建設(shè)也是無(wú)米之炊，目前企業(yè)在收集工作中存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：檔案收集材料不齊全、不完整、不到位及個(gè)別部門和人員不移交，催好幾遍也無(wú)濟(jì)于事，這種現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重阻礙。如何改變類似現(xiàn)象，從檔案工作者和廣大職工來(lái)說(shuō)只有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，才能使企業(yè)的檔案發(fā)展更上一個(gè)臺(tái)階。如何改變檔案收集工作不良局面呢？我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)。endprint

1.建立健全規(guī)章制度，制定獎(jiǎng)罰辦法

俗話說(shuō)“沒有規(guī)矩，不成方圓”，做任何一項(xiàng)工作，沒有規(guī)章制度作保障，工作不可能做好，要制定專項(xiàng)收集制度與措施納入到企業(yè)制度和個(gè)人的績(jī)效考核之中，定時(shí)考核，明確任務(wù)，責(zé)任到人，如項(xiàng)目竣工時(shí)必須移交竣工圖紙和相關(guān)的技術(shù)資料，如不移交或移交資料不齊全，工程不能通過(guò)驗(yàn)收，財(cái)務(wù)不給結(jié)款。

2.加強(qiáng)宣傳，獲得領(lǐng)導(dǎo)和職工的關(guān)注

由于諸多原因，很多職工普遍對(duì)資料歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠，因此給檔案工作者帶來(lái)困難。這就要求我們通過(guò)多種途徑和方式進(jìn)行宣傳，使廣大職工人人皆知。

3.主動(dòng)參與，掌握方向

檔案工作人員在檔案收集時(shí)應(yīng)主動(dòng)爭(zhēng)取，積極參與。檔案部門在參加各種會(huì)議時(shí)，必須做到心中有數(shù)，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)和各部門溝通，達(dá)成共識(shí)，爭(zhēng)取他們的理解和配合。

4.擋案人員要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

對(duì)缺少的資料和不符合歸檔要求的資料退回文件形成部門，在收集檔案資料時(shí)經(jīng)常遇到資料不齊全、不完整情況。如：有的文件缺少附件，文件編號(hào)重復(fù)，無(wú)蓋章，有的有批復(fù)文無(wú)請(qǐng)示文等等，這就要求我們?cè)谑占牧蠒r(shí)對(duì)移交的每份文件進(jìn)行過(guò)目，仔細(xì)檢查，對(duì)缺少的文件追根溯源，收集齊全；對(duì)不符合存檔要求的文件，一律要求返工，嚴(yán)格按照檔案收集制度辦事。

（二）做好檔案管理工作

1.建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有文書檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。因此需要完善檔案管理制度、庫(kù)房管理制度、檔案鑒定銷毀及各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案制度。檔案工作人員要嚴(yán)格按照文書檔案制度，正確地進(jìn)行分類、立卷、編號(hào)、擬寫標(biāo)題，嚴(yán)格按照檔案鑒定銷毀制度進(jìn)行鑒定、銷毀，按照庫(kù)房管理制度進(jìn)行清潔、通風(fēng)、做好防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。使檔案的壽命更加延長(zhǎng)。

2.完善電子文件的處理工作，實(shí)行數(shù)字化

檔案在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，人類進(jìn)入了信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也成為檔案管理不可或缺的重要組成部分，計(jì)算機(jī)的發(fā)展為檔案管理發(fā)展提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。因此檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)是檔案信息建設(shè)及各項(xiàng)應(yīng)用檔案建設(shè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提，檔案信息化基礎(chǔ)信息建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件和網(wǎng)絡(luò)，要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)連接起來(lái)，建立電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管、利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

3，提高檔案人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案工作人員是檔案管理和檔案服務(wù)工作的主體，檔案工作人員水平的高低、能力的提高對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用，因此，檔案工作者自身應(yīng)注重文化水平的提高，專業(yè)能力的學(xué)習(xí)。

（三）做好檔案的開發(fā)利用

檔案信息資源開發(fā)利用是指檔案館（室）根據(jù)特定利用者的需求和社會(huì)需求，將檔案室館藏的靜態(tài)的檔案信息通過(guò)查找、篩選、加工、編輯等手段變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，通過(guò)一定渠道傳播給利用者并被利用者接受的過(guò)程。

1.加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)

開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎(chǔ)。檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保證，只有大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，注重做好檔案收集工作，檔案信息資源的開發(fā)利用工作才有可能做得更好。檔案的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的起點(diǎn)，沒有檔案的收集，就沒有檔案信息資源，沒有檔案信息資源，就不可能進(jìn)行開發(fā)利用，從這個(gè)意義上說(shuō)，檔案資料的收集工作是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是首要工作。檔案部門要及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地收集檔案資源，最大限度地接收檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，把握一切可被利用的、原始的、客觀的、真實(shí)的檔案，不斷豐富充實(shí)檔案信息資源這座寶庫(kù)，采用數(shù)字方式存儲(chǔ)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源信息化，為網(wǎng)絡(luò)傳輸建立充足的數(shù)據(jù)庫(kù)資源。這也是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

實(shí)踐已經(jīng)充分證明，現(xiàn)代信息技術(shù)手段是高質(zhì)量快速進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)的重要手段，它可以創(chuàng)造優(yōu)越的條件，提高檔案信息的質(zhì)量以及檔案信息的傳遞技術(shù)，使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，使大力開發(fā)和科學(xué)合理、有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí)，也可以為共享檔案信息資源打下基礎(chǔ)。積極、主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面地傳遞信息，是開發(fā)利用檔案信息的主要途徑。

3.加強(qiáng)檔案編研工作，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要途徑

檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)。通過(guò)檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，縮短收集信息的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。它是提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作的力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的必然所在。

4.搞好檔案服務(wù)工作，優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息資源的環(huán)境

檢索工具是從浩瀚的檔案中迅速提取檔案的有效手段。編制檔案檢索工具，是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)工作，要十分重視這項(xiàng)工作。應(yīng)本著檢索檔案信息實(shí)用、方便、迅速、準(zhǔn)確的原則，采用微機(jī)管理及實(shí)行電子計(jì)算機(jī)檢索等現(xiàn)代化服務(wù)手段，完善檢索工具，優(yōu)化檢索手段，提高服務(wù)效率。

檔案利用工作是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。要搞好檔案的利用服務(wù)?！稒n案法》指明，檔案的利用是指對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。檔案的利用工作是檔案部門為利用者提供檔案和各種相關(guān)服務(wù)。要最大限度地滿足各方面對(duì)檔案利用的需求，提高查全率和查準(zhǔn)率。主動(dòng)拓展服務(wù)領(lǐng)域，開展全方位、多層次、多渠道的信息服務(wù)。要加快檔案信息化建設(shè)，全面推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，提高服務(wù)能力，方便快捷地利用檔案信息資源。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的要求，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能，用信息化帶動(dòng)檔案管理集成化、現(xiàn)代化和科學(xué)化，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)文化的基礎(chǔ)，做好檔案管理工作，促進(jìn)檔案信息化不斷向前發(fā)展。endprint