文/蘇州大學(xué)檔案館 葉曉靜

高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理淺議

文/蘇州大學(xué)檔案館 葉曉靜

20世紀(jì)90年代開始，隨著計(jì)算機(jī)在系統(tǒng)管理方面的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的發(fā)展，并通過互聯(lián)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享管理，這給會(huì)計(jì)工作者帶來了巨大的便利，使會(huì)計(jì)信息的搜集、加工、處理，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制等工作更加趨于規(guī)范化、程序化，這也給會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理工作帶來了更多的研究和發(fā)展空間。目前多數(shù)高校已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理，這在一定程度上促進(jìn)了高校信息化程度的發(fā)展，但與電子商務(wù)、企業(yè)信息化以及快速發(fā)展的其他行業(yè)的信息化相對(duì)比，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化發(fā)展還處于初級(jí)應(yīng)用階段。在肯定其作用的同時(shí)，我們也要關(guān)注其問題所在，并在此基礎(chǔ)上提出改善和促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理問題的措施和建議。

一、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

（一）建立并完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)促成了會(huì)計(jì)核算過程中的大部分資料可以數(shù)據(jù)庫的形式存放在電腦系統(tǒng)中，這為用戶提供了極大的便利。然而，作為檔案工作者的管理目標(biāo)應(yīng)該是，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的完全數(shù)字化，這不僅包括了記賬憑證、明細(xì)賬、分類賬、報(bào)表的數(shù)字化，還應(yīng)該包括對(duì)原始憑證的全文數(shù)字化，在此基礎(chǔ)上可以建立高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫。原始憑證涉及到的類別眾多，可以按照內(nèi)容分類建立若干數(shù)據(jù)庫，如，工資單數(shù)據(jù)庫、發(fā)票數(shù)據(jù)庫、合同數(shù)據(jù)庫、銀行回執(zhí)數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化管理的支撐與核心，數(shù)據(jù)庫建立后，可以方便利用者快捷準(zhǔn)確查找會(huì)計(jì)檔案，對(duì)原始憑單的安全保護(hù)也起到促進(jìn)的作用。原始憑證數(shù)據(jù)庫建立后，可以通過接口與會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)庫相連，從而實(shí)現(xiàn)記賬憑證與原始單據(jù)憑證完全對(duì)接，初步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的完全數(shù)字化，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性。

（二）建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫輔助決策支持系統(tǒng)。會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫收集了大量的原始數(shù)據(jù)，這些原始數(shù)據(jù)需要經(jīng)過一定的整理、篩選、歸納、分析才能提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門決策人員處理和使用，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫輔助決策支持系統(tǒng)正好可以完成這樣一個(gè)任務(wù)。系統(tǒng)的建立要以分析決策人員的需求為出發(fā)點(diǎn)，綜合財(cái)務(wù)人員、數(shù)據(jù)庫技術(shù)人員、檔案管理人員的意見。系統(tǒng)通過對(duì)數(shù)據(jù)合理的統(tǒng)計(jì)、對(duì)比、研究，提出解決問題的最優(yōu)方案，這將有利于決策者以系統(tǒng)數(shù)據(jù)作為支撐進(jìn)行決策行為的開展，與此同時(shí)，控制決策風(fēng)險(xiǎn)，保障高校資源的合理調(diào)配與有效利用。

（三）做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全建設(shè)。信息安全建設(shè)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全、存儲(chǔ)安全和應(yīng)用安全。會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)安全涉及到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)上的其他存儲(chǔ)設(shè)備和應(yīng)用設(shè)備的安全。存儲(chǔ)安全是指惡意病毒的入侵、數(shù)字化系統(tǒng)的不同版本之間的調(diào)入調(diào)出、系統(tǒng)的兼容性、操作失誤等都會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)丟失與壞損。另外，如果系統(tǒng)管理員對(duì)用戶的編輯、讀寫權(quán)限設(shè)計(jì)不當(dāng)，或是使用者的誤操作，那么，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用級(jí)安全將得不到保障。

二、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理存在的問題分析

（一）認(rèn)識(shí)層面。檔案人員、會(huì)計(jì)人員甚至是高校分管財(cái)務(wù)和檔案的領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，不理解其真正的內(nèi)涵。他們大多都認(rèn)為電腦的配備、電算化軟件的安裝、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的目錄就是實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理，這種認(rèn)識(shí)極具片面性。高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)需要從高校管理需求出發(fā)，由數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)人員根據(jù)檔案管理的目標(biāo)及需求設(shè)計(jì)出適合本高校財(cái)務(wù)管理和檔案管理要求的會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)管理軟件。要想實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的完全數(shù)字化，就需要數(shù)字化管理系統(tǒng)在功能上實(shí)現(xiàn)對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都可以在電腦上顯現(xiàn)出來。作為檔案人員應(yīng)該意識(shí)到，電算化會(huì)計(jì)檔案目錄的存儲(chǔ)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者的需求，多數(shù)利用者需要查閱的是實(shí)體檔案，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理要朝著對(duì)會(huì)計(jì)實(shí)體檔案的全文數(shù)字化、全文上網(wǎng)、全面檢索、共享資源方向發(fā)展。而目前高校由于決策者的認(rèn)識(shí)有限，資金投入更加十分有限，導(dǎo)致高校會(huì)計(jì)檔案的全文數(shù)字化以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的任務(wù)還相當(dāng)艱巨。

（二）制度層面。隨著會(huì)計(jì)電算化的迅速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度的步伐卻沒有跟進(jìn)，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的管理狀態(tài)也處于滯后階段?，F(xiàn)階段，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的歸檔及管理工作往往很隨意，檔案人員只重視紙質(zhì)憑證報(bào)表的歸檔，對(duì)電子文件的歸檔處于一種無序狀態(tài)，導(dǎo)致很多電子文件即使歸檔也往往因?yàn)闊o人整理或者無人重視而處于一種無法利用的狀態(tài)，即使歸檔利用也往往會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)軟件版本問題或兼容問題無法使用。

（三）技術(shù)層面?？萍技夹g(shù)的發(fā)展進(jìn)步推動(dòng)了會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，但在一定層面上也帶來了一些問題。比如，硬件設(shè)備和數(shù)字化系統(tǒng)的更新?lián)Q代過快，導(dǎo)致管理上要與時(shí)俱進(jìn)，增大了管理人員的難度；病毒、惡性程序的入侵也使會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全沒有保障；管理層涉及利益問題時(shí)人為的毀損或是蓄意的破壞也會(huì)造成數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的信息失真；還有災(zāi)害、意外、事故的發(fā)生也會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的毀損與丟失。另外檔案部門、會(huì)計(jì)部門、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)人員的稀缺，也導(dǎo)致一些新的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)等不能及時(shí)應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化上，也影響會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與效率。

（四）人員素質(zhì)層面。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性廣、難度具有挑戰(zhàn)性的工作。它需要具有數(shù)據(jù)庫開發(fā)、計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)、信息處理技術(shù)、檔案知識(shí)、會(huì)計(jì)核算知識(shí)等方面專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人才。而檔案部門往往因?yàn)楣ぷ鞣€(wěn)定、待遇偏低難以吸納到技術(shù)全面的高素質(zhì)人才，這也給現(xiàn)有的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。而會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)任務(wù)十分繁重，需要通過信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的圖文字表等進(jìn)行數(shù)字化加工，分類數(shù)據(jù)庫建設(shè)才能完成，這項(xiàng)工作需要花費(fèi)大量的人力和物力。在這種情況下，現(xiàn)有的檔案工作者需要改變思想觀念、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、使數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮更大的效能。

三、解決高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理問題的措施

（一）加大投入，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理效率。一個(gè)效率高、運(yùn)轉(zhuǎn)快的硬件系統(tǒng)是完成數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)設(shè)計(jì)工作，需要多部門的溝通與協(xié)調(diào)，通過合力完成。一個(gè)完善的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，一方面應(yīng)與單位的公文系統(tǒng)建立接口，方便導(dǎo)入相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少檔案人員的錄入工作量，全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集，保證財(cái)務(wù)檔案的歸檔完整性；另一方面，應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的目錄查詢與全文檢索工作，日常的借閱查詢工作都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來獲取查找利用和管理會(huì)計(jì)檔案，全程實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化處理，減少紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案的查詢頻率與時(shí)間，提高其利用效率。

（二）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)基本制度。這是數(shù)字化工作得以順利進(jìn)行的制度保證。這首先要確立會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化在會(huì)計(jì)檔案管理中的主體地位，把會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化建設(shè)納入檔案工作的重要日程，建立長(zhǎng)效管理機(jī)制。其次管理制度要滲透到數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管、借用、銷毀的所有環(huán)節(jié)，并建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，為檔案館和財(cái)務(wù)處的溝通聯(lián)系提供制度保障，聯(lián)合多方面力量共同做好會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)與數(shù)字化的開發(fā)工作。再次在保障溝通暢通的條件下，對(duì)于數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的管理人員要實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，對(duì)重要的檔案信息要實(shí)行密級(jí)分級(jí)管理，采用雙重備份制度，避免由于人為操作失誤或不可抗力造成的電算化會(huì)計(jì)檔案損毀或重要數(shù)據(jù)信息的篡改泄漏。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化信息安全建設(shè)與新技術(shù)的應(yīng)用，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密。高校應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)中心技術(shù)人員和檔案數(shù)字化管理人員的積極性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，采取多種措施保證數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定，防御外來網(wǎng)站的不安全不確定因素。目前一些商業(yè)銀行已經(jīng)在數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案方面有了初步的嘗試，并取得了一定的成績(jī)，比如通過設(shè)置權(quán)限、密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)監(jiān)控、建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”等措施確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)萬無一失。

此外，要充分運(yùn)用信息獲取技術(shù)、圖像處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、顯示技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)來把會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化再現(xiàn)，以便于查閱者更加快捷直觀地利用會(huì)計(jì)檔案。但全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化后，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的電子存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)將會(huì)成倍的增加，這也需要我們的技術(shù)人員做好數(shù)據(jù)備份，異地備份等數(shù)據(jù)安全工作。

（四）不斷引進(jìn)高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化技術(shù)人才，提升現(xiàn)有檔案工作者的業(yè)務(wù)水平與能力。新形勢(shì)下的檔案工作者不僅要有良好的自身修養(yǎng)，樂于奉獻(xiàn)的精神，還要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，具有分析、解讀、歸納、總結(jié)檔案信息的能力。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化、發(fā)展完善的過程也是檔案管理人員素質(zhì)不斷提高的過程。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須予以支持和重視，一方面積極地引進(jìn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理人才，逐步改變管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合。另一方面加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案館館員的培養(yǎng)，通過參加培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其知道如何收集加工整理信息資源、如何將信息資源數(shù)字化等，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)和提高業(yè)務(wù)能力。另外高?？梢砸劳袑W(xué)科優(yōu)勢(shì)，對(duì)數(shù)字化管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理、會(huì)計(jì)核算流程、計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員思考數(shù)字化技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理中的有效應(yīng)用模式，

總之，為順應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會(huì)，高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，但由于起步較晚，缺乏重視，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案一直是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，也是檔案數(shù)字化管理研究的薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)于全面數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的實(shí)現(xiàn)還有很長(zhǎng)的路要走，也可能遇到很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。比如：全面數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案會(huì)占用大量的電子存儲(chǔ)空間，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全與共享也有很多問題亟待我們研究人員去解決。盡管困難重重，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化工作無論對(duì)于檔案工作自身的發(fā)展還是對(duì)于整個(gè)高校而言都是重要的、迫在眉睫的。高校作為人才和知識(shí)的聚集地，更應(yīng)該匯集會(huì)計(jì)、檔案管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫管理等多方面的人才通過前沿的知識(shí)信息系統(tǒng)，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者轉(zhuǎn)變思想，抓住機(jī)遇，提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理，積極有效地推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的發(fā)展，使其真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、為社會(huì)服務(wù)方面的作用。

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