文/濟(jì)南市教育教學(xué)研究院 葉凱

做好檔案管理工作 充分發(fā)揮服務(wù)職能

文/濟(jì)南市教育教學(xué)研究院 葉凱

近年來(lái)，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，各類檔案信息的管理成為擺在教育面前的一個(gè)新的課題。如何有效地對(duì)各類檔案信息進(jìn)行充分的管理，提高檔案信息的利用率，推動(dòng)企業(yè)檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，是當(dāng)前檔案管理服務(wù)和發(fā)展的重要方向。隨著信息化和科技時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科技的發(fā)展對(duì)于檔案管理的服務(wù)方式和模式提出了新的要求。筆者就當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理工作的職能和職責(zé)，談?wù)勅绾斡行У匕l(fā)揮檔案管理人員的服務(wù)職能效應(yīng)，提高檔案管理成效。

檔案管理；服務(wù)；發(fā)展；成效；信息化

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。

一、以檔案服務(wù)于教學(xué)發(fā)展

教育教學(xué)相關(guān)檔案在教育事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，具有重要的社會(huì)屬性和使命，是反映當(dāng)?shù)亟逃l(fā)展的重要材料和依據(jù)。教育類檔案同樣也是未來(lái)教育部門(mén)研究相關(guān)的政策、發(fā)展局限突破等重要的參考資料，也為各項(xiàng)教育工作提供了更多鮮活的案例。總之教育教學(xué)檔案管理的成效不僅僅是單位檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是檔案信息在現(xiàn)代教育發(fā)展下的現(xiàn)代化過(guò)程。教育教學(xué)檔案資料的管理可以有效地為教育部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供原生態(tài)的信息資料。面對(duì)很多重大事項(xiàng)討論沒(méi)有結(jié)果時(shí)，歷史檔案中一些有價(jià)值的信息資料可以為整個(gè)決策的進(jìn)行提供一些現(xiàn)實(shí)性的參考和依據(jù)，所以說(shuō)教育教學(xué)檔案資料的有效管理對(duì)于當(dāng)前教育教學(xué)的現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展都具有重要的意義。

對(duì)于教學(xué)行為來(lái)說(shuō)，教育教學(xué)檔案在教學(xué)過(guò)程中也發(fā)揮著重要的作用。在相關(guān)部門(mén)對(duì)于教學(xué)行為進(jìn)行管理和監(jiān)督的過(guò)程中，難免會(huì)碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學(xué)的檔案管理可以成為教育部門(mén)在處理各種問(wèn)題的參照表。此外，當(dāng)很多教育部門(mén)在制定相關(guān)的教學(xué)措施、制度、政策時(shí)，需要全面縱觀整個(gè)教育事業(yè)在制度上的改革路程，達(dá)到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實(shí)沒(méi)有漏洞，同時(shí)有了之前制度的基礎(chǔ)和落實(shí)，新制度的制定和完善將會(huì)更加輕松和簡(jiǎn)單。

二、規(guī)范化與科學(xué)化的管理

提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應(yīng)的工作制度。良好的制度是保障各項(xiàng)工作內(nèi)容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開(kāi)展，這是單位管理的前提和出發(fā)點(diǎn)、立足點(diǎn)。所以，我們必須要進(jìn)一步完善好每一個(gè)檔案管理的步驟，并且在制度的創(chuàng)新上做好相關(guān)的改革與創(chuàng)新工作，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容和規(guī)范來(lái)約束每一個(gè)檔案管理工作人員，杜絕出現(xiàn)各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應(yīng)該切實(shí)重視檔案管理部門(mén)的硬件投入，以現(xiàn)代化、科技化的檔案管理設(shè)施保障檔案管理成效的長(zhǎng)足提高。比如良好的計(jì)算機(jī)、工作站、合理的溫度與濕度控制區(qū)。俗話說(shuō)，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開(kāi)相關(guān)配套設(shè)施的配合，所以基礎(chǔ)的工作設(shè)施和現(xiàn)代化的控制方式，需要給予后續(xù)的幫助和支持。

三、強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

近年來(lái)，隨著國(guó)家通過(guò)多種形式學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)相關(guān)的檔案管理人員自身的崗位意識(shí)和職責(zé)意識(shí)也提出了更高的要求。所以，單位應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案管理熱源的責(zé)任意識(shí)，以崗位職責(zé)和意識(shí)來(lái)約束檔案管理工作人員的行為。

四、凸顯崗位職責(zé)意識(shí)，服務(wù)教育教學(xué)

筆者所在的檔案管理部分，主要是為教育決策和教育改革提供服務(wù)；為教育科研工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估工作服務(wù)；為教育科研成果推廣等工作服務(wù)。為各項(xiàng)教科研活動(dòng)、教育教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、各學(xué)段學(xué)科組織名師送教送學(xué)等服務(wù)。所以在檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該切實(shí)利用當(dāng)前的檔案管理信息與資源優(yōu)勢(shì)，切實(shí)為教育教研服務(wù)，凸顯崗位職責(zé)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案管理員本身的主觀能動(dòng)性，服務(wù)單位發(fā)展。

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