文/山東省高密市房地產(chǎn)交易中心 高磊

淺談房產(chǎn)檔案管理的問題及對策

文/山東省高密市房地產(chǎn)交易中心 高磊

本文論述了房產(chǎn)檔案管理的內(nèi)容，以及目前房產(chǎn)檔案管理中面臨的問題，并針對問題提出了相應的解決對策，旨在加強房地產(chǎn)檔案管理的進行。

房產(chǎn)檔案；檔案管理；問題分析；解決對策

一、房產(chǎn)檔案概述

房產(chǎn)檔案是個人以及商業(yè)房屋產(chǎn)權界定和產(chǎn)權人兩者之間的一種原始契約憑證，是房產(chǎn)產(chǎn)權戶籍管理和交易活動之間的重要載體，具體表現(xiàn)形式上有表冊圖片、產(chǎn)權證以及契約等紙質(zhì)的形式以及信息化時代的電子數(shù)據(jù)等形式，這些原始檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟社會中逐漸增多的房產(chǎn)行政訴訟以及民事糾紛中發(fā)揮著重要的價值和作用。

就證據(jù)學來說，房產(chǎn)檔案在房產(chǎn)檔案的行政訴訟中起著原始憑據(jù)的作用，能夠很好地還原房產(chǎn)糾紛的事實來源。行政訴訟的證據(jù)分為兩類，第一類是原始憑證，第二類是傳來證據(jù)。房產(chǎn)檔案顯然屬于原始憑證，是案件處理的第一手資料。房產(chǎn)檔案指的是在房屋購買過程中對產(chǎn)權加以證明的保存價值比較強的圖紙、文字以及圖表和聲像或者電子數(shù)據(jù)等，是產(chǎn)權證明的重要載體，對房屋產(chǎn)權問題的證明力比較強。對房產(chǎn)檔案的有效查閱能夠確保房產(chǎn)行政訴訟的順利進行，還原案件真相。

二、目前房產(chǎn)檔案管理中的問題分析

房產(chǎn)檔案管理是關系到人民群眾生活的重要問題之一，具有重要的社會價值與法律價值，但是在目前的房產(chǎn)管理中依然存在很多問題，主要表現(xiàn)在房產(chǎn)檔案抵御風險的能力比較有限、房產(chǎn)檔案管理的信息化風險以及房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時代性。

（一）房產(chǎn)檔案抵御風險的能力比較有限。房產(chǎn)檔案是一種意義非常重大的產(chǎn)權資料，但是由于受到傳統(tǒng)經(jīng)濟思想觀念的影響，在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著抵御風險能力比較低的問題。由于各種房產(chǎn)經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，目前有關部門已經(jīng)加強了針對房產(chǎn)檔案的管理工作，但是當遇到一些自然災害等不可地域的危害時，在風險抵御方面的能力依然比較有限。

（二）房產(chǎn)檔案管理的信息化風險。在房產(chǎn)檔案管理工作加強信息化建設的同時，計算機與網(wǎng)絡應用技術在房產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮著重要的基礎性作用，但是同時網(wǎng)絡與技術發(fā)展的程度也對房產(chǎn)檔案的管理帶來了不同程度的阻礙。黑客、病毒以及信息的竊取在房產(chǎn)檔案的信息化管理中帶了非常不安定的因素，房產(chǎn)檔案管理面臨著主觀泄露與客觀上對于房產(chǎn)信息進行竊取與侵害的風險。

（三）房產(chǎn)檔案管理工作具有一定的時代性。房產(chǎn)檔案管理具有鮮明的時代性特征，是時代發(fā)展的重要印證，因此房產(chǎn)檔案管理工作也應當積極進行相應的更新與調(diào)整。但是在目前的房產(chǎn)檔案管理中存在著沒有緊跟時代發(fā)展的現(xiàn)象。由于房產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的影響，針對房產(chǎn)檔案的管理水平比較有限，對于房產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題不能夠做到及時發(fā)現(xiàn)與解決，影響了房產(chǎn)檔案管理工作的正常進行。在歷史發(fā)展階段，房產(chǎn)檔案是用紙質(zhì)記錄，針對房產(chǎn)的描述主要體現(xiàn)在平面的結構圖，對于房產(chǎn)周圍的建筑情況等有關問題缺乏足夠的了解與把握。

三、完善房產(chǎn)檔案管理工作的途徑分析

基于房產(chǎn)檔案管理中存在的問題，有關部門與機構應做好房產(chǎn)檔案的收集記錄以及管理和整理的工作，當前我國法制建設逐漸推進，房產(chǎn)問題又一直是社會熱點，關乎著人民群眾的切身利益，與此同時，房產(chǎn)糾紛現(xiàn)象也比較多，在這種社會大背景下房產(chǎn)檔案的價值日益凸顯了出來，因此需要加強檔案的保存管理和查閱工作，具體可以加強房產(chǎn)檔案管理的風險意識、提高工作人員的檔案管理意識以及加強房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平三個方面入手分析。

（一）加強房產(chǎn)檔案管理的風險意識。風險意識是最近比較流行的一種經(jīng)濟管理方式，在房產(chǎn)檔案管理中具有重要的應用價值空間。如果在房產(chǎn)檔案管理中只顧眼前工作的方便與利益，而沒有風險管理的意識，一旦發(fā)生突發(fā)性的風險就會給房產(chǎn)檔案管理工作帶來不同程度的威脅。在汶川地震中，房產(chǎn)檔案的破壞給房產(chǎn)評估工作的進行帶來了很多障礙，因此應當從上級領導部門出發(fā)加強對于各個部門與每一位檔案管理工作人員的風險管理意識，把風險管理工作寓于在日常的工作之中。

（二）提高工作人員的檔案管理意識。有關部門要提高相關工作人員包括檔案存檔管理人員和房產(chǎn)交易人員的檔案意識。《物權法》《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》以及《檔案法》等法律法規(guī)已經(jīng)規(guī)定了房地產(chǎn)相關資料文件的存檔處理措施方式，對檔案管理部門中各部門的權利和職責進行了明確，在工作中應當結合具體的工作實際以及檔案管理的具體流程進行檔案工作的存檔和保存，促進各流程環(huán)節(jié)工作人員的檔案管理意識，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案在行政訴訟和房產(chǎn)交易中的價值。

（三）加強房產(chǎn)檔案管理流程的完備與信息化管理水平。

為了確保房產(chǎn)檔案的社會服務價值和法律價值的有效性和準確性，對房產(chǎn)產(chǎn)權檔案材料收集環(huán)節(jié)和記錄環(huán)節(jié)都要對相關的手續(xù)和證件進行檢查，確保完整齊全可靠，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)數(shù)據(jù)進行真實地記錄和反映。同時，在對房產(chǎn)產(chǎn)權檔案進行整理時，要加強對目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊，這項工作雖然繁瑣，但是在后續(xù)要查閱檔案時能夠保證方便快速地進行查找，前期的工作是為了在后期工作質(zhì)量和工作效率的提高。隨著信息化技術的普及和推廣，在房產(chǎn)檔案工作中應當積極利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)錄入和檢索系統(tǒng)，提高對檔案管理的質(zhì)量，更好地加強社會服務。

四、結束語

針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，房產(chǎn)檔案的管理人員應當加強對原始數(shù)據(jù)的收集和整理工作，保證檔案數(shù)據(jù)的完整真實和有效性，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會價值以及法律價值。

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