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        淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

        2017-11-28 09:50:03李響
        卷宗 2017年32期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        李響

        摘 要:為了保證實(shí)體類檔案信息的管理以及收集質(zhì)量,應(yīng)能認(rèn)識(shí)到實(shí)體類性檔案信息的重要性,并能根據(jù)目前實(shí)體類型檔案信息存在的不足之處進(jìn)行科學(xué)管理,制定相應(yīng)的方案。本文就實(shí)體類性檔案信息的收集工作以及管理工作進(jìn)行了分析。

        關(guān)鍵詞:檔案;管理;收集;實(shí)物

        檔案種類較多,除了現(xiàn)代常見電子類型檔案、紙質(zhì)類型檔案外,還存在實(shí)物類型的檔案,并且實(shí)物類型的檔案中往往也記錄了大量珍貴的信息,但由于實(shí)物類型檔案發(fā)展較慢,也就導(dǎo)致了實(shí)物類型檔案的管理存在一些不足,需要管理部門能強(qiáng)化實(shí)物類型檔案的收集工作以及管理工作,從而促進(jìn)各類檔案管理工作能獲得全面發(fā)展。

        1 實(shí)物類型檔案分析

        在現(xiàn)代檔案管理中,實(shí)物類型的檔案主要是相應(yīng)的企業(yè)單位在發(fā)展、經(jīng)營、科研管理中,形成或者是獲得各種獎(jiǎng)杯、證書、榮譽(yù)旌旗,還有一些單位之中的檔案文件會(huì)一些以物體為載體的證明材料,通過相應(yīng)的實(shí)物材料就能展現(xiàn)出單位企業(yè)的發(fā)展歷程。和其他類型的檔案文件相比,實(shí)物類型的檔案往往在外形方面更具特點(diǎn),不僅大小不一,同時(shí)質(zhì)地也存在較大的差別,這也給實(shí)物類型檔案的管理帶來了一定的難度。其次,事物類型檔案由于其自身的特點(diǎn),所以一些實(shí)物類型檔案有更強(qiáng)的展現(xiàn)力,這就讓檔案信息在具有記錄重要文件內(nèi)容功能的同時(shí),也可以直接用作展覽,因此實(shí)物類型的檔案也就具有了資料參考價(jià)值以及宣傳教育價(jià)值的雙重價(jià)值。

        但在目前實(shí)際的實(shí)物類型檔案管理之中,雖然在實(shí)物類型檔案管理中投入了較多力量,但由于實(shí)物類型檔案信息種類以及數(shù)量較多,因此實(shí)物類型檔案信息的收集工作以及管理工作方面存在著一些難點(diǎn)。

        2 實(shí)物類型檔案管理現(xiàn)狀

        現(xiàn)在許多企業(yè)對(duì)實(shí)物檔案的重要性有了一定的認(rèn)識(shí),并對(duì)實(shí)物檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實(shí)施過程中反映企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的實(shí)物檔案并沒有得到全面收集,流失缺口大,所收集到的實(shí)物檔案在管理上沒有真正意義上的到位,實(shí)物檔案服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用有限。

        2.1 歸檔管理意識(shí)薄弱

        目前人們通常會(huì)將檔案管理工作的重點(diǎn)放到對(duì)電子類型或者是紙質(zhì)類型檔案的管理中,進(jìn)而忽略了對(duì)實(shí)物類型檔案的管理,甚至還有一些部門對(duì)實(shí)物類型檔案管理內(nèi)容了解程度較低,在對(duì)實(shí)物類型檔案進(jìn)行管理的時(shí)候出現(xiàn)損毀或者遺失的情況,影響了檔案管理質(zhì)量,也流失了一些珍貴的文件信息。這些情況的出現(xiàn)都到導(dǎo)致實(shí)物類型檔案信息的管理成為了當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的薄弱點(diǎn),由于在檔案管理中制度不健全、管理手段較為滯后、管理意識(shí)薄弱,而影響檔案管理工作的正常開展。

        2.2 實(shí)物檔案的保管條件不符合要求

        由于實(shí)物檔案不同于其它類別的檔案,它主要由獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實(shí)物組成,是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對(duì)實(shí)物檔案管理不夠重視,沒有專門的庫房去存放,因此造成收集來的實(shí)物檔案難以按管理標(biāo)準(zhǔn)擺放,嚴(yán)重影響了實(shí)物檔案管理與利用。

        2.3 實(shí)物檔案的價(jià)值體現(xiàn)不足

        由于實(shí)物檔案的利用部門相對(duì)集中,多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案,所以實(shí)物檔案的利用率較其他檔案來說相對(duì)就偏低一些,其有效價(jià)值也未能充分體現(xiàn)出來,實(shí)物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發(fā)揮出來。

        3 強(qiáng)化實(shí)物類檔案管理工作質(zhì)量的措施

        現(xiàn)代管理部門只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理,使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道,才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價(jià)值。

        3.1 強(qiáng)化管理人歸檔意識(shí)

        科學(xué)的實(shí)物類型檔案管理制度是保證實(shí)物類檔案管理能順利開展的基礎(chǔ),因此應(yīng)能強(qiáng)化管理人員對(duì)事物類型檔案的重視程度,并能根據(jù)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的策略,完善實(shí)物類檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。首先,可以開展相應(yīng)的實(shí)物類型檔案信息管理培訓(xùn),讓工作人員能掌握更多的管理方法,避免在管理中出現(xiàn)問題。其次,針對(duì)過去實(shí)體類檔案在收集、管理方面的缺失,可以制定相應(yīng)的方案,優(yōu)化檔案管理步驟,保證實(shí)體類檔案能在第一時(shí)間被收集,并能妥善的保存管理。

        3.2 加強(qiáng)庫房管理

        實(shí)物檔案由于種類的不同,其體積、形態(tài)各異,其庫房管理也應(yīng)具有一定的針對(duì)性。對(duì)已歸檔的實(shí)物檔案要按照其內(nèi)容、性質(zhì)及實(shí)物的形態(tài)等進(jìn)行分類整理,并做好實(shí)物檔案的著錄及檔號(hào)的編制工作。實(shí)物檔案的庫房要嚴(yán)格按檔案保管的“八防”要求去做,并根據(jù)保管載體的不同,設(shè)置與其對(duì)應(yīng)的保管條件,以適應(yīng)庫內(nèi)實(shí)物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時(shí)應(yīng)根據(jù)庫房的實(shí)際空間并結(jié)合實(shí)物檔案的特點(diǎn),采用不同的存放柜架來存放實(shí)物檔案,確保實(shí)物檔案安全保管,合理存放,便捷利用。對(duì)企業(yè)獲得的榮譽(yù)類實(shí)物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位,有條件的企業(yè)還可以將實(shí)物檔案通過拍攝的手段將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案,以便于快捷方便的提供借閱和利用。

        3.3 拓展利用途徑

        做好實(shí)物檔案的利用工作不僅可以發(fā)揮檔案的原始記錄性作用,還可以通過實(shí)物檔案的展示,充分體現(xiàn)處實(shí)物檔案與企業(yè)文化之間的密切關(guān)系。在滿足實(shí)物檔案正常的利用需求外,還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況舉辦專題性展覽,有條件的單位還可以建立企業(yè)榮譽(yù)展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術(shù)與實(shí)物相結(jié)合的途徑,以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所取得的重大成果,為企業(yè)員工提供一個(gè)全面了解企業(yè)的動(dòng)態(tài)平臺(tái),從不同的方面、角度彰顯企業(yè)的實(shí)力。

        4 結(jié)束語

        實(shí)物檔案的特點(diǎn)是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個(gè)特定階段的工作過程中取得的成果,與其它類別的檔案共同記錄了一個(gè)企事業(yè)單位或個(gè)人的發(fā)展軌跡。實(shí)物檔案收集的難點(diǎn)是散與亂,加強(qiáng)全員歸檔意識(shí)是做好收集工作的關(guān)鍵,與相關(guān)單位的溝通交流是做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作,才能確保檔案資源齊全、完整,充分發(fā)揮實(shí)物檔案直觀、易懂、有較強(qiáng)說服力的宣傳作用,為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展提供更加全面、完善的史料,以充足的館藏,記載企業(yè)的成長歷程。

        參考文獻(xiàn)

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