文/合江縣林業(yè)局 肖冰

對(duì)文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探析

文/合江縣林業(yè)局 肖冰

辦公自動(dòng)化應(yīng)用與文書(shū)檔案管理，有助于提高管理效率，解決了傳統(tǒng)檔案存在的問(wèn)題，為檔案管理與共享提供了技術(shù)支持，文件傳遞的速度和安全有了很大保障。所以，要充分了解文書(shū)檔案在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的特征，深入思考文本檔案管理自動(dòng)化的策略。

文本檔案；管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

當(dāng)前，信息技術(shù)的大面積應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化具有了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的弊端日益顯著，為了能有高效的工作質(zhì)量，文書(shū)檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)是辦公自動(dòng)化管理。本文著重分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文本檔案管理，分析了發(fā)展文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的方法，以求文書(shū)檔案管理具有效率性和便捷性。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文本檔案管理

（一）辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了文本與檔案的相統(tǒng)一。文書(shū)是人們用來(lái)記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具，具有分散性比較強(qiáng)的特點(diǎn)，而檔案則是依據(jù)文書(shū)的性質(zhì)按照一定的規(guī)律進(jìn)行保存的，是有系統(tǒng)性的。傳統(tǒng)的文書(shū)和檔案是有區(qū)別的，文書(shū)是檔案的前身，處理完畢的文書(shū)經(jīng)過(guò)歸檔整理后，成為檔案；但并不是所有的文書(shū)都會(huì)成為檔案，只是文書(shū)中有查考利用價(jià)值的會(huì)被整理成為檔案，而檔案不僅僅只有文書(shū)，檔案的其他種類(lèi)還有人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、基建檔案等專(zhuān)門(mén)檔案。但在辦公自動(dòng)化下，文書(shū)和檔案之間的界限越來(lái)越不明顯，在計(jì)算機(jī)上，所有的文書(shū)都可以按照分類(lèi)進(jìn)行快速檢索和瀏覽，將全部的文書(shū)歸入系統(tǒng)之后，文書(shū)和檔案就成為了一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)了文本和檔案統(tǒng)一管理。

（二）推動(dòng)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程。辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了文本歸檔，主要有兩方面的內(nèi)容：第一方面歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對(duì)象；第二方面歸檔工作是以電子文書(shū)為對(duì)象。利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進(jìn)行文書(shū)管理與檔案管理，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，并對(duì)管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說(shuō)明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化操作的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，還給文書(shū)檔案管理工作提供了管理依據(jù)。

（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動(dòng)化最大的成效是改善了文書(shū)檔案工作的效率，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來(lái)從事其他的工作，也大大的提高了工作的準(zhǔn)確性。文書(shū)檔案管理自動(dòng)化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時(shí)間，從而提高便捷度。

二、文本檔案自動(dòng)化的應(yīng)用方法

（一）硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，改善硬件環(huán)境。文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化，是在擁有互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和相關(guān)的電子設(shè)備基礎(chǔ)上完成的。提高文書(shū)檔案管理自動(dòng)化的首要是做好硬件設(shè)施建設(shè)，營(yíng)造良好的硬件環(huán)境，加強(qiáng)硬件設(shè)施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎(chǔ)。

（二）合理布局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是保護(hù)文書(shū)管理的關(guān)鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護(hù)，第一層是以路由器的為中心防護(hù)隔離，路由器發(fā)揮過(guò)濾被屏蔽的IP地址和服務(wù)的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進(jìn)入，從而保護(hù)自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測(cè)出網(wǎng)絡(luò)攻擊并報(bào)警，還會(huì)得以經(jīng)過(guò)防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，對(duì)一些禁止進(jìn)入的內(nèi)容進(jìn)行屏蔽，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)出的監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)化的優(yōu)化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強(qiáng)文書(shū)檔案的時(shí)效性。

（三）對(duì)文書(shū)檔案工作人員的整體素質(zhì)有要求。文書(shū)檔案管理自動(dòng)化的能夠的順利進(jìn)行，離不開(kāi)現(xiàn)代化檔案管理人員的力量。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案管理中，對(duì)工作人員的素質(zhì)要求沒(méi)有限制，沒(méi)有什么大的技術(shù)要求，有的甚至有的管理人員并沒(méi)有什么文化水平。但是，面對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，對(duì)管理人員的要求很?chē)?yán)格，管理人員一定要熟練的掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，通過(guò)自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)歸檔管理，對(duì)工作人員有了更高素質(zhì)的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用自動(dòng)化設(shè)備，在了解自動(dòng)化操作理論基礎(chǔ)上，不斷的加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的了解。為文書(shū)檔案自動(dòng)化管理，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展儲(chǔ)備人才，滿(mǎn)足對(duì)技術(shù)人才的需求。此外，還要在自動(dòng)化操作中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，及時(shí)的對(duì)辦公系統(tǒng)化進(jìn)行完善和改進(jìn)。

（四）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的保密性，確保文本檔案的安全性。從當(dāng)前來(lái)看，網(wǎng)絡(luò)中仍存在許多不安全因素。為保證文書(shū)檔案的安全，仍需要采取一些措施，如將文本檔案轉(zhuǎn)換成圖像性的網(wǎng)絡(luò)電子文等等。為了防止文書(shū)的丟失和真實(shí)性，應(yīng)使用備份。一些重要文本則需要紙質(zhì)文本或微縮品進(jìn)行保存，利用路由器和防火墻構(gòu)建安全防護(hù)網(wǎng)，保證文本檔案管理的安全性。

三、 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，文本檔案自動(dòng)化管理模式將是社會(huì)的發(fā)展主流，需要由傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式。通過(guò)大量實(shí)踐證明，處在當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，無(wú)論是文書(shū)檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。

[1]劉陽(yáng).江北區(qū)公安消防支隊(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].重慶大學(xué),2014(8):65.

[2]劉國(guó)斌.新時(shí)期電子檔案管理模式研究[J].人才資源開(kāi)發(fā),2014(2):65-66.