文/徐州市人民政府臺灣事務(wù)辦公室 張學(xué)良

機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)探析

文/徐州市人民政府臺灣事務(wù)辦公室 張學(xué)良

辦公自動化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的實(shí)用性，將其應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中具有十分重要的作用。在本文中，針對辦公自動化系統(tǒng)的分析，研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。

機(jī)關(guān)；事業(yè)單位；辦公自動化系統(tǒng)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，利用辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)λ械氖挛镞M(jìn)行處理。辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公技術(shù)與計算機(jī)的結(jié)合，為現(xiàn)代化社會發(fā)展過程中的綜合手段，能夠為單位的管理工作提供有價值參考。

一、辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)是利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公信息的自動化與高效化發(fā)展。辦公自動化系統(tǒng)主要是將各個單位內(nèi)的計算機(jī)以及一些辦公設(shè)備進(jìn)行連接，基于硬件的連接，實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域的同時辦公，促進(jìn)各個信息的共享發(fā)展。辦公自動化系統(tǒng)為一種高效性辦公軟件，在日常工作中，使用該系統(tǒng)能夠獲取更高收益。主要表現(xiàn)為：第一，辦公自動化系統(tǒng)能夠促進(jìn)信息的有效發(fā)布，實(shí)現(xiàn)通信平臺的有效建立，保證信息傳遞的各個流程都能更規(guī)范，信息的傳播速度也更快，以促進(jìn)辦公效率的穩(wěn)定提升。第二，辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)工作流程的自動化，尤其是分布式的辦公方法，能夠為單位人員的辦公工作提供方便，也能實(shí)現(xiàn)集中化辦公，實(shí)現(xiàn)信息的合理交流。同時，在自動化發(fā)展進(jìn)程中，還能減少一些復(fù)雜的辦公環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作效率的提升。第三，辦公自動化系統(tǒng)的使用能夠增強(qiáng)單位的監(jiān)控工作，針對辦公中產(chǎn)生的差錯以及低效率辦公條件，能夠進(jìn)行有效預(yù)防。第四，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低辦公費(fèi)用，促進(jìn)辦公工作的精細(xì)化發(fā)展，這樣不僅減少了一些經(jīng)費(fèi)，還促使現(xiàn)代化管理工作的積極發(fā)展。

二、辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

（一）使用需求。在對需求進(jìn)行分析期間，需要分析兩個方面。其一，管理系統(tǒng)的平臺需求，分析過程中，需要研究單位內(nèi)部的主要辦公流程，促進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)的科學(xué)、合理化。在對管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用期間，還需要促進(jìn)信息更安全，因為機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公過程中存在的政務(wù)信息比較多，要保證這些信息更完整。對辦公系統(tǒng)的規(guī)模進(jìn)行分析，保證能滿足信息的共享需要和交流能力。其二，對用戶需求進(jìn)行分析，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中存在不同的職務(wù)，所以，要對系統(tǒng)的具體需求進(jìn)行分析，在實(shí)踐工作中，要研究四個方面的要素。如：在系統(tǒng)中增加電子郵件功能，不僅能實(shí)現(xiàn)信息共享與有效傳遞，還能促進(jìn)系統(tǒng)通信的自動化發(fā)展。如：在辦公自動化系統(tǒng)中增加自動化工作流，在該模式下，對辦公工作中存在的各個要素都需要合理調(diào)節(jié)，以促進(jìn)辦公工作的順利發(fā)展。因為辦公自動化系統(tǒng)能對全過程的工作信息進(jìn)行操作與管理，能促進(jìn)辦公流程的優(yōu)化建設(shè)，在對相關(guān)事務(wù)進(jìn)行處理期間，也能促進(jìn)整體效率的穩(wěn)步提升。如：實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與協(xié)同工作的綜合發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展下，促進(jìn)信息利用深度的進(jìn)一步發(fā)展，維護(hù)系統(tǒng)的安全使用。如：在辦公自動化系統(tǒng)中增加因特網(wǎng)技術(shù)，為辦公工作提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)完善的執(zhí)行體系。

（二）系統(tǒng)的設(shè)計。在對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)過程中，使用了Wed技術(shù)。該技術(shù)的使用更簡單，能夠促進(jìn)系統(tǒng)之間的相互交流。同時，在應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)過程中，還需要根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)升級。在對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)期間，不能使用大量成本，系統(tǒng)中存在的優(yōu)勢較多，已經(jīng)得以廣泛使用。但是，辦公自動化系統(tǒng)在使用期間，數(shù)據(jù)傳輸效率還比較低，所以，要對系統(tǒng)設(shè)計方法進(jìn)行完善，保證能夠解決其中產(chǎn)生的問題。在實(shí)踐工作中，可以使用C/S結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的完善性，并對其存在的不足進(jìn)行改進(jìn)。該結(jié)構(gòu)的使用為多種操作系統(tǒng)，在對C/S結(jié)構(gòu)建立期間，可以利用Exchange、I-IS結(jié)構(gòu)作為基礎(chǔ)條件，利用相關(guān)的平臺軟件，促進(jìn)各個程序的有效控制?；谝陨显O(shè)計方式的分析，能夠促進(jìn)不同程序數(shù)據(jù)之間的相互交流與共享。辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫還能對各個數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高集成度發(fā)展。

（三）系統(tǒng)功能。將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，能夠展現(xiàn)出特殊發(fā)展功能，保證其符合辦公需求。系統(tǒng)中，存在較多的子系統(tǒng)，這些子系統(tǒng)都具備不同的功能，實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的充分利用。對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，能夠維護(hù)數(shù)據(jù)與信息的安全性。比如：公告板系統(tǒng)，能夠為其建立內(nèi)部論壇與發(fā)布政務(wù)信息。電子郵件系統(tǒng)，能夠?qū)﹄娮余]件進(jìn)行收發(fā)，保證能夠為檔案提供相關(guān)信息和資料。對于人事管理系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部人員的有效調(diào)整。

三、總結(jié)

基于以上的分析，辦公自動化系統(tǒng)具備較強(qiáng)的實(shí)用性，將其應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，具有十分重要的作用，促進(jìn)該系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)，能夠促進(jìn)辦公能力的提升。辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公技術(shù)與計算機(jī)的結(jié)合，為現(xiàn)代化社會發(fā)展過程中的綜合手段，能夠為單位的管理工作提供有價值的參考。

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