文/鄒城市人力資源和社會保障局 王振華

人力資源檔案管理中作用績效等要素探析

文/鄒城市人力資源和社會保障局 王振華

人力資源檔案管理作為應(yīng)對當(dāng)前競爭的“秘密武器”，作為企業(yè)對員工客觀透明的評估體系，對于員工和企業(yè)發(fā)展都有不小的作用，了解它的信息化特點(diǎn)及其能滿足的企業(yè)管理訴求，針對傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷，提出制度化建設(shè)與信息平臺建設(shè)的策略性建議。

人力資源檔案管理；透明；信息化；平臺建設(shè)

隨著信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展，無論新興產(chǎn)業(yè)還是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，都面臨著全球化的考驗(yàn)和激烈的市場競爭，人才已經(jīng)成為各種競爭的核心內(nèi)容?！笆澜缟蠜]有無用的人，只有誤用的人”，對人才的利用和管理，往往比擁有人才更加重要，建立人力資源檔案絕對重要而必要。當(dāng)傳統(tǒng)人事檔案管理已不適用于信息和人才的更新迭代時，進(jìn)行人力資源檔案管理的信息化勢在必行，而分析其作用績效、動力來源和建設(shè)策略能夠充分保證其科學(xué)性。

一、人力資源檔案管理

人力資源管理是指運(yùn)用科學(xué)的方法，將尊重人才成長規(guī)律和力求企業(yè)發(fā)展需要結(jié)合，充分組織規(guī)劃人力資源，指導(dǎo)調(diào)控組織內(nèi)人際、人事關(guān)系，針對企業(yè)職工的升降獎懲、學(xué)習(xí)培養(yǎng)和企業(yè)的結(jié)構(gòu)規(guī)劃進(jìn)行的管理，以高效率、高效益地利用人力資源維持和發(fā)展企業(yè)。人力資源檔案是綜合記載個人重要信息和經(jīng)歷的信息方式，以真實(shí)、準(zhǔn)確、全面為基本特點(diǎn)，是人事管理活動最可靠、不可或缺的憑據(jù)。

二、作用績效

（一）客觀透明的評估體系。人力資源檔案歸根到底是基于一定媒介載體的對個人活動進(jìn)行記錄的原始信息集合。紀(jì)錄型信息的首要要求就是真實(shí)客觀，以現(xiàn)實(shí)為依據(jù)，這樣的數(shù)據(jù)才能具有基本的說服力和可考證性?！皺?quán)力在陽光下運(yùn)行”，不僅是政府的口號，也應(yīng)該成為企業(yè)的準(zhǔn)則，人力資源關(guān)系員工和企業(yè)的發(fā)展方向和健康程度，絕不能被權(quán)力和私欲掌控，只有客觀透明人力資源檔案，才能客觀公正地評估職工能力、業(yè)績，建立起科學(xué)的人事管理“常態(tài)化”機(jī)制。

（二）激勵員工、科學(xué)決策。如今的傳統(tǒng)人事檔案管理所造成的“上級搶功”“空降兵”現(xiàn)象飽受詬病，“上品無寒門”使得員工沖勁磨完后變得懈怠、缺乏上進(jìn)動力?！皞€人比團(tuán)體更關(guān)注自己的利益?！眮啴?dāng)·斯密曾說，人力資源檔案管理可以為員工的獎懲、調(diào)動、培養(yǎng)提供最真實(shí)客觀的依據(jù)，是員工進(jìn)步的階梯，當(dāng)然會激發(fā)員工的工作熱情，切實(shí)提升員工能力，進(jìn)一步合理規(guī)劃企業(yè)管理安排，優(yōu)化企業(yè)部門結(jié)構(gòu)，保證科學(xué)決策。

三、動力來源

如上所述，人力資源檔案管理可以為企業(yè)績效帶來如此顯著的作用，那是什么使人力資源管理檔案在新形勢下煥發(fā)出新活力？對其動力來源進(jìn)行分析有利于進(jìn)一步有效利用人力資源管理。

（一）人力資源檔案管理新特點(diǎn)。得益于信息技術(shù)的進(jìn)步，加之人力資源檔案本身具有內(nèi)容擴(kuò)展性，相對于傳統(tǒng)人事檔案，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)與檔案學(xué)的豐富賦予了信息化的人力資源檔案渠道寬泛、載體多樣、信息充足、作用廣闊的新特點(diǎn)，互聯(lián)網(wǎng)使這些既相互聯(lián)系、又相對獨(dú)立的信息組成一張無事不包的信息網(wǎng)，形成互參共享的“1+1>2”的有機(jī)整體效果。這些特點(diǎn)既是其優(yōu)勢所在，同時也為企業(yè)的人力資源檔案管理的能力提出了新的挑戰(zhàn)。

（二）管理訴求。一旦經(jīng)過信息化，具備新特點(diǎn)的人力資源檔案管理，能滿足企業(yè)的哪些管理訴求？其一，降低管理成本，提高管理效率。數(shù)字化建成后，勢必能達(dá)到精簡檔案管理人員，增加數(shù)據(jù)錄入與提取便捷性，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的目的。其二，信息及時更新，滿足動態(tài)化需求。人力資源變動頻率高，對數(shù)據(jù)的動態(tài)化和精確度要求高，經(jīng)過信息化后，對檔案的管理變得隨時隨地。其三，打破人事界限，綜合協(xié)調(diào)。使檔案記錄的嚴(yán)格要求與分散的主體、多樣的信息以及差異化管理之間的矛盾得到調(diào)和，減少各自為政，各部門之間可以以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)共同努力。

四、建設(shè)策略

管理人力資源主要可分為兩個方面：一方面要對保護(hù)已有人力資源，積極引進(jìn)補(bǔ)充新的人力資源。另一方面要進(jìn)行資源優(yōu)化配置，使其發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。

當(dāng)前的人事管理存在的問題主要有：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者注重直接利益，忽視了人力資源檔案信息化建設(shè)所能產(chǎn)生的長期效益。另一方面，多級層的管理模式、制度約束的缺位和專業(yè)人才的缺乏，使得檔案管理人員本身缺乏專業(yè)技能和崗位責(zé)任感。因此，筆者認(rèn)為可以從以下兩個方面進(jìn)行人力資源檔案管理的建設(shè)：

（一）制度化與觀念轉(zhuǎn)變。人力資源檔案建立不難，難的是對它的利用。避免將其視作程序化的“空殼”，將人力資源檔案管理作為日常的制度化的企業(yè)活動，“強(qiáng)制性”有時是確保發(fā)揮基本功能的最佳武器。制度化的前提是進(jìn)行徹底的觀念轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)重視和專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)缺一不可，將人力資源檔案管理放在戰(zhàn)略性地位，作為日常評估活動的“母則”。

（二）信息平臺建設(shè)。既然是新時代信息化的人力資源檔案管理，建設(shè)一個軟硬兼?zhèn)涞耐晟频男畔⑵脚_才是堅(jiān)實(shí)的地基。從硬件方面，既是指匹配先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加上成熟的檔案管理軟件，構(gòu)成功能強(qiáng)大、操作便捷、實(shí)用性強(qiáng)的信息化應(yīng)用平臺；從軟件方面，重視以人的發(fā)展為重點(diǎn)，將資源整合，統(tǒng)合針對性信息，增強(qiáng)實(shí)錄性，建立起規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫，必須保障數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確和完整可靠。必須注意的是，因?yàn)樾畔⒒殡S的風(fēng)險，加強(qiáng)管理人員信息安全防護(hù)意識和平臺的日常維護(hù)，同樣重要。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息化的推動下，建立起客觀透明的人力資源檔案制度及相關(guān)信息平臺，利用其新特點(diǎn)來滿足多種企業(yè)管理訴求，對于員工個人發(fā)展和企業(yè)持續(xù)發(fā)展都有激勵性作用，以人為本，可以作為當(dāng)前競爭環(huán)境下的新發(fā)力點(diǎn)。

[1]馬瑩瑩.戰(zhàn)略人力資源管理對企業(yè)績效的作用研究[J].人力資源管理,2016(12):53.

[2]陳靜.淺談人力資源檔案管理的信息化建設(shè)[J].勞動保障世界,2015(11):11-12.