文/福建省晉江市人力資源和社會(huì)保障局（市政府干部檔案管理中心） 吳秋燕

淺談干部人事檔案材料收集歸檔工作

文/福建省晉江市人力資源和社會(huì)保障局（市政府干部檔案管理中心） 吳秋燕

要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質(zhì)量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。但是，在實(shí)際工作中，收集歸檔工作仍存在一些問題，本文圍繞著如何完善收集歸檔工作提出了一些對策建議。

收集；歸檔；問題；對策

干部人事檔案材料的收集歸檔工作是干部檔案工作的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié), 要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質(zhì)量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。但是，在實(shí)際工作中，收集歸檔工作仍存在一些問題，需要不斷加以改進(jìn)，提高收集歸檔質(zhì)量，促進(jìn)干部檔案工作良性循環(huán)。

一、干部人事檔案材料收集歸檔工作的意義

干部人事檔案材料的收集歸檔工作是干部檔案工作的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié), 收集歸檔工作是否規(guī)范，關(guān)系到能否為組織人事部門公道正派地選人用人提供真實(shí)、全面的檔案信息，能否為維護(hù)干部的合法權(quán)益提供依據(jù)。因此，要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質(zhì)量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。

二、干部人事檔案材料收集歸檔工作存在的問題

（一）收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不到位。盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集、歸檔規(guī)定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上墻，沒有結(jié)合工作實(shí)際制定健全的收集歸檔制度，執(zhí)行也不夠到位。

（二）材料手續(xù)不完備。在收集歸檔工作中，檔案管理部門經(jīng)常會(huì)接收到一些手續(xù)不完備的材料。比如，干部履歷表沒有貼照片、沒有本人簽字確認(rèn)、沒有加蓋公章；考察材料沒有加蓋印章；干部任免審批表沒有注明任免文號；學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)制件沒有注明經(jīng)辦人和復(fù)制日期，等等。這些手續(xù)不完備的材料，需要補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)或者退回重新制作。

（三）材料不齊全。干部人事檔案專項(xiàng)審核中，發(fā)現(xiàn)缺少的材料主要包括：干部履歷表、年度考核登記表、干部任職（任免）審批表、調(diào)動(dòng)審批表、用編審批表、職稱材料、黨員材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料，等等。造成材料不齊全的主要原因：一是材料形成部門沒有按照規(guī)定的程序制作相關(guān)材料。比如，在辦理干部新錄用、調(diào)動(dòng)、提拔時(shí)，會(huì)形成用編表、錄用表、調(diào)動(dòng)表、任免表等材料。但是，在實(shí)際工作中，卻沒有形成這些材料，造成干部人事檔案材料不齊全，不能完整地反映這些干部的相關(guān)經(jīng)歷。二是材料形成部門沒有及時(shí)移交歸檔。倘若材料的保管地點(diǎn)更換，經(jīng)辦人員更替的話，有些時(shí)間久遠(yuǎn)的材料一旦遺失，很難補(bǔ)辦。比如，有些干部是黨員身份，其黨員材料一直長期存放在基層黨委，沒有及時(shí)移交給干部檔案管理部門。三是收集歸檔范圍不明確。比如，對印有“此件存入本人檔案”字樣的材料，沒有經(jīng)過鑒別即歸檔；有些專業(yè)技術(shù)人員不知道《專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表》要?dú)w檔，一直自己保管著，時(shí)間久了，很可能會(huì)丟失；有些干部屬于民主黨派，但是，其加入民主黨派的登記表卻沒有歸檔。

（四）其他情況。收集的材料不符合歸檔要求，比如，材料對象不明確、字跡模糊不清晰、填寫不規(guī)范（用圓珠筆、紅色水筆書寫）、材料有涂改未蓋校對章，材料形成部門沒有按照規(guī)定制作干部人事檔案材料，等等；歸檔時(shí)沒有經(jīng)過嚴(yán)格的鑒別，原本應(yīng)該退回重新制作的材料卻被裝進(jìn)檔案里；干部人事檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)遞給干部檔案管理部門，以致材料找不到“主人”，留下后遺癥（歸不進(jìn)去的材料被擱置著，快則半年，有時(shí)可能過了一兩年，檔案才轉(zhuǎn)入，如果沒有再對那些先前擱置的材料進(jìn)行“二次歸檔”，很可能導(dǎo)致材料漏歸檔，影響到檔案的完整性）。

三、如何做好干部人事檔案材料收集歸檔工作

（一）建立健全收集歸檔制度。按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，并結(jié)合工作實(shí)際，建立健全收集歸檔制度。一是要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集歸檔范圍。材料上印有“此件存入本人檔案”的字樣，不是收集歸檔的依據(jù)。材料是否收集歸檔，不是由形成材料的部門決定，而是要看材料是否符合中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求。二是要明確移交和歸檔時(shí)限。干部人事檔案材料形成部門，在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求送交干部檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔。三是組織人事部門要將新招收、調(diào)動(dòng)人員的檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞給干部檔案管理部門，使人檔流動(dòng)能同步。避免這些人員入職后新形成的工資表、職稱材料、黨員材料等零星材料已移交給干部檔案管理部門，而個(gè)人檔案卻遲遲未移交，以致材料無法歸檔，造成這些人員的檔案不完整。四是做好收集歸檔的登記工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中發(fā)現(xiàn)有缺漏的材料都要進(jìn)行登記。

（二）建立收集網(wǎng)絡(luò)，完善聯(lián)絡(luò)員制度。在干部人事檔案材料形成部門設(shè)檔案材料收集聯(lián)絡(luò)員，明確聯(lián)絡(luò)員工作職責(zé)，形成以專職干部檔案管理人員為骨干，各聯(lián)絡(luò)員為依托的收集網(wǎng)絡(luò)。在日常的整理和利用工作中，干部檔案管理人員要注意查缺補(bǔ)漏，設(shè)立登記簿，及時(shí)做好缺漏材料記錄，擬定收集計(jì)劃，并反饋給聯(lián)絡(luò)員，讓他們及時(shí)反饋收集情況，充分發(fā)揮收集網(wǎng)絡(luò)的作用。

（三）嚴(yán)把干部人事檔案材料收集歸檔質(zhì)量關(guān)。為確保干部人事檔案材料收集歸檔質(zhì)量，關(guān)鍵是要做好審核工作。一是材料形成部門、組織人事部門對材料的來源、真?zhèn)芜M(jìn)行把關(guān)，確保歸檔材料的真實(shí)有效。二是干部檔案管理人員對歸檔材料要嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核材料是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。

（四）建立考核約束機(jī)制和責(zé)任追究制度。制定與干部人事檔案材料收集歸檔工作相關(guān)的考核辦法，同單位績效考評及個(gè)人獎(jiǎng)懲掛鉤。一是把干部人事檔案材料歸檔情況作為考核指標(biāo)，納入單位績效考評，重點(diǎn)考核干部人事檔案材料是否真實(shí)有效，是否符合歸檔要求，并與單位年終績效考評掛鉤。二是把干部人事檔案材料收集歸檔情況同檔案聯(lián)絡(luò)員的獎(jiǎng)懲掛鉤。干部檔案管理部門每季度將聯(lián)絡(luò)員履行職責(zé)情況反饋給所在單位，同單位的評先評優(yōu)、獎(jiǎng)懲晉級掛鉤，充分調(diào)動(dòng)聯(lián)絡(luò)員收集干部人事檔案材料的積極性。三是把干部個(gè)人提供檔案信息的真實(shí)性作為干部提拔和評先評優(yōu)的考核項(xiàng)目。同時(shí)，還要建立責(zé)任追究制度，約束相關(guān)單位及個(gè)人的行為。對涂改、偽造、抽取、撤換和銷毀干部人事檔案材料的直接責(zé)任人員和負(fù)有主要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)依法進(jìn)行處理，嚴(yán)肅干部人事檔案材料收集歸檔工作紀(jì)律，確保干部人事檔案材料收集歸檔工作質(zhì)量。

（五）強(qiáng)化干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。一是要強(qiáng)化責(zé)任意識，干部檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感和愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神，要積極創(chuàng)新工作方法，變被動(dòng)為主動(dòng)，加大干部檔案材料收集歸檔力度，確保收集歸檔工作質(zhì)量，不斷充實(shí)完善干部檔案內(nèi)容。二是要加強(qiáng)對干部檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高實(shí)際操作水平，并鼓勵(lì)其參加檔案系統(tǒng)的培訓(xùn)，促使干部檔案管理人員不斷更新知識，提高專業(yè)水平和職業(yè)能力，提升干部檔案工作水平。

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