文/榆林學(xué)院 蘇穎超

2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策
——以事業(yè)單位為例

文/榆林學(xué)院 蘇穎超

自2006年工資制度改革以來，人事檔案中的工資材料部分的歸檔要求和形式也同時(shí)發(fā)生了變化，且在之后的多次工資增長過程中均未形成入檔材料。因此造成人事檔案工資入檔材料缺失，對日后的工資信息采集工作帶來嚴(yán)重問題，同時(shí)也無形中增加了工作量。本文通過分析存在的相關(guān)問題，提出一些建議。

工資改革；事業(yè)單位；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，工資制度也在不斷地改革和發(fā)展，但每次的工資制度改革只注重職工的工資變動(dòng)而忽略了工資變動(dòng)材料的歸檔問題。雖在當(dāng)前看來減少了一定的工作量，但長遠(yuǎn)看來則存在較大的問題和隱患。本文以長期從事在工資管理第一線人員的視角，剖析了近年來工資改革帶來的人事檔案管理問題，并提出一些建議。

一、工資制度改革概述

（一）工資制度改革的歷程。新中國成立以來，我國已經(jīng)歷了四次大的工資制度改革和數(shù)次的工資增加制度。每次的工資制度改革和工資增加制度都是為滿足人民日益增長的物質(zhì)需求，同時(shí)解決當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和收入分配制所面臨的實(shí)際問題，從而更好地推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）工資制度改革的產(chǎn)物。我國每次工資制度改革和工資增加制度都是以檔案材料來記錄的。這些材料分為政府文件和個(gè)人文件兩部分，其中政府文件包括國家及各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位下發(fā)的工資相關(guān)文件，個(gè)人文件包括個(gè)人信息、工資變動(dòng)情況等。通常各單位對于政府文件的管理較為規(guī)范，但對于體現(xiàn)個(gè)人福利待遇的個(gè)人文件的管理則是參差不齊。這可能導(dǎo)致個(gè)人無法了解自己的工資情況與變動(dòng)信息，如遇到較大的政策性改革或調(diào)整，單位不易及時(shí)高效地對員工工資進(jìn)行查詢與變動(dòng)。

（三）2006年工資制度改革引起工資材料歸檔的新變化。由于目前處于信息飛速發(fā)展的時(shí)代，日常工作中不斷面臨新的挑戰(zhàn)，已不再是單單的電子化、信息化，更多的是需要應(yīng)用電子信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成。2006年的工資制度改革工作就對工資材料入檔形式作出了新的要求和改變。即由先前的個(gè)人工資材料有變動(dòng)就有歸檔的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閮H調(diào)離或退休時(shí)一次性歸檔的方式，而每次個(gè)人工資變動(dòng)的材料并沒有提出統(tǒng)一歸檔要求。

二、由工資改革帶來的人事檔案管理問題

（一）工資材料的歸檔問題。2006年工資改革以后，由于工資材料的歸檔不再是隨變隨入，而且工資審批手續(xù)簡化，從而造成個(gè)人工資調(diào)整的相關(guān)材料長期沒有歸檔。但是單單依靠目前的電子材料不足以體現(xiàn)工資職能部門對每次工資變動(dòng)的政策落實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)審核、調(diào)整方案及工資調(diào)整的結(jié)果等。雖然利用電子信息平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)對上述信息的記錄，但紙版文件，特別是簽字或蓋章等原件材料的歸檔對信息的真實(shí)性、數(shù)據(jù)的可靠性起著不可或缺的作用。

（二）工資材料的查閱問題。由于當(dāng)代多元化的社會(huì)工作及學(xué)習(xí)環(huán)境，事業(yè)單位人員特別是高校工作者常常會(huì)通過培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方式提升個(gè)人能力。隨之而來的是工資待遇的相應(yīng)增加，因此每個(gè)人的工資水平與增長情況可能由于不同的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷而存在差異，同年入職人員不能再通過他人的工資水平了解自己的工資情況。這對一線的工資調(diào)整人員而言，工作中需要解答的個(gè)人工資調(diào)整問題日益增加，這無疑需要充實(shí)的歸檔材料以保證工作中的準(zhǔn)確性和可靠性。

（三）今后調(diào)資無系統(tǒng)性依據(jù)可尋。近年來，工資的增長幅度逐漸增大，調(diào)資的頻率也逐漸增高，每兩年左右就會(huì)進(jìn)行一次工資的調(diào)整。在此情況下，每次調(diào)資的參考依據(jù)至關(guān)重要，它決定著個(gè)人工資的漲幅水平，因此更需要保證其真實(shí)性與可查性。而2006年工資改革以后，每次調(diào)資不再產(chǎn)生調(diào)資變動(dòng)檔案，可是單從每次調(diào)資的結(jié)果又不足以供單位新的工資調(diào)整做參考。

三、完善人事檔案管理工作的建議

（一）以信息技術(shù)為依托，充實(shí)工資調(diào)整材料的歸檔。人事檔案的管理趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化已是必然。應(yīng)當(dāng)把電子、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)充分利用起來，切實(shí)以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為今后的檔案管理工作提供支持，充分實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程。應(yīng)當(dāng)通過提高對諸如工資檔案材料等的電子入檔和整理工作來切實(shí)發(fā)揮出現(xiàn)代科技的便利性和高效性。應(yīng)當(dāng)通過一定的技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)文字、圖片和聲像等材料向電子數(shù)據(jù)資料的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)格式的并存，從而既方便了查閱，又能提高檔案管理工作的效率，還大大提升了檔案的利用與服務(wù)價(jià)值。除此之外，還要加強(qiáng)檔案信息化工作的基礎(chǔ)。要提高檔案庫的檔案保存環(huán)境，從而為電子檔案保存的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。對新建的檔案庫應(yīng)制定適合檔案紙版及電子檔案的新標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)其信息化的設(shè)備建設(shè)；對已有的檔案庫應(yīng)著重其改造。紙質(zhì)檔案的庫房管理要保證溫度、濕度和防塵等因素。電子檔案的保存則應(yīng)提升信息化設(shè)備運(yùn)營所需要的環(huán)境，完善服務(wù)器、機(jī)房、電子檔案庫等基礎(chǔ)設(shè)施，其中包括一些基礎(chǔ)的防靜電設(shè)施、防磁設(shè)施等，還應(yīng)加強(qiáng)保密技術(shù)，防止信息的泄露。

（二）紙版檔案的妥善保存與電子數(shù)據(jù)錄入并重。在檔案信息化過程中，對于工資檔案的錄入要對工資檔案的原有重要部分予以充分保留，避免歸檔時(shí)遺漏。特別是每年工資變動(dòng)的情況材料應(yīng)當(dāng)完整收錄，以便為查檔、今后的工資調(diào)整等提供完善的檔案材料支持。各種相關(guān)的檔案材料要建立完善的管理體系，協(xié)調(diào)各檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的方法，并減少文件資料的流失。在檔案錄入過程中，對于較簡單、數(shù)據(jù)量少的檔案信息，以Excel等常用軟件為基礎(chǔ)，利用照相機(jī)、掃描儀等工具，做好信息的收錄、統(tǒng)計(jì)與分析等工作；對于較復(fù)雜、信息量較大的檔案材料，使用特定的檔案管理軟件進(jìn)行錄入、整理與分析。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理制度。檔案工作的高效離不開完善的檔案管理制度，這就需要通過建立一系列切實(shí)可行的規(guī)章、制度，以實(shí)現(xiàn)有法可依、有規(guī)可循，從而規(guī)范檔案管理的各流程。其中應(yīng)當(dāng)包括檔案的入檔流程，轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出流程、查（借）閱流程，收集歸納制度，保管與保密制度，鑒別與歸檔制度等多項(xiàng)流程細(xì)則與制度，從而落實(shí)依法治檔，依規(guī)管檔。在歸檔過程中，特別應(yīng)當(dāng)注意檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)格式并重。不可因信息化、電子化檔案管理而忽視檔案紙質(zhì)的重要性。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重對檔案信息的及時(shí)更新。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。對人事檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)做好信息化建設(shè)中專業(yè)人才的儲(chǔ)備與培養(yǎng)。通過定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)活動(dòng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理中先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的操作技能，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，以進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的信息化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化水平。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，努力拓寬知識(shí)層面，提升自身綜合素質(zhì)，才能應(yīng)對信息化檔案管理工作。還要注意充分發(fā)揮人事檔案工作者的創(chuàng)造性，在提升自身專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，熟悉人事檔案工作的管理模式，從而為現(xiàn)代化、信息化的社會(huì)提供有利的資源。

四、結(jié)論

隨著我國關(guān)于人事制度改革的不斷推進(jìn)，人事檔案管理變革勢在必行。正確處理檔案紙版與電子材料的關(guān)系在人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程中具有十分重要的意義。如何在新的制度和技術(shù)環(huán)境中，以人事制度的改革為契機(jī)，以信息化、網(wǎng)絡(luò)化為依托，以人事檔案的科學(xué)化管理為基石，以人事檔案的社會(huì)化服務(wù)為宗旨，將人事檔案管理的研究與實(shí)踐推向更高層次，這是每一位人事檔案管理者值得認(rèn)真思考的問題。

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（此論文系14GK01項(xiàng)目成果）