文/濰坊市人民醫(yī)院中心檔案室 鄭開

淺談新時期前端控制思想在醫(yī)院檔案管理中的運用

文/濰坊市人民醫(yī)院中心檔案室 鄭開

目的：探討新時期前端控制思想在醫(yī)院檔案管理中的運用；方法：通過加強領(lǐng)導(dǎo)，提高全院員工的檔案意識；建立、完善檔案各項規(guī)章制度作保障；通過檔案管理機構(gòu)對全院檔案進行監(jiān)督指導(dǎo)；通過對專兼職檔案員進行培訓(xùn)等將前端控制思想融入醫(yī)院檔案管理工作中。結(jié)果：在檔案的管理中運用前端控制思想，是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實發(fā)展的一種必然。結(jié)論：醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展歷史的真實記錄，利用前端控制思想，有利于檔案的科學(xué)化管理，可有效促進醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

前端控制思想；醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)工作者在從事衛(wèi)生事業(yè)管理和醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。新時期隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院電子檔案、數(shù)碼照片等大量涌現(xiàn)，醫(yī)院檔案的類型、載體形式發(fā)生了巨大變化。為維護醫(yī)院檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)與安全，使檔案工作跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，必須在醫(yī)院檔案的日常管理中融入前端控制思想。

一、檔案學(xué)前端控制思想的涵義

前端控制思想是檔案學(xué)界檔案管理思維和理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到定期、永久保存（或銷毀）的不同階段看作一個完整的過程，在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，定期、永久保存或銷毀是末端。前端控制的核心就是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控”的理念，前端控制思想是檔案工作適應(yīng)現(xiàn)實發(fā)展的一種必然。

二、醫(yī)院檔案管理采用前端控制的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高全院員工的檔案意識。醫(yī)院建立包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案、科技檔案等在內(nèi)的全院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的崗位職責(zé)，納入各項工作流程，納入目標考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎懲。在文件形成階段實施前端控制，通過宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn)，增強全院職工的檔案意識，牢記檔案工作是為醫(yī)院管理工作服務(wù)的準則，從而主動將檔案移交到檔案室歸檔，保證檔案的齊全。

（二）建立、完善檔案各項規(guī)章制度。醫(yī)院以國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標準為依據(jù)，制定包括醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等各方面的規(guī)章制度。對醫(yī)院規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。各門類和載體的文件材料歸檔范圍做到全覆蓋，囊括和延伸到醫(yī)院全部職能活動。各類文件材料歸檔有具體的辦法和措施，并落實到具體責(zé)任部門和相關(guān)人員。

（三）建立醫(yī)院檔案管理機構(gòu)，對全院檔案進行監(jiān)督指導(dǎo)。醫(yī)院遵照國家檔案法規(guī)要求設(shè)立檔案工作管理機構(gòu)，負責(zé)對全院檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，建立科學(xué)有效的監(jiān)管運行機制。醫(yī)院檔案管理機構(gòu)嚴格履行自己的職責(zé)，通過在線檢查或抽查，從源頭上對全院應(yīng)歸檔文件的形成過程、形成質(zhì)量等進行動態(tài)監(jiān)管和監(jiān)督指導(dǎo)。

（四）培訓(xùn)專兼職檔案員，提高其管理水平。醫(yī)院配備與檔案工作科學(xué)化管理相適應(yīng)的專（兼）職檔案人員，持證上崗并保持相對穩(wěn)定。通過外請專家等方式定期對醫(yī)院檔案員進行專業(yè)培訓(xùn)，使其在工作中自覺按照檔案法規(guī)的要求進行操作。著重通過工作重心前移，加強超前指導(dǎo)，深入到文件形成部門。通過培訓(xùn)，使檔案工作人員具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和較高的思想政治理論水平以及高尚的職業(yè)道德，提高其檔案管理水平。

三、檔案工作實行前端控制帶來的效果

（一）從源頭保證了檔案的真實完整。醫(yī)院檔案管理工作采用前端控制思想后，有效解決了文件整理歸檔質(zhì)量不高、文件質(zhì)量良莠不齊、文件漏歸、文件歸檔不規(guī)范等問題，解決了檔案收集難、征集難的問題，提高了醫(yī)院工作人員依法收集、依法移交的自覺性，確保了檔案收集工作的有序開展。從源頭上保證了文件內(nèi)容的真實性、安全性、完整性。

（二）檔案工作人員的綜合素質(zhì)得到提高。采用前端控制思想通過對檔案工作人員針對性的培訓(xùn)、崗位責(zé)任制考核及獎懲條例等制度約束，調(diào)動了管理人員的積極性，同時增加了他們的危機感，提高了其檔案知識素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平。

（三）前端控制有利于檔案的科學(xué)化管理。檔案工作是一項扎扎實實的工作，功在當(dāng)代，利在千秋。醫(yī)院檔案管理前端控制思想的運用，加強了檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，健全了機構(gòu)，建立健全了各項檔案工作制度，使檔案工作從源頭上有章可循、有法可依，走上了規(guī)范化、標準化，醫(yī)院檔案工作最終達到收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用的科學(xué)化管理，從而促進醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[1]吳春明.檔案館應(yīng)該如何對電子文件進行前端控制[J].蘭臺世界,2010(12).

[2]鄭高瑩.試論醫(yī)院檔案工作的前端控制[J].中國醫(yī)藥指南,2010(12).

[3]金波虹.前端控制思想在文書檔案管理中的運用[J].云南檔案,2010(5).

[4]張寶慧,楊秀春.堅定檔案的前端控制注重檔案的利用實效[J].山東檔案,2014(2).