文/浙江省文成縣工商業(yè)聯(lián)合會 陳碧云

加強檔案管理 推進基層商會規(guī)范化建設(shè)

文/浙江省文成縣工商業(yè)聯(lián)合會 陳碧云

商會檔案是商會的重要財富，加強檔案管理工作是基層商會組織規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文從基層商會檔案管理的實際出發(fā)，分析了當前基層商會檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象，提出了加強基層商會檔案管理的對策。

基層商會；規(guī)范化；檔案；管理

基層商會是鄉(xiāng)鎮(zhèn)非公有制經(jīng)濟人士依法組建的社會團體法人，是工商聯(lián)工作臂膀的有效延伸。文成縣注冊登記經(jīng)濟類商會社團法人22家，其中基層商會（協(xié)會）20家，會員1327人，遍布各個行業(yè)。檔案資料是商會發(fā)展歷史的真實憑證，是商會開展各項工作的必要條件和第一手資料，是商會的資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的重要組成部分。加強商會檔案的管理工作，是商會組織規(guī)范化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文著重探討基層商會檔案管理工作。

一、商會組織檔案管理的內(nèi)容

筆者認為，作為一個規(guī)范的商會組織，其檔案資料主要包括以下幾個方面，應(yīng)分門別類加以整理歸檔：

（一）商會籌備資料。該部分檔案是商會作為一個社團法人注冊登記的必備資料，主要包括商會成立的申請報告、籌備組名單、商會章程、上級組織批復(fù)文件、社團證件、商會選舉辦法、商會各項制度等。

（二）會員檔案資料。該部分檔案是會員資料數(shù)據(jù)庫，也是檔案資料中最重要的組成部分，同時也可直接作為非公有制經(jīng)濟人士綜合評價的參考性資料。包括會員身份資料、個人簡歷、企業(yè)動態(tài)經(jīng)營狀況（每年定期更新）、會員個人建議（定期更新）等。

（三）財務(wù)收支資料。該部分檔案記錄商會經(jīng)費收支情況，需定期公開并按時向會員大會作總結(jié)匯報，也是商會換屆交接資料的重要組成部分。包括會費收取、日常開支、工資發(fā)放明細等。

（四）商會收發(fā)文件。該部分檔案是反映上級要求和商會辦會方針、工作安排、人事等事項變更的文件。包括上級文件和商會重大決策文件，也包括商會年度工作計劃、總結(jié)、會議紀要等。

（五）重大活動記錄。該部分檔案記錄商會培訓(xùn)、考察、慰問等活動，既可以文字形式保存，也可以影像形式保存。

二、商會檔案資料管理方面存在的問題

“五有五好” 是新形勢下商會組織建設(shè)的標準（“五好”即“領(lǐng)導(dǎo)班子好、隊伍建設(shè)好、辦公場所好、制度落實好、服務(wù)開展好”?！拔逵小奔础坝修k公場所、有專兼職人員、有規(guī)章制度、有檔案資料臺賬、有經(jīng)費收支保障”），有檔案臺賬資料是其中的重要內(nèi)容之一。但目前基層商會檔案資料管理方面存在許多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案資料臺賬缺失。通過對我縣20個基層商會的走訪和查詢，筆者發(fā)現(xiàn)除了民政部門強制性年檢所需資料以財務(wù)收支材料尚算完整外，商會檔案資料缺失現(xiàn)象十分普遍，包括會員檔案資料過于簡單，多年未更新；上級文件及商會重大決策資料缺失；商會重要活動無記錄，商會聘用人員無勞動合同等等。

（二）檔案資料管理無序。檔案資料保管混亂、無序，未分門別類地進行歸檔整理也是基層商會檔案資料管理的突出現(xiàn)象，基層商會普遍沒有建立文件收發(fā)和資料整理歸檔制度，檔案資料管理充滿隨意性，不但不方便查找，還容易造成檔案資料的遺失。

（三）管理人員業(yè)務(wù)不熟。我縣20個基層商會均聘有秘書長及辦公室財務(wù)等人員，檔案管理主要由秘書長負責。由于秘書長人選主要重視人脈、協(xié)調(diào)能力等條件，年齡普遍較大，對檔案資料管理缺乏專業(yè)知識。再加上基層商會管理上的松散性，對檔案資料的管理未提出具體要求，因此造成了商會檔案資料管理的不規(guī)范。

三、加強和改進基層商會檔案資料管理的措施

基層商會檔案管理工作的不規(guī)范現(xiàn)象，除了商會及管理人員自身的因素以外，更深層次的原因就是對基層商會的管理沒有跟上，要求沒有明確，人員和經(jīng)費沒有保障。因此加強和改進基層商會檔案資料管理，推進基層商會組織規(guī)范化建設(shè)，筆者認為需從以下幾個方面著手：

（一）從制度上加強要求?？h級工商聯(lián)部門要真正以“五有五好”的標準要求加強對基層商會的管理，要以制度的形式明確對基層商會檔案管理工作的要求，解決基層商會檔案管理的“標準”問題。細化及明確檔案資料的范圍、保管形式、操作守則、人員職責、更新與保管期限等內(nèi)容。同時工商聯(lián)部門還應(yīng)加強與民政部門的互動合作，在基層商會組織年檢時明確提出對檔案管理工作的要求，從而進一步提高基層商會加強檔案管理工作的自覺性。

（二）從技術(shù)上加強指導(dǎo)。在明確工作標準的基礎(chǔ)上，縣級工商聯(lián)還應(yīng)積極組織基層商會工作人員開展檔案管理培訓(xùn)，或以現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)等方式提升基層商會檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時向基層商會提供統(tǒng)一的會員登記表、會員企業(yè)調(diào)查表、會員意見建議表、文件收發(fā)登記表等各類統(tǒng)一的表格模版，使基層商會檔案管理不斷趨于統(tǒng)一、規(guī)范。有條件的基層商會還應(yīng)努力將信息化手段融入檔案管理工作，委托開發(fā)商會檔案管理軟件，或?qū)⑸虝n案資料進行掃描后分類存儲，以方便保存與查找。

（三）從人員經(jīng)費上加強保障?？h級工商聯(lián)要督促基層商會落實檔案管理的工作人員與經(jīng)費，使社團檔案有專人負責整理，配套必要的工作經(jīng)費，為商會檔案管理工作提供必要保障。同時縣級工商聯(lián)要協(xié)助和督促基層商會將檔案管理工作制度化，定期開展檔案資料整理工作，不斷提升檔案管理工作的水平。

[1]杭州湖北商會檔案管理制度.杭州湖北商會,http://www.hzhbcc.com/about/zhidu/1479.html.

[2]杭州經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)白楊街道現(xiàn)代服務(wù)業(yè)商會資料檔案管理制度.百度文庫,https://wenku.baidu.com/view/faaa9cdcec3a87c24128c404.html.